Lieferung von Büromaterial und Kopierpapier für Stadtverwaltung Rostock

Die Hanse- und Universitätsstadt Rostock schreibt eine Rahmenvereinbarung für den Kauf und die Belieferung von allgemeinem Büromaterial (Los 1) und Kopierpapier (Los 2) aus. Es wurde ein gemeinsamer Kernsortimentskatalog mit 191 Artikeln für Los 1 und 8 Artikeln für Los 2 erstellt. Die Bedarfsstellen der Stadtverwaltung Rostock können aus diesem Katalog ihren Geschäftsbedarf auswählen und bestellen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, dass andere Artikel aus dem Hauptkatalog des Auftragnehmers benötigt werden und dass Artikel nachträglich in den Kernsortimentskatalog aufgenommen werden können. Für alle im Leistungsverzeichnis aufgeführten Artikel muss ein Einzel- und Gesamtpreis angegeben werden. Nebenangebote sind zugelassen und müssen auf einem separaten Blatt ausgewiesen werden. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, einen kostenfreien Onlineshop einzurichten, über den die Bedarfsstellen ihre Bestellungen aufgeben können. Der Onlineshop muss ebenfalls kostenfrei präsentiert werden. Das durchschnittliche jährliche Netto-Auftragsvolumen wird für Los 1 auf rund 40.000 EUR und für Los 2 auf rund 95.000 EUR geschätzt, mit einem möglichen jährlichen Aufschlag von bis zu 10% ab 2027. Die ausgeschriebenen Mengen stellen keine garantierte Abnahmemenge dar. Angebote können für beide Lose oder nur für ein Los abgegeben werden. Vor der Angebotsauswahl ist die Möglichkeit der Bemusterung zu gewährleisten. Für Los 2 sind spezifische Zertifikate und Normen wie ISO 9001, ISO 14001, Blauer Engel, Ecolabel, ISO 9706 und FSC-Zertifikat einzureichen. Gleichwertige Umweltzeichen sind zulässig, sofern die Gleichwertigkeit nachgewiesen wird. Die Vertragslaufzeit ist vom 01.01.2026 bis 31.12.2027 vorgesehen, mit einer einseitigen Verlängerungsoption des Auftraggebers um 24 Monate. Für Los 1 sind Preisänderungen ab 2027 bis zu 3% jährlich möglich. Für Los 2 gilt eine Stoffpreisgleitklausel basierend auf dem Index des Statistischen Bundesamtes. Die Urkalkulation mit ausgewiesener Marge pro Leistungsposition ist mit dem Angebot einzureichen. Der Onlineshop muss einen gesicherten Internetzugang, passwortgeschützten Zugang und die Möglichkeit zur Hinterlegung unterschiedlicher Lieferorte pro Bedarfsstelle bieten. Nur der vereinbarte Kernsortimentskatalog darf sichtbar sein. Ergänzungen und Änderungen im Onlineshop müssen jederzeit und kostenfrei möglich sein. Alle Artikel im Kernsortimentskatalog müssen mit Bezeichnung, Ausschreibungspreis und Bild hinterlegt werden, inklusive einer effektiven Suchfunktion und Kennzeichnung umweltfreundlicher Artikel. Ausdrucke des Warenkorbs müssen möglich sein. Daten für statistische Auswertungen sind auf Anfrage kostenfrei als Excel-Datei zur Verfügung zu stellen. Der Bieter muss die gesetzlichen Datenschutzregelungen einhalten. Die Lieferung der bestellten Artikel muss innerhalb von vier Werktagen frei Verwendungsstelle erfolgen, ohne Mindermengenzuschläge. Es gibt keine Mindestbestellwerte. Eine schnelle und kostengünstige Kommunikation, Vorortabstimmungen, persönliche Beratung, Produktpräsentationen und kostenfreie Musterlieferungen sind wichtig. Feste Mitarbeiter des Lieferanten sind erwünscht, kein Call Center. Die Rechnungslegung erfolgt per X-Rechnung und zusätzlich als PDF per E-Mail an die zentrale Vergabestelle. Bei mangelhaften Artikeln erfolgt eine kostenlose Ersatzlieferung oder Gutschrift. Die Angebotspreise müssen alle Kosten für Lieferung, Verpackung, Rücknahme und Entsorgung beinhalten. Ein Rabatt auf die regulären Nettopreise des Sortimentkatalogs des Bieters ist anzugeben. Das Zuschlagskriterium ist das wirtschaftlichste Angebot, gewichtet zu 80% nach Preis und zu 20% nach umweltfreundlicher Verpackung. Für die Verpackung ist ein Konzept einzureichen, das Recyclingkarton, Papierfüllmaterial, Monomaterialien, Nassklebeband aus Papier, Mehrwegverpackungssysteme, zertifizierte Materialien und kompakte Verpackungen berücksichtigt.