Druck und Versand von Passwort-Briefen

Die Ausschreibung beinhaltet den Druck und Versand von Passwort-Briefen für das Niedersächsische Kultusministerium (MK), um den Nutzern der Software NEO Niedersachsen individuelle Zugangsdaten zu übermitteln. Der Auftrag umfasst den sicheren Datenimport von personenbezogenen Daten und Sicherheitsmerkmalen über eine REST-API-Schnittstelle. Die Daten müssen mandantenfähig gespeichert, verarbeitet und gelagert werden, um eine Trennung von Daten anderer Auftraggeber zu gewährleisten. Der Druck der Passwort-Briefe erfolgt einfarbig schwarz auf weißem DIN A4-Papier mit einem Gewicht von mindestens 80g/m². Ein Sicherheitsmerkmal muss das initiale Passwort verdecken, sodass es bei geöffnetem Brief nicht lesbar ist. Die Druckerzeugnisse sind zu falzen und in DIN lang Umschläge mit Fenster zu kuvertieren. Es ist ein Closed-Loop-Verfahren zur Prüfung der Vollständigkeit und Vollzähligkeit der Druckaufträge erforderlich, einschließlich des ggf. notwendigen Nachdrucks. Die Verarbeitung der Briefe bis zum Verschließen der Umschläge muss im eigenen Unternehmen ohne Beteiligung Dritter erfolgen. Die Briefaufgabe zum Postversand muss innerhalb von 36 Stunden nach Datenerhalt erfolgen, wobei auch die niedersächsischen Inseln bedient werden müssen. Der Versand muss durch einen gewerblichen Anbieter für Postdienstleistungen erfolgen, der eine Beförderung der Briefsendungen innerhalb von drei bzw. vier Werktagen zusichert. Drucktägliche Statistikdaten müssen automatisiert über die REST-API geliefert werden. Nach erfolgreichem Abschluss des Closed-Loop-Verfahrens müssen die gespeicherten personenbezogenen Daten vollständig, sicher und endgültig gelöscht werden. Muster- und Fehldrucke sind sicher zu vernichten. Nach einem technischen Ausfall muss der Druck von Passwort-Briefen innerhalb von 48 Stunden wiederaufgenommen werden. Aus Gründen des Umweltschutzes und der Portooptimierung sollen Einzelsendungen in einem weiteren Umschlag zusammengefasst werden, sobald mehr als fünf Einzelsendungen mit derselben Anschrift vorgesehen sind. Die Anzahl der zusammenzufassenden Sendungen ist mit dem Auftraggeber abzustimmen. Ein aktives Umweltmanagement nach DIN EN ISO 14001:2015 sowie ein Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001:2015 sind erforderlich. Das verwendete Druckpapier sowie die Umschläge müssen über eine der folgenden Zertifizierungen verfügen: FSC Recycled, FSC 100% oder Blauer Engel. Ansprechpersonen für organisatorische und technische Themen hinsichtlich datenschutz- und informationssicherheitsrelevanter Ereignisse sind zu benennen. Der Auftraggeber ist umgehend über sicherheitsrelevante und/oder technische Änderungen an Einrichtungen zum Druck der Passwort-Briefe oder über sonstige Vorfälle zu informieren. Das Auftragsvolumen umfasst bis einschließlich Dezember 2027 geschätzt bis zu 125.000 Passwort-Briefe und danach jährlich bis zu 6.000 Passwort-Briefe für die restliche Vertragslaufzeit.