Bestattungsdienstleistungen für kommunale Friedhöfe in Steinheim an der Murr

Die Stadt Steinheim an der Murr ist gesetzlich verpflichtet, Friedhöfe zu unterhalten und Bestattungsleistungen für ihre Einwohner sowie für Personen ohne festen Wohnsitz oder mit unbekanntem Wohnsitz bereitzustellen. Für die drei kommunalen Friedhöfe (Steinheim, Höpfigheim, Kleinbottwar) wird ein privates Unternehmen gesucht, das die Bestattungsdienstleistungen übernimmt. Diese Dienstleistungen umfassen alle notwendigen Verrichtungen und Leistungen für die Bestattung auf dem Friedhof. Die Überführung und Einsargung der Verstorbenen sind nicht Teil dieser Ausschreibung, sondern werden direkt von den Hinterbliebenen mit dem Bestatter abgewickelt. Gesucht wird ein fachlich, betrieblich und persönlich geeigneter sowie zuverlässiger Auftragnehmer, der die Leistungen als Erfüllungsgehilfe der Stadt Steinheim an der Murr erbringt und deren Weisungen unterliegt. Der Vertrag ist für den Zeitraum vom 01.04.2026 bis 31.03.2029 vorgesehen, mit einer Verlängerungsoption von zwei Jahren. Die Vergabeunterlagen enthalten die Leistungsbeschreibung, das Preisblatt und die Bewerbungs- und Angebotsbedingungen. Die Friedhöfe befinden sich im Stadtgebiet, wobei der Friedhof Steinheim eine Gesamtfläche von 7.000 m² (davon 4.500 m² freie Grabfläche) hat, der Friedhof Kleinbottwar 1.900 m² (davon 1.100 m² freie Grabfläche) und der Friedhof Höpfigheim 2.500 m² (davon 1.200 m² freie Grabfläche). Die Bodenart in Steinheim wird als normaler Boden beschrieben, während die Böden in Kleinbottwar und Höpfigheim als rote Erde, teils grau, sehr lehmig und im trockenen Zustand sehr hart gelten. Die Leistungen sind für drei Jahre ab dem 01.04.2026 zu erbringen, mit einer Verlängerungsoption von zwei Jahren, falls keine Kündigung erfolgt. Vorbereitende Arbeiten können nach Zuschlagserteilung beginnen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich zu einem vertraglichen Abschluss auf Grundlage der Ausschreibungsunterlagen und zur Anpassung an geltende Bestimmungen und Beschlussfassungen der Auftraggeberin. Eine einvernehmliche Zusammenarbeit wird erwartet. Daten dürfen nur für die Leistungserbringung verwendet und müssen am Vertragsende übergeben oder vernichtet werden, unter Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Unterbeauftragung ist möglich, unter Berücksichtigung des Landestariftreue- und Mindestlohngesetzes. Nachweise von Unterauftragnehmern sind beizulegen, wenn auf deren Fachkunde oder Leistungsfähigkeit verwiesen wird. Die Stadt Steinheim an der Murr verzeichnete in den Jahren 2020 bis 2024 durchschnittlich etwa 22 Sargbestattungen und 91 Urnenbestattungen pro Jahr. Der Auftragnehmer muss die Trennung von wettbewerblichen und kommunalen Tätigkeiten gewährleisten und alle Arbeiten fach- und termingerecht ausführen, Weisungen der Friedhofsverwaltung beachten und größte Sorgfalt walten lassen. Städtisches Eigentum und Gräber sind schonend zu behandeln. Beschädigungen sind unverzüglich zu melden. Ein pietätvoller und würdiger Ablauf der Bestattungen ist sicherzustellen. Schäden durch unsachgemäße Ausführung gehen zu Lasten des Auftragnehmers. Die Grabstätten müssen rechtssicher abgesperrt werden. Lärmverursachende Arbeiten während Trauerfeiern sind zu unterlassen. Die geöffnete Grabstätte muss für die Bestattung hergerichtet oder abgedeckt sein. Der Auftragnehmer haftet für Schäden, die er verursacht, und stellt die Auftraggeberin von Ansprüchen frei. Er muss entsprechende Versicherungen abschließen. Die Friedhofssatzung, die Friedhofsordnung, die Bestattungsgebührensatzung, die DIN EN 15017 sowie Unfallverhütungsvorschriften und gesetzliche Bestimmungen sind zu beachten. Die Weisungen der Stadt Steinheim an der Murr sind jederzeit zu befolgen. Pietätsgefühle und Würde sind zu achten. Die Grabstellenmaße variieren je nach Grabart (Einzelgrab, doppeltiefes Grab, Kindergrab, Urnengrab). Es gibt verschiedene Grabarten wie Reihengräber, Wahlgräber, Urnenstele und Urnenröhrengräber. Die Einführung neuer Grabstättenarten ist möglich. Eine Ortsbesichtigung wird empfohlen. Bestattungszeiten sind in Absprache festzulegen; Samstage, Sonn- und Feiertage sind bestattungsfrei. Übliche Bestattungszeiten sind 11:00, 13:30 und 15:00 Uhr. Die Vergütung erfolgt nach dem Preisblatt. Der Auftragnehmer rechnet Leistungen separat nach Leistungsfall ab, nicht gegenüber Hinterbliebenen. Die Abrechnung gegenüber Hinterbliebenen obliegt der Stadt. Der Auftragnehmer stellt die notwendigen Arbeitsmittel bereit, während die Stadt Katafalk, Aussegnungshallen, Mikrofonanlagen, Kühlkammern, Seile, Gleitschalkästen, Container, Laufgitter, Grasmatten, eine Grabhilfe und Metallschalung zur Verfügung stellt. Der Auftragnehmer stellt weiteres Material wie Verschachtung, Laufrost, Senkomat und Grabbehang. Die Bestattungsdienste umfassen Anwesenheit bei Beisetzungen, Aufbahrung, Begleitung von Angehörigen, Überwachung der Friedhofsordnung, Meldung von Verstößen, Kontrolle der Verkehrssicherheit von Grabmalen, Kontrolle der Grabpflegezustände, Kontrolle der ordnungsgemäßen Abräumung von Grabstellen, Dokumentation von Mängeln, Führung eines Protokollbuchs, Kontrolle von Winterdienstmaßnahmen und Information bei Gefahrenlagen, Öffnung und Schließung von Gräbern, Aushändigung von Steinplatten und hausmeisterliche Tätigkeiten in Aussegnungshallen. Die Standsicherheitsprüfung von Grabmalen durch geschultes Personal ist wünschenswert. Die Überführung und Einsargung sind nicht Teil der Leistung. Winterdienst und Wegeinstandhaltung erfolgen durch den kommunalen Bauhof, Grünanlagenpflege durch eine externe Firma. Bei der Ausführung von Grabmachertätigkeiten sind Unfallverhütungsvorschriften zu beachten. Nicht entfernte Grabmale oder Grabausstattungen nach Ablauf der Nutzungszeit sind vom Auftragnehmer zu erledigen, mit separater Kostenaufstellung. Arbeiten zur Bestattung umfassen das Herstellen und Schließen von Gräbern, Einschalung, Abdeckung des Aushubmaterials, Verfüllen, Anlegen eines provisorischen Grabhügels und Ablage von Kränzen. Mehraufwendungen für Handaushub oder gefrorenes Erdreich werden extra vergütet. Alle notwendigen Geräte und Werkzeuge sind vom Auftragnehmer bereitzustellen, sofern nicht vom Auftraggeber gestellt. Der Grabaushub erfolgt in der Regel einen Tag vor der Bestattung, nicht nach Einbruch der Dunkelheit im Sommer und nicht nach 18 Uhr im Winter. Gräber sind in der Regel unmittelbar nach der Bestattung zu schließen, spätestens 3 Stunden danach. Bei Urnenbestattungen in Urnenwänden oder -röhren sind Abdeckplatten abzunehmen und wieder anzubringen. Grabschmuckablage ist dort untersagt. Tieferlegungen von Särgen oder Gebeinen sind pietätvoll durchzuführen, wenn die Erdüberdeckung nicht ausreicht. Umbettungen und Exhumierungen sind abgeschirmt von der Öffentlichkeit durchzuführen. Wiederbestattungen sind ebenfalls Teil der Leistungen. Die regelmäßige Reinigung der Aussegnungshallen und Räumlichkeiten ist sicherzustellen. Nur geschultes und fachkundiges Personal darf eingesetzt werden. Die Grabvergabe erfolgt durch die Friedhofsverwaltung; der Auftragnehmer muss sich über die Lage des Grabes informieren und die Stadt über die Durchführung informieren. Mitarbeiter des Auftragnehmers dürfen bei hoheitlichen Aufgaben keine Firmennamen oder -zeichen tragen. Fahrzeuge und Gerätschaften dürfen nur geringfügig mit Eigentumshinweisen versehen sein, keine Werbezusätze. Werbung für das eigene Unternehmen im Zusammenhang mit dem Auftrag ist unzulässig. Der Auftragnehmer muss zwischen städtischen und privaten Aufgaben unterscheiden.