SAP HCM Migration auf H4S4 für hessische Hochschulen

Die Ausschreibung bezieht sich auf die Migration des SAP Human Capital Management (HCM) Systems, das derzeit von 13 hessischen Hochschulen genutzt wird. Das bestehende System ist eine Ein-Mandanten-Lösung mit 13 Buchungskreisen, die seit 2000/2001 im Einsatz ist und die Version ERP2005 ECC 6.08 mit SP E0 verwendet. Die Migration soll auf die H4S4-Plattform erfolgen und einen Brownfield-Ansatz verfolgen. Dies bedeutet, dass alle bisherigen Funktionalitäten und Schnittstellen erhalten bleiben oder durch adäquate Lösungen unter H4S4 realisiert werden müssen. Die Ausschreibung umfasst die Erstellung eines Gesamtkonzepts mit einem Vorgehensmodell, das die technische Migration, die Projektplanung, die Ablauf- und Umsetzungskonzepte sowie Roll-Out-Konzepte detailliert beschreibt. Besonderes Augenmerk liegt auf der Minimierung von Ausfallzeiten während der Migration und der Berücksichtigung der spezifischen Organisations- und Entscheidungsstrukturen der hessischen Hochschulen. Die Ausschreibung deckt die Bereiche Gesamtkonzept zu den Fachthemen und Vorgehensmodell sowie die Präsentation des Gesamtkonzepts ab, wobei die Qualität des Konzepts und die Klarheit der Präsentation bewertet werden. Des Weiteren werden Preiskriterien wie der Gesamtpreis für Werkleistungen, der Gesamtpreis für Dienstleistungen und die Höhe der Tagessätze bewertet. Die Ausschreibung ist in zwei Lose unterteilt, wobei Los 1 die Migration des HCM-Systems und Los 2 die Migration der ERP-Systeme auf S/4HANA betrifft. Die Bieter können sich für eines oder beide Lose bewerben. Die Bewertung der Angebote erfolgt nach einem Schema, bei dem Qualität 70% und Preis 30% der Gesamtwertung ausmachen. Die Qualitätskriterien umfassen das Gesamtkonzept und Vorgehensmodell (45% Gewichtung) sowie die Präsentation des Gesamtkonzepts (25% Gewichtung). Die Preiskriterien umfassen den Gesamtpreis Werkleistungen (20% Gewichtung), den Gesamtpreis Dienstleistungen (5% Gewichtung) und die Höhe des Tagessatzes (5% Gewichtung). Die Migration soll bis Ende 2027 abgeschlossen sein. Die Ausschreibung fordert die Erstellung eines Projektorganigramms, eines durchgängigen Vorgehensmodells, eine Aufwandsschätzung sowie die Durchführung eines Kick-off-Workshops. Die Unterstützung bei der Umsetzung von Schnittstellen, Add-ons und bestehenden Jobs sowie die Durchführung von Funktions- und Integrationstests sind ebenfalls Teil der Leistung. Die Erstellung und Anpassung der Cut-Over/Roll-Out-Planung sowie die eigentliche Migration des bestehenden SAP HCM-Systemlandschaft gemäß Migrationskonzept sind ebenfalls enthalten. Nach dem Go-Live ist eine Hypercare-Phase vorgesehen. Die Bieter müssen ein erfahrenes und fachlich qualifiziertes Beraterteam mit hoher Kontinuität einsetzen. Die Leistungen sind teilweise remote und teilweise vor Ort zu erbringen. Die Dokumentation aller erbrachten Leistungen ist essenziell und muss für Dritte nachvollziehbar sein. Die Ausschreibung betont die Wichtigkeit der Zusammenarbeit mit den Anwendungsbetreuern und Key Usern der Hochschulen sowie die Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften.