Druck- und Multifunktionssysteme für Stadt Overath

Die Ausschreibung beinhaltet die Beschaffung von 99 Druck- und Multifunktionssystemen (MFP) für die Stadt Overath, einschließlich der zugehörigen Software und eines umfassenden Full-Service. Die Systeme werden auf Basis eines All-in-Miet- und Fullservicevertrages an verschiedenen Standorten des Auftraggebers installiert. Die Ausschreibung umfasst Drucker der Leistungsklasse 1 (A4, s/w und Farbe), MFPs der Leistungsklasse 1 (A4, s/w und Farbe), MFPs der Leistungsklasse 2 (A3/A4, Farbe), MFPs der Leistungsklasse 4 (A3/A4, Farbe) und MFPs der Leistungsklasse 5 (A3/A4, s/w). Die Systeme müssen Neugeräte sein und den aktuellen Europäischen Normen entsprechen. Die Menüführung an den Systemen muss in deutscher Sprache erfolgen. Einige Multifunktionssysteme erfordern RFID-Transponder für die Authentifizierung. Die Lieferung umfasst die Vorkonfiguration der Systeme, die Installation der neuesten Firmware und die betriebsbereite Übergabe der Systeme und Software. Der Auftragnehmer ist für die Entsorgung von Verpackungsmaterialien und die umweltgerechte Entsorgung der zurückgenommenen Materialien und Systeme verantwortlich. Die Mitarbeiter des Auftraggebers werden in die sachgemäße Benutzung der Systeme und der Software eingewiesen. Der Auftragnehmer gewährleistet die Funktionalität der Systeme und bietet einen direkten Ansprechpartner für Serviceanfragen. Die Systeme müssen Datensicherheitsfunktionen wie Datensicherheitskits, Verschlüsselung für den Netzwerkdruck und Authentifizierung nach 802.1X implementieren. Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Geheimhaltung und zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. Die Preise sind Festpreise über die gesamte Vertragslaufzeit und verstehen sich als „all-in-Preise“. Die Vertragslaufzeit beträgt 72 Monate mit optionaler Verlängerung um 12 Monate. Die Software muss Funktionen zur Benutzerverwaltung, zum Administrationsmanagement und zum Workflow-Management bieten. Die Systeme müssen netzwerkfähig sein und bestimmte Netzwerkprotokolle unterstützen. Die angebotene Software muss mit einem Active-Directory (AD) / LDAP verbunden werden können. Die Software muss die Möglichkeit bieten, die Seitenzähler für s/w- und Farb-Volumen getrennt und gesamt zu erfassen. Die Software muss eine Export-Funktion für gängige Dateiformate (mind. CSV) haben. Die Software muss eine automatische Löschung von nicht abgeholten oder bereits gedruckten Aufträgen bei geschütztem Druck ermöglichen. Die Software muss die Herstellung von Gerätebackups / Wiederherstellung ermöglichen. Die Software muss die globale Konfiguration von Systemen ermöglichen. Die Software muss Firmware-Updates im Netz des Auftraggebers ermöglichen. Die Software muss das Anlegen, Verwalten und Abfragen von Kostenstellen ermöglichen. Die Software muss die gleichzeitige Konfiguration mehrerer Geräte ermöglichen. Die Software muss die Konfiguration erstellen, speichern und laden können. Die Software muss die Geräteregistrierung und -verwaltung im Netzwerk ermöglichen. Die Software muss die Einrichtung von Gerätegruppen ermöglichen. Die Software muss die Anpassung der Geräteoberfläche ermöglichen. Die Software muss die Möglichkeit bieten, den Druck an jedem Gerät abzuholen, das mit der Software ausgestattet ist. Die Software muss die Möglichkeit bieten, am System zu entscheiden, welche Druckaufträge (einzeln oder alle) tatsächlich gedruckt oder gelöscht werden sollen. Die Software muss die Möglichkeit bieten, die Eigenschaften der Druckaufträge bei Abholung einzusehen sowie bei Bedarf nachträglich zu ändern. Die Software muss die Zuweisung von Karten zum Einloggen an den Geräten durch die Anwender bei der Erstregistrierung an jedem beliebigen Multifunktionsgerät mit Kartenleser ermöglichen. Die Software muss das Drucken im Auftrag bzw. Delegationsdruck ermöglichen. Die Software muss die Speicherung der Transponderdaten in einem frei definierbaren AD-Feld ermöglichen. Die Software muss den Direktdruck für berechtigte Nutzer auch ohne Authentifizierung ermöglichen. Die Software muss nach der Authentifizierung des Nutzers die im Verzeichnisdienst hinterlegte Scan-Laufwerk automatisch als voreingestellte Scanziele anzeigen. Die Software muss eine serverbasierte Scanlösung für alle MFP-Systeme bieten. Die Software muss die Möglichkeit bieten, zwei Scans parallel abzuarbeiten. Die Software muss folgende Ausgabeformate enthalten: PDF Durchsuchbar, PDF A1-2 a/b/u, Word, Excel, Bildformate: BMP, GIF, PNG, Erkennung von 1 und 2 D Barcodes. Die Software muss eine Online-Portallösung mit folgenden Funktionen erfüllen: Meldung der Zählerstände (manuell und automatisiert), Meldung von Störungen und Wartungen (manuell und automatisiert), Tonerbestellungen (manuell und automatisiert), Einsicht in die Historie der Meldungen pro Gerät, Übersicht aller Systeme mit Stammdaten und Zählerständen, Exportfunktion aller Systeme mit Stammdaten und Zählerständen (mind. CSV), Benutzerverwaltung für den Zugriff verschiedener Standorte, Administration hinsichtlich der Stammdatenpflege und Benutzerverwaltung auch durch den Auftraggeber selbst.