Produktions- und Eventagentur für Kulturveranstaltungen Berlin

Die Berlin Tourismus & Kongress GmbH (visitBerlin) beabsichtigt den Abschluss eines Rahmenvertrages mit einer Produktions- und Eventagentur zur Unterstützung ihrer Stabstelle Kultur. Die Agentur soll für die Konzeption, Planung, Organisation und Umsetzung von diversen Maßnahmen und Events mit Kulturschwerpunkt zuständig sein. Dies umfasst sowohl Projekte in Berlin als auch international. Die Leistungen beinhalten die Durchführung von Veranstaltungen wie Ausstellungen, Konferenzen, Installationen und Empfänge. Des Weiteren gehört die Budgetverwaltung, einschließlich Budgetplanung, -kontrolle und Abrechnung, zu den Aufgaben. Die Agentur ist für die Bereitstellung von Dienstleistungen zur Projektrealisierung und die Vertragsabwicklung mit externen Dienstleistern verantwortlich, wobei die Beauftragung stets in Rücksprache mit visitBerlin erfolgen muss. Die technische Umsetzung der Projekte, inklusive der Bereitstellung von Präsentations-, Licht-, Bühnen-, Ton- und Videotechnik, ist ebenfalls Teil des Leistungsumfangs. Die Organisation und Koordination aller beteiligten Dienstleister, einschließlich Produktions- und Sponsoringpartnern, sowie die Personalplanung und das Briefing des Personals obliegen der Agentur. Ebenso sind die Erstellung von Produktions- und Ablaufplänen, die Erarbeitung von Sicherheitskonzepten und die Einholung notwendiger Genehmigungen (z.B. Brandschutz, temporäre Bauten) gefordert. Die Umsetzung von Hospitality-Anforderungen, wie Transfers und Einladungsmanagement, sowie Eventmarketing und die Dokumentation der Projekte sind weitere Bestandteile. Die Agentur soll zudem Content für verschiedene Kanäle produzieren und bei der Recherche und Akquise von Projektpartnern unterstützen. Ein besonderer Fokus liegt auf der Erarbeitung und Umsetzung eines ganzheitlichen Nachhaltigkeitskonzepts zur klimaneutralen Umsetzung der Projekte. Der Vertrag hat eine Laufzeit bis zum 31.12.2025 mit der Option auf zweimalige Verlängerung um jeweils ein Jahr. Das maximale Auftragsvolumen ist auf 690.000,- € zzgl. Umsatzsteuer begrenzt. Die Vergütung basiert auf Netto-Tagessätzen, wobei externe Kosten erstattet werden. Die Zuschlagskriterien sind Preis (40%) und Qualität (60%), wobei die Qualität anhand der Erfahrung des Projektleiters bewertet wird.