Reparaturmanagement für medizinische Instrumente und Optiken

Die Universitätsmedizin Mainz sucht einen Auftragnehmer für ein umfassendes Reparaturmanagement von AEMP, welches die Instandhaltung, Reparatur, den Austausch und den Ersatz von Instrumenten und Optiken beinhaltet. Ziel ist der Abschluss eines Rahmenvertrages mit einer Laufzeit von 48 Monaten, beginnend am 01.08.2025. Der Auftragnehmer soll ein ganzheitliches Instandhaltungs- und Dienstleistungsspektrum für das chirurgische Instrumentarium des Auftraggebers bereitstellen. Dies umfasst die Bewirtschaftung des chirurgischen Instrumentariums, die Sicherstellung der Betriebsbereitschaft aller operativen Einheiten und ambulanter Bereiche, sowie die Übernahme der vollumfänglichen Instandsetzungen der genannten Instrumentengruppen inklusive sämtlicher Ersatzlieferungen. Die Instandhaltungsleistungen müssen dem neuesten Stand der Technik entsprechen, wobei Ersatzteile und Produkte nach dem neuesten Stand der Technik einzusetzen sind. Der Auftragnehmer muss über regelmäßig gewartete Werkstätten, Reparaturgeräte, Maschinen und Softwareprogramme verfügen, die dem neuesten Stand der Technik entsprechen. Ein wesentlicher Aspekt ist die Sicherstellung des Werterhalts und des Funktionserhalts der Instrumentenbestände. Zur Reduzierung von Ausfallzeiten und zur Steigerung der Verfügbarkeiten bei zu reparierenden oder zu ersetzenden Instrumenten, wird ein Verfahren aus Nachlegereserve, Vorratslager und Austauschverfahren gewählt. Die Einhaltung der durch Hersteller genehmigten Toleranzen für Reparaturen sowie aller notwendigen gesetzlichen Regelungen, Normen, Verordnungen und Richtlinien ist erforderlich. Der Auftragnehmer übernimmt die Gewährleistung für das instandgesetzte Medizinprodukt in vollem Umfang und kennzeichnet die Instrumente im Rahmen der Reparatur zur Qualitätssicherung und Dokumentation. Ein Leihgerätemanagement zur Reparaturüberbrückung für starre/flexible Optiken sowie die Leihgestellung für Wartungstermine für alle Antriebsmaschinen jeden Herstellers und Zubehör ist vorzuhalten. Die Dokumentation und Analyse zur Transparenz der Kosten für Instandhaltung/Reparatur und Reparaturaustausch/Reparaturersatz, differenziert bis auf Artikelgruppenniveau, ist ebenso Bestandteil der Leistung. Der Auftragnehmer erfasst alle vom Auftraggeber zur Instandhaltung bereitgestellten Instrumente und bietet regelmäßige Kundenbetreuung. Ein Projektmanagement mit Einrichtung von Arbeitsgruppen und regelmäßigen Gesprächen von Verantwortlichen des Auftraggebers und des Auftragnehmers zur Ersteinrichtung des Verfahrens und anschließenden permanenten Steuerung der Dienstleistung ist einzurichten. Die Instandhaltung und Reparatur umfasst die Abholung aller defekten und irreparablen Instrumente durch qualifiziertes Personal, wobei dringende Reparaturen direkt versandt werden können. Ein Abholturnus von in der Regel zweimal pro Woche ist vorgesehen. Reparierte Instrumente unterliegen der Qualitätskontrolle des Instrumentenmanagers des Auftraggebers, Reklamationen werden umgehend übermittelt und dokumentiert. Für die Warengruppen Standardinstrumentarium, flexible Optiken, Kaltlichtkabel ist im Rahmen eines Reparaturaustausches gleichwertige und gleichartige, reparierte Bestandsware zu liefern. Der Reparaturersatz bzw. der Reparaturaustausch von defekten Instrumenten erfolgt in Abstimmung mit dem Instrumentenmanager des Auftraggebers, wobei der Klinik-Standard (Hersteller) des Instrumentariums zu berücksichtigen ist. Kosten für Instrumente, welche ausschließlich im Reparaturaustausch bzw. als Ersatzbeschaffung ersetzt bzw. ausgetauscht werden, sind im Angebot zu berücksichtigen. Die Rechnungsstellung erfolgt monatlich und enthält separate Positionen für Reparatur, Reparaturersatz und Reparaturaustausch. Monatliche elektronische Berichte und Auswertungen sind zu erstellen und zu übermitteln. Der Auftragnehmer bildet die Mitarbeiter des Auftraggebers aus den Fachbereichen OP, Sterilisation und Funktionsdiensten weiter aus, in den Bereichen Kostenoptimierung, Instrumentenbewertung, Anwendungsanalyse, Werterhaltung und Pflege. Der Auftragnehmer haftet uneingeschränkt für Schäden, die durch vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten verursacht werden und verpflichtet sich, den Auftraggeber von allen Ansprüchen Dritter freizustellen. Es wird eine Haftpflichtversicherung mit entsprechenden Deckungssummen gefordert.