Multifunktionsgeräte-Miete für Verwaltung und Schulen Potsdam

Die Landeshauptstadt Potsdam plant die Anmietung von 268 Multifunktionsgeräten über einen Zeitraum von 60 Monaten, wobei die Hälfte für die Verwaltung und die andere Hälfte für die Schulen vorgesehen ist. Die Geräte müssen fabrikneu sein und detaillierte Produktbeschreibungen sind mit dem Angebot einzureichen. Die Hardware darf nur über autorisierte Vertriebswege bezogen werden. Die Geräte müssen bestimmte Mindestanforderungen erfüllen, darunter ein durchschnittliches Druckvolumen von 5.000 Seiten pro Gerät/Monat, Umweltzeichen wie Blauer Engel und Energy Star, eine Aufwärmzeit von maximal 30 Sekunden und die Unterstützung von Normal- und Recyclingpapier in den Formaten DIN A5 bis DIN A3. Zudem sind Funktionen wie Duplexdruck, Leerseitenerkennung und eine Scanauflösung von mindestens 600 dpi erforderlich. Die Softwareüberlassung umfasst ein System für die Verwaltung aller Multifunktionssysteme, einschließlich Authentifizierung, FollowMe, Flottenmanagement und Scanfunktionen. Die Software muss Funktionen wie automatisierte Verbrauchsmaterialbestellung, Störungsmeldungen und Zählerstandübertragung bieten. Für die Verwaltungsgeräte ist ein Rechte- und Rollenkonzept erforderlich, während für die Schulgeräte eine lokale Verwaltung von Benutzern und Druckkontingenten benötigt wird. Die Reporting-Funktion muss automatische und zeitgesteuerte Reports versenden können. Die FollowMe-Funktion soll es den Anwendern ermöglichen, Druckaufträge standortübergreifend abzurufen, zu kopieren und zu scannen. Die Scanfunktion muss Scan to Mail, Scan to Folder und Scan to Fax unterstützen, mit Formaten wie PDF/A-1, DOCX, XLSX, TIFF und JPEG. Die Software und Firmware müssen auf dem aktuellen Stand gehalten werden, und Sicherheitslücken sind schnell zu beheben. Die Service- und Supportleistungen umfassen eine Reaktionszeit von maximal 24 Stunden und eine Wiederherstellungszeit von maximal 48 Stunden. Eine deutschsprachige Telefon-Hotline muss für Servicecalls und Bestellungen von Verbrauchsmaterialien zur Verfügung stehen. Die Gerätewartung beinhaltet Instandhaltungsarbeiten, Technikerservice und die Lieferung von Verbrauchsmaterialien. Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass ausreichend Toner je Gerät vorhanden sind und eine Reserve beim Auftraggeber hinterlegen. Weitere Leistungen umfassen die Lieferung, den Rollout und die Inbetriebnahme der Geräte, die Einweisung der Administratoren und Benutzer sowie die Erstellung einer Dokumentation. Am Ende der Vertragslaufzeit müssen alle Geräte zurückgenommen und die Daten gelöscht werden. Optional sind Umzüge, der Abruf zusätzlicher Geräte und erweiterte Schulungen für die Benutzer vorgesehen.