Aktenerfassung und Aktentransport für historische Entschädigungsakten

Die zu vergebende Leistung beinhaltet die Aktenerfassung und den Aktentransport für das Amt für Wiedergutmachung (AfW) des Landesamtes für Finanzen (LfF) in Saarburg. Die Akten befinden sich an drei Standorten: im Dienstgebäude des AfW (ca. 98.500 Akten), in einer angemieteten Liegenschaft ca. 300 Meter entfernt (ca. 580.000 Akten) und in einer weiteren Liegenschaft ca. 2,4 km entfernt (ca. 71.500 Akten). Die Erfassung soll in der genannten Reihenfolge erfolgen, wobei zuerst die Akten der Liegenschaft in 300m Entfernung, dann die des Dienstgebäudes und zuletzt die der Liegenschaft in 2,4km Entfernung erfasst werden sollen. Die Erfassung der Akten muss während der Öffnungszeiten des AfW erfolgen. Ziel ist es, die Papierakten vollständig, unbeschädigt und datenschutzkonform in die Büroräumlichkeiten des AfW zu transportieren und die Grunddaten in einer Anbietungsliste zu erfassen. Die Datenfelder (Aktenzeichen, Namen, Vornamen, Geburtsdatum und Laufzeit) sind in die Anwendung FAUST einzutragen. Anschließend sind die Akten in chronologischer Reihenfolge an ihren ursprünglichen Ort zurückzubringen. Die Informationen für die Datenerfassung sind dem Mantelbogen der Akte zu entnehmen. Das Antragsdatum und das Enddatum der Laufzeit sind zu erfassen. Die Aktenabholung muss in verschlossenen Transportbehältern erfolgen, die vom Auftragnehmer gestellt werden müssen. Der Auftragnehmer ist für die Vor- und Nachbereitungstätigkeiten im Zusammenhang mit dem Aktentransport verantwortlich, einschließlich der chronologischen Bündelung und Einsortierung der Akten. Die Entnahme der Akten aus den Regalen ist zu dokumentieren. Der Auftragnehmer muss geeignete, verschließbare, wasserfeste und transportsichere Transportbehälter bereitstellen und einen Vorschlag zur Auswahl der Transportbehälter mit dem Auftraggeber abstimmen. Bei jeder Abholung muss sich der Abholer authentifizieren. Bei Pannen während des Transports ist der Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Im Gebäude Heckingstraße 31 gibt es die Möglichkeit, ca. 1.000 Akten zwischenzulagern. Die Erfassung der Daten erfolgt in den Büroräumlichkeiten in der Heckingstraße 31, wo der Auftraggeber die benötigten Arbeitsmittel (Schreibtisch, Bürostuhl, Bildschirmarbeitsplatz mit Hardware und Software) zur Verfügung stellt. Der Auftragnehmer stellt das Transportmittel und die datenschutzkonformen Behältnisse für den Pendelverkehr bereit. Der Auftragnehmer ist für die Qualitätssicherung zuständig und prüft stichprobenartig, ob sich alle im Entnahmedokument genannten Akten im Transportbehälter befinden und korrekt zurückgebracht werden. Eine Dokumentation der Qualitätssicherung ist zu erstellen und bei der Abnahme vorzulegen.