Microsoft 365 Support und Beratung Osnabrück

Die Stadt Osnabrück beabsichtigt, die Betreuung und Optimierung ihrer Microsoft 365 Umgebung an einen externen Partner zu vergeben. Der Leistungsumfang umfasst die Verwaltung und den Support für eine Vielzahl von Microsoft 365 Diensten, darunter Exchange Online, SharePoint Online, Microsoft Teams und OneDrive for Business. Ebenso sind die Verwaltung von Azure Services, wie Blobstorage und Azure AI Services, sowie die Microsoft Power Platform Teil des Auftrags. Der zukünftige Partner wird für das Plattformmanagement, einschließlich der Tenant-Verwaltung mit Microsoft Entra ID, Identitäts- und Zugriffsverwaltung sowie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), verantwortlich sein. Dies schließt auch die Unterstützung für Microsoft Copilot für Microsoft 365 ein. Der Leistungsumfang beinhaltet Störungsmanagement auf 3rd-Level-Basis, IT-Support für Aufgaben wie Postfachmigrationen, Consulting und Projektmanagement, Monitoring und Systemgesundheits-Checks, sowie Schulungen und Change-Management. Des Weiteren ist der Partner für das Feature- und Release-Management zuständig, was die Evaluierung neuer Updates und Features sowie die Entwicklung von Implementierungsempfehlungen einschließt. Die kontinuierliche Überwachung der Microsoft 365 Umgebung zur Sicherstellung von Verfügbarkeit und Performance ist ebenfalls gefordert. Der Partner muss über spezifische Microsoft-Zertifizierungen verfügen, darunter Microsoft Premiumsupport für Partner, Modern Work, Exchange, Security und Infrastructure. Zusätzliche Zertifizierungen im Bereich Digital & App Innovation sowie wünschenswerte Zertifizierungen wie Microsoft Licensing Solution Partner (LSP) und Microsoft AI Cloud Partner Program werden erwartet. Nachweisbare Expertise in Plattform- und Tenant-Management, 3rd-Level-Support, Feature- und Release-Management sowie Monitoring und Systemgesundheit sind essenziell. Qualitätsanforderungen umfassen nachgewiesene Erfahrung mit Microsoft 365 und Azure, idealerweise im öffentlichen Sektor, sowie kontinuierliche Weiterbildung des Personals. Ein Service- und Notfallkonzept, die Einhaltung von Datenschutzstandards (DSGVO) und ISO-Zertifizierungen (ISO/IEC 27001 und ISO 9001) sind ebenfalls gefordert. Klare Kommunikationsstrukturen, regelmäßige Abstimmungstermine (Jour Fixe), proaktive Informationsdienste (Newsletter, Kundenportal) und Informationsveranstaltungen zu Microsoft-Technologien sind Teil der Zusammenarbeit. Die Vertragslaufzeit beträgt 12 Monate mit der Option auf Verlängerung. Service Level Agreements (SLAs) für Reaktions- und Lösungszeiten bei verschiedenen Prioritätsstufen sind definiert, ebenso wie Eskalationsstufen. Die Beauftragung erfolgt über feste und variable Leistungskontingente, wobei feste Leistungen wie Jour-Fixe-Termine und Feature-Management garantiert abgenommen werden, während variable Leistungen wie 3rd-Level-Support und Consulting auf Abruf erfolgen. Der Dienstleister muss ISO/IEC 27001 und ISO 9001 zertifiziert sein, einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen und die Datenhaltung innerhalb der EU sicherstellen. Ein umfassendes Notfallmanagement- und Business Continuity-Konzept ist ebenfalls erforderlich. Kritische K.O.-Kriterien umfassen die Verfügbarkeit von Mitarbeitern mit spezifischen Microsoft-Zertifizierungen, die Erbringung des Supports in deutscher Sprache auf C2-Niveau, die Bereitstellung einer Service- und Supporthotline sowie einer E-Mail-Adresse mit definierten Reaktionszeiten und die Vorlage von mindestens drei Referenzen für gleichartige Projekte.