Veranstaltungsdienstleister für Seminare, Trainings und Konferenzen

JUGEND für Europa sucht einen erfahrenen und professionellen Dienstleister zur Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen in Deutschland für den Zeitraum vom 01.10.2025 bis 30.09.2028, mit der Option auf einjährige Verlängerung. Die Zusammenarbeit erfolgt im Rahmen eines Abrufvertrags, bei dem durchschnittlich 60 Veranstaltungen pro Jahr erwartet werden. Diese Veranstaltungen lassen sich in drei Kategorien einteilen: Kategorie A (15-40 Teilnehmende, ca. 70%), Kategorie B (41-100 Teilnehmende, ca. 20%) und Kategorie C (über 100 Teilnehmende, ca. 10%). Die Formate umfassen Trainings, Seminare, Tagungen, Konferenzen und Netzwerkveranstaltungen, die eintägig oder mehrtägig sein können. Die Veranstaltungssprachen sind Deutsch und/oder Englisch. Etwa ein Drittel der Veranstaltungen sind wiederkehrend, während zwei Drittel neu konzipiert werden. Die Zielgruppen sind vielfältig und umfassen junge Menschen, Fachkräfte, Akteur*innen aus Jugend-, Engagement- und Sportpolitik sowie potenzielle Antragstellende. Der Standard der Dienstleistungen richtet sich nach der jeweiligen Zielgruppe und deren Bedürfnissen, wobei für junge Menschen Jugendherbergsstandard und für Fachkräfte mindestens Drei-Sterne-Standard oder vergleichbare Einrichtungen der Erwachsenenbildung vorgesehen sind. Der Leistungsumfang gliedert sich in allgemeines Projektmanagement (Planung, Steuerung, Ressourcenplanung, Risikomanagement, Budgetüberwachung, Dokumentation, Qualitätssicherung, Evaluationsbögen, Statusberichte) und Veranstaltungsmanagement. Das Veranstaltungsmanagement umfasst die Vorbereitung und Abstimmung, Location Management (Recherche, Angebotseinholung, Vergleich, Auswahl, Buchung, Prüfung auf Barrierefreiheit und Sicherheit, Rechnungsprüfung), Management von Unterkunft und Verpflegung (optional), Organisation des Rahmenprogramms (Konzeption, Organisation, Recherche, Buchung), Beschaffung von Drittleistungen (Catering, Technik, Mobiliar, Foto/Video, Kulturprogramm) sowie die Bereitstellung von Moderation, Ausstattung, Awareness-Teams, Dolmetscherdiensten, Pressearbeit und Social Media-Begleitung. Das Teilnehmermanagement beinhaltet die Kommunikation mit Teilnehmenden, Datenschutzkonformität, Anmeldung, Datenpflege und Aufbereitung. Die Vor-Ort-Betreuung umfasst Abstimmung, Empfang, Registrierung, Ansprechpartnerfunktion, Koordination bei Problemen, technischen Support und Projektleitung vor Ort. Die Reisekostenabrechnung beinhaltet Prüfung, Erfassung und Dokumentation. Technische und organisatorische Anforderungen beinhalten die Bereitstellung eines festen Ansprechpartners mit Stellvertretung, qualifiziertes Personal, ein Diversitäts- und Inklusionskonzept, die Nutzung digitaler Eventmanagement-Tools, die Beachtung öffentlicher Vergabeverfahren (UVgO) und der DSGVO sowie eine strukturierte Dokumentation. Die Dienstleistenden handeln eigenverantwortlich bei der Beauftragung Dritter und müssen alle Rechtsvorschriften einhalten. JUGEND für Europa behält sich das Recht vor, Leistungen kurzfristig oder in geringerem Umfang abzurufen und Änderungen im Aufgabenspektrum vorzunehmen. Für die Veranstaltungskategorien A, B und C gelten Höchstgrenzen von 5.000 €, 15.000 € bzw. 25.000 € pro Veranstaltung, die als Orientierung dienen und nur in begründeten Einzelfällen und in Absprache geändert werden können. Die Preisbewertung erfolgt jedoch ausschließlich auf Grundlage der Angaben im Preisblatt und der Bewertungsmatrix.