Eventmanagement Software für Heinrich-Böll-Stiftung

Beschafft wird eine Eventmanagement-Anwendung zur umfassenden digitalen Unterstützung der Eventmanagement-Prozesse der Heinrich-Böll-Stiftung (hbs). Die Anwendung soll die Hauptaufgabenfelder des Eventmanagements, unterteilt in die Prozesse Reservierung, Planung, Vorbereitung, Durchführung, Abrechnung und Auswertung, abbilden. Der Eventmanagement-Prozess beginnt mit einem Reservierungsantrag der Fachabteilungen für Präsenz-, Hybrid- oder Onlineveranstaltungen, wobei Eckdaten und Veranstaltungsanforderungen erfasst werden. Das Eventmanagement prüft die Umsetzbarkeit und legt das Veranstaltungsprojekt im System an. Es folgt die Planung der Veranstaltung, bei der alle organisatorischen Details, Aufgaben und ToDo´s geprüft, spezifiziert und festgelegt werden, in enger Zusammenarbeit mit internen und externen Dienstleistungen. In der Vorbereitung werden schriftliche Briefings/Ablaufpläne für die Teamleitung Konferenzservice und externe Dienstleistungen erstellt. Nach der Vorbereitung beginnt die Durchführung, inklusive Briefing aller Beteiligten und finalem Technikcheck. Nach der Durchführung erfolgen Abrechnung und Auswertung, wobei Verbrauchsdaten erfasst, Rechnungen erstellt und Berichte sowie Statistiken erstellt werden. Die Anwendung soll alle relevanten Daten und Informationen zu einer Reservierung bzw. Veranstaltung über den gesamten Prozessverlauf hinweg gemäß eines vordefinierten Berechtigungskonzepts verfügbar machen. Die Einführung der Anwendung soll folgende Ziele erreichen: Einführung einer einheitlichen Anwendung für Reservierungen und Veranstaltungsplanung, Schaffung eines Single Point of Truth, medienbruchfreie Digitalisierung, vollständige systemunterstützte Dokumentation, automatisierte Schnittstellen zu bestehenden Systemen (insbesondere ERP-System Microsoft Business Central), Vereinfachung der Datenpflege und -auswertung sowie Sicherstellung von Datensicherheit und Datenschutz. Die Anwendung muss alle Interaktionen hinsichtlich der Realisierung von Veranstaltungen begleiten, von der Reservierung bis zur Auswertung, und die Prozesse als Workflows abbilden, um definierte Teilaufgaben einzelnen Akteuren zuzuordnen und Freigaben festzulegen. Es werden Schnittstellen zu folgenden Systemen benötigt: ERP-System (Microsoft Business Central), DMS (Docuware), Kommunikationssoftware (MS Office mit Outlook) und Kontaktmanagement (CiviCRM). Perspektivisch soll auch eine Schnittstelle für eine KI-gestützte Chatbot-Funktion bereitgestellt werden. Die Produktanforderungen umfassen alle fachlichen und technischen Anforderungen an die Anwendung, wobei fachliche Anforderungen beschreiben, was die Anwendung leisten muss, und nicht-funktionale Anforderungen die technischen Aspekte spezifizieren. Die Bieter*in muss Anwendungsfälle in Bezug auf die angebotene Anwendung im Rahmen des Angebots darstellen und in einem Präsentationstermin „live“ im System vorstellen.