Briefdienstleistungen für Dienststellen in Köln

Die zu vergebende Dienstleistung umfasst die arbeitstägliche Abholung von Briefsendungen der Bundesagentur für Arbeit (BA) aus den Filialen der Deutschen Post AG (Postfachleerung) und deren Auslieferung an die aufgeführten Dienststellen der BA. Dies schließt auch die arbeitstägliche Abholung der zu versendenden Briefsendungen aus den Dienststellen zur weiteren Bearbeitung ein. Die Dienstleistung beinhaltet die Freimachung, Beförderung und Zustellung der Briefsendungen innerhalb der gesetzlich definierten Zustellziele, die im Jahresdurchschnitt zu mindestens 95 % am dritten und zu 99 % am vierten Werktag nach der Abholung erfolgen müssen. Die Beförderung und Zustellung von Briefsendungen mit Großempfänger-Postleitzahlen ist ebenfalls Teil des Auftrags. Es sind die Standards zur Qualitätssicherung gemäß den jeweils gültigen DIN-Normen, insbesondere DIN EN ISO 9001, DIN EN 13850 und DIN EN ISO 14001, einzuhalten. Die Dienstleistungen sind für die Briefformate A (Postkarten), B, C und D zu erbringen, wobei die genauen Maße und Gewichte spezifiziert sind. Einschreiben, die nachweispflichtige Sendungen in den Formaten A bis D darstellen und gegen Verlust oder Beschädigung versichert sind, werden in den Varianten Einschreiben Einwurf, Einschreiben Übergabe und Einschreiben Rückschein angeboten. Die Auflieferung von Postzustellungsaufträgen (PZA) bei der Deutschen Post AG zur förmlichen Zustellung von Schriftstücken ist ebenfalls Teil des Auftrags, nicht jedoch die Zustellung selbst. Die Eingangspost aus Postfächern der Deutschen Post AG muss arbeitstäglich abgeholt und zugestellt werden, wobei Kosten für Nachentgelte vom Auftragnehmer ausgelegt und erstattet werden. Die Zustellung der Eingangspost an die Dienststellen muss zu bestimmten Uhrzeiten erfolgen, wobei Abweichungen in Absprache möglich sind. Der Umgang mit Briefsendungen, die Großempfänger-Postleitzahlen als Adressierung oder Absenderangabe aufweisen, ist geregelt: Sendungen an Dienststellen mit Großempfänger-Postleitzahl sollen dem Scanzentrum der Deutschen Post AG zur Digitalisierung zugeleitet werden, wobei die Kosten vom Auftragnehmer getragen werden. Rückläufer mit Großempfänger-Postleitzahl sind analog zu behandeln. Die Ausgangspost wird arbeitstäglich abgeholt, wobei die Abholzeiten einzuhalten sind, aber im Sinne der Tourenoptimierung abgewichen werden kann, sofern die taggleiche Einlieferung sichergestellt ist. Die Ausgangspost wird getrennt nach Kostenstellen/Rechtskreisen und im Übrigen unsortiert übergeben. Der Auftragnehmer ermittelt Anzahl und Gewicht der zu befördernden Sendungen und legt diese dem Auftraggeber zur Plausibilitätsprüfung vor. Die gesamte Briefausgangspost muss vom Auftragnehmer freigemacht werden. Transportbehälter sind vom Auftragnehmer kostenlos bereitzustellen. Die Zustellung erfolgt durch Einwurf in den Briefkasten oder persönliche Übergabe, gemäß den jeweils geltenden gesetzlichen Vorgaben. Die Brieflaufzeiten sind verbindlich und orientieren sich an den gesetzlichen Bestimmungen, die eine Zustellung zu 95 % am dritten und zu 99 % am vierten Werktag nach Abholung vorsehen. Der Auftragnehmer muss Zutritt zu Briefkastenanlagen erhalten, ohne dass hierfür zusätzliche Kosten entstehen. Sendungen ohne Vorausverfügung bezüglich des Umgangs bei Unzustellbarkeit werden nach einmaligem Zustellversuch mit einer Notiz über den Grund der Nichtzustellung unverzüglich an den Auftraggeber übergeben. Die Behandlung von Rücksendungen mit Großempfänger-Postleitzahl als Absenderangabe erfolgt analog zu den Zustellungen mit Großempfänger-Postleitzahl, indem diese zur weiteren Zustellung der Deutschen Post AG übergeben werden. Jede abgehende Sendung wird am Abholtag mit dem aktuellen Tagesdatum versehen und kann das Logo und den Schriftzug des Auftragnehmers enthalten, jedoch keine Hinweise auf die BA. Ein Muster des Freistempelvermerks ist vorzulegen. Werbeanbringungen auf den Umschlägen sind nicht zulässig, ein Hinweis auf CO2-neutralen Versand ist jedoch gestattet. Die vom Auftragnehmer eingesetzten Arbeitskräfte müssen einen Firmenausweis mit Lichtbild mitführen und auf Verlangen vorweisen. Die Hausordnung der BA und die jeweilige Dienststellenhausordnung sind zwingend zu beachten. Der Auftragnehmer muss einen dauerhaften deutschsprachigen Ansprechpartner zur Verfügung stellen, der zu üblichen Geschäftszeiten erreichbar ist und entscheidungsbefugt ist. Bei Beschwerden muss der Auftragnehmer innerhalb von zwei Werktagen qualifiziert reagieren. Der Auftragnehmer informiert die BA über geplante Veränderungen bei der Umsetzung von Dienstleistungen. Zusätzliche Leistungskomponenten umfassen die Erstellung von Qualitätssicherungskennzahlen/-berichten, die jährlich oder bei Erreichen von 60 % des Sendungsvolumens monatlich zu übermitteln sind. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sämtliche Briefsendungen CO2-neutral zu verschicken und die CO2-Emissionen durch Aufkauf von CO2-Zertifikaten zu kompensieren. Die Einhaltung der Mindestziele des Saubere-Fahrzeuge-Beschaffungs-Gesetz (SaubFahrzeugBeschG) bezüglich emissionsarmer und -freier Fahrzeuge ist sicherzustellen und durch Nachweise zu belegen. Die BA betreibt ein strategisches Lieferantenmanagement, das die Klassifizierung, Bewertung und Entwicklung von Lieferanten umfasst. Unethisches Verhalten, wie verfassungsfeindliche oder antisemitische Haltungen, wird nicht geduldet. Die Annahme und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnung) ist verpflichtend, wobei für Jobcenter Ausnahmen gelten können.