SAP S/4HANA Migration und Beratung für Hochschule Osnabrück

Die Ausschreibung umfasst die Unterstützung der Hochschule Osnabrück bei der Umstellung ihrer SAP-Systemlandschaft von SAP ERP ECC6 auf SAP S/4HANA, einschließlich SAP H4S4, durch eine Empty-Shell-Conversion. Dieses Vorhaben wird als Teil eines gemeinsamen Einführungsprojekts mit dem Niedersächsischen Hochschulkompetenzzentrum für SAP (CCC) der Leibniz Universität Hannover realisiert. Das Projekt gliedert sich in fünf Hauptphasen: den Aufbau eines ECC-Projektsystems, die eigentliche System Conversion, die Vorbereitung des Produktivbetriebs, den Produktivbetrieb mit anschließender Betreuung und optional nachgelagerte Optimierungen. In jeder dieser Phasen sind Leistungen des Implementierungspartners erforderlich, die in enger Kooperation mit den Projektbeteiligten der Hochschule sowie des Verbundprojekts erbracht werden sollen. Dabei wird zwischen der verantwortlichen Durchführung bestimmter Aufgaben und der unterstützenden Mitwirkung unterschieden. Zu den vom Anbieter zu erbringenden Leistungen gehören unter anderem die Mitwirkung am Projektmanagement, die Erstellung eines hochschulseitigen Projektplans inklusive Personalbedarfsplanung, die Erstellung von hochschulspezifischen Delta-Fachkonzepten für alle SAP-Module des neuen S/4HANA-Referenzmodells, die Unterstützung bei der Testfallerstellung sowie die Konzeption und Durchführung von Lasttests. Weiterhin umfasst die Leistung die Testbetreuung der User im Rahmen der Abnahmetests, die Mitwirkung bei der Konzeption von Schulungen für Keyuser und Endanwender, die Begleitung der Produktivsetzung (Go-Live-Planung und Cutover) sowie die Unterstützung nach dem Produktivstart. Ein wesentlicher Bestandteil des Projekts ist die Durchführung aller notwendigen Workshops durch den Anbieter, einschließlich Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation. Der Ort der Leistungserbringung ist grundsätzlich Osnabrück. Die Hochschule Osnabrück, als größte und leistungsstärkste Hochschule für angewandte Wissenschaften in Niedersachsen, erwartet eine umfassende Unterstützung bei der Migration ihrer seit 1995 bestehenden SAP-Systemlandschaft. Die Vorstudie aus dem Jahr 2024 hat die strategischen Fragestellungen zum SAP-Einsatz bearbeitet und die Entscheidung für die Empty-Shell-Conversion vorbereitet. Das Conversion-Projekt ist in ein Gesamt-Verbundprojekt unter der Koordination des CCC eingebettet. Die Projektleitung für das Gesamtprojekt liegt beim CCC, während die Hochschule Osnabrück für die hochschulspezifische Entscheidungsfindung, die Planung und Steuerung des Rolloutprojektes sowie das Projektmanagement innerhalb der Hochschule verantwortlich ist. Das Projekt gliedert sich in verschiedene Teilprojekte, darunter externes und internes Rechnungswesen, Personalwesen, Reisemanagement, Logistik und IT. Die technische Basis des aktuellen SAP-ERP-Referenzmodells des CCC umfasst Module wie FI, CO, PSM, MM, SD und HCM. Die Hochschule Osnabrück setzt bereits lizenzierte SAP-Module im Personalwesen und im Rechnungswesen (extern und intern) ein. Das Projekt ist in mehrere Phasen unterteilt, die durch übergreifende Arbeitspakete unterstützt werden. Zu den übergreifenden Arbeitspaketen gehören die Organisation und Steuerung, die Systembereinigung sowie die Sicherstellung der Datenqualität für die Migration. Die Phase 0 umfasst Vorprojekte zur Optimierung des Bestandssystems, wie die Einführung von VIM, PSM-FM und PC-Rechnung sowie Maßnahmen im Bereich Organisationsmanagement. Die Phase 1 beinhaltet den Aufbau des ECC-Projektsystems, die Grob- und Feinkonzeption, die Prototyperstellung, das Customizing und die Systemeinrichtung sowie die Testdurchführung. Die Phase 2 umfasst die technische und fachliche Conversion, die Anpassung von Rechten und Rollen sowie das Coaching zu embedded analytics. Die Phase 3 beinhaltet die Produktivvorbereitung mit Datenmigration und Anwenderschulungen sowie den Cut-Over. Die Phase 4 umfasst den Produktivbetrieb und die Stabilisierung des Systems, während die Phase 5 die nachgelagerte Optimierung mit der Weiterentwicklung des Systems beinhaltet. Kernaufgabe der Ausschreibung ist die Unterstützung in den übergreifenden Arbeitspaketen und in der Phase 0, während die Aufgaben der Phasen 1 und 2 als Optionalpositionen anzusehen sind. Die Spezialthemen umfassen VIM, PSM-FM, die Abbildung der Drittmittelprozesse, die Profit-Center-Rechnung, ZPL-Projekte im Jahresabschluss, den elektronischen Kontoauszug, die Cashflowrechnung und Sonderposten für Investitionen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Wahrung des Datenschutzes und zur Verschwiegenheit.