Kongressagentur für Leipzig

Die zu beschaffende Leistung umfasst die umfassende Organisation des XXVI. Internationalen Grasland Kongresses (IGC) 2027, der in Leipzig stattfinden wird. Der Kongress, der vom 13. bis 18. Juni 2027 geplant ist, wird voraussichtlich 600 bis 700 Teilnehmende anziehen und in der Kongresshalle am Zoo stattfinden. Die Kongresssprache ist Englisch. Die Aufgaben umfassen die Erstellung und Pflege einer modernen, responsiven Kongress-Website inklusive Tracking, die ein einheitliches Kongress-Layout aufweist und alle relevanten Informationen wie Programm, Aussteller, Abstract-Einreichung, Registrierung und Kontaktmöglichkeiten integriert. Zudem ist eine Kongress-App/Web-App mit digitalem Programm, Anzeige der Abstracts, individueller Agenda-Erstellung und Networking-Funktion zu entwickeln. Ein wesentlicher Bestandteil ist das Abstract- und Review-Management, das die Verwaltung der eingereichten Abstracts, die Organisation eines wissenschaftlichen Review-Prozesses mit 70-80 Reviewern und die Erstellung eines digitalen Conference Proceedings Book umfasst. Die Programmplanung beinhaltet die Erstellung des Programms mit Keynotes, parallelen Sessions, Poster-Sessions und Workshops, die Organisation der räumlichen Aufteilung und die Planung von Eingangs-, Registrierungs-, Pausen- und Cateringzonen. Das Management von Referierenden und Session Convenors ist ebenfalls Teil der Aufgaben. Die Teilnehmendenregistrierung und das Zahlungsmanagement umfassen den Aufbau eines Online-Registrierungssystems, die Integration von sicheren Zahlungsoptionen, die Bereitstellung von Rechnungen und Teilnahmebescheinigungen sowie die Einrichtung eines Helpdesks. Der Druckaufwand soll minimal sein, die Hauptkommunikation erfolgt über Webseite und digitale Medien. Das Aussteller- und Sponsorenmanagement beinhaltet die Planung und Organisation eines Ausstellungsbereichs, die Ausarbeitung von Sponsoringpaketen und die Betreuung von Sponsoren und Ausstellern. Das Hotelmanagement umfasst die Integration des bereits beauftragten Hotelservices in die Kongress-Website und ein Festkontingent für Speaker. Die Koordination und Kommunikation mit Drittdienstleistern, die Organisation des Kongress-Caterings, die Planung von Opening Reception und Conference Dinner sowie die Bereitstellung der Technik sind weitere Aufgaben. Die Betreuung vor Ort umfasst den Betrieb eines Conference Office, die Betreuung der Registrierung, das Speaker-Management und die Betreuung der Hörsaalorganisation. Zudem sind Mid-Conference-Exkursionen zu planen und zu organisieren. Das Projektmanagement, die Kongresskoordination und die Einhaltung der DSGVO sind ebenfalls Bestandteile der Leistung. Optional können die Plenary Sessions aufgezeichnet und für die Veröffentlichung bereitgestellt werden.