Abrechnungsdienstleistungen für Privat- und Wahlarztleistungen

Die Leistung umfasst das Erstellen der Liquidationen für die stationären und ambulanten privat- und wahlärztlichen Behandlungsleistungen einschließlich Hybrid-DRG und konsiliarischer Leistungen. Weiterhin beinhaltet die Leistung die Bearbeitung der für die Liquidation eingegangenen Zahlungen sowie die Korrespondenz mit den Patienten, den privaten Krankenversicherern, Beihilfestellen und anderen Kostenträgern, die die Abrechnung betreffen, einschließlich des außergerichtlichen Mahnverfahrens. Die abzudeckenden Fachbereiche des Standortes Ludwigshafen sind Unfallchirurgie und Orthopädie, Neurochirurgie, Hand-, Plastische- und Verbrennungschirurgie, Anästhesie, Intensiv- und Schmerzmedizin, Querschnittsgelähmte und Technische Orthopädie, Radiologie sowie Rehabilitation. Das geschätzte jährliche Abrechnungsvolumen am Standort Ludwigshafen beträgt ca. 2,65 Mio. Euro, aufgeteilt in ca. 2,4 Mio. Euro stationäres Erlösvolumen und 255 TEuro ambulantes und konsiliarisches Erlösvolumen. Diese Schätzung stellt weder eine Mindest- noch eine Höchstmenge dar. Die Leistung zur Abrechnung von privat- und wahlärztlichen Leistungen umfasst im Wesentlichen die Übernahme, Erfassung, Ermittlung und vollständige Auswertung der abrechnungsfähigen privat- und wahlärztlichen Leistungen für den stationären, ambulanten und konsiliarischen Bereich auf Basis der vom Auftraggeber überlassenen Abrechnungsunterlagen. Hinzu kommt die Betreuung vor- und nachgelagerter Prozesse, die im Zusammenhang mit der Abrechnung der privat- und wahlärztlichen Leistungen stehen. Die Unterlagen werden dem Auftragnehmer in digitaler Form über ein vom Auftragnehmer bereitgestelltes, gesichertes Online-Portal zur Verfügung gestellt. Sofern im weiteren Digitalisierungsprozess die Einrichtung von EDV-Schnittstellen zum Krankenhausinformationssystem des Auftraggebers erforderlich wird, übernimmt der Auftragnehmer deren Implementierung sowie die Wartung und den Support. Der Auftragnehmer berät und unterstützt den Auftraggeber bei der digitalen Übermittlung der Abrechnungsunterlagen. Die Bearbeitungszeit zur Rechnungserstellung durch den Auftragnehmer soll maximal 14 Tage nach Eingang der Unterlagen betragen, in begründeten Ausnahmefällen maximal 21 Tage. Aus den Rechnungen muss eindeutig hervorgehen, dass die Forderung im Namen und für Rechnung des Auftraggebers erfolgt. Die Abrechnungen müssen rechtskonform sein und alle relevanten gesetzlichen Bestimmungen und Richtlinien, insbesondere die Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ), der DKG-Nebenkostentarif (DKG-NT) sowie sämtliche datenschutzrechtliche Vorschriften einhalten. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass alle an der Abrechnung beteiligten Mitarbeiter stets auf dem aktuellen fachlichen Stand sind und regelmäßig an Fortbildungen teilnehmen. Der Auftragnehmer ist verantwortlich für die Ermittlung der abrechenbaren Leistungen und hat durch geeignete Maßnahmen Doppelabrechnungen zu vermeiden. Zudem ist für jeden Patienten eine Plausibilitätsprüfung der Unterlagen durchzuführen. Fehlende medizinische Leistungen sind umgehend mit dem Auftraggeber abzustimmen. Sachkosten sind, wo möglich, in Abrechnung zu bringen. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber über weitere abrechenbare Sachkosten zu informieren. Im Bereich der ästhetischen Chirurgie ist die Umsatzsteuer zu berücksichtigen. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich über wesentliche Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen zu informieren. Er berät und unterstützt den Auftraggeber bei der juristisch einwandfreien Durchführung der privat- und wahlärztlichen Leistungserbringung, einschließlich der Prüfung vertraglicher Voraussetzungen und der Wahlarztrecht. Der Auftragnehmer prüft kontinuierlich die Aktualität und Rechtskonformität der Formulare des Auftraggebers und informiert bei gesetzlichen Änderungen über notwendige Anpassungen. Bei wirtschaftlichen Entscheidungen bezüglich der Abrechnungshöhe hält der Auftragnehmer Rücksprache mit dem Auftraggeber. Eine fortwährende Sichtung der Abrechnungsunterlagen auf fehlende Fälle oder Unterlagen ist zu gewährleisten. Die Einreichung der abrechnungsbezogenen Unterlagen erfolgt je Fachabteilung, Ausnahmen sind gesondert zu vereinbaren. Der Auftragnehmer ist für den Versand der erstellten Rechnungen verantwortlich, wobei der Patient eine Originalrechnung und eine Kopie erhält. Die Rechnungsstellung ist an den Patienten bzw. den zahlungspflichtigen Kostenträger zu richten, mit dem Auftragnehmer als Absender unter Benennung des Auftraggebers. Der Auftragnehmer führt die gesamte anfallende Korrespondenz, bearbeitet Rückfragen und Reklamationen von Patienten bzw. Kostenträgern. Bei unzustellbaren Rechnungen informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich. Das Zahlungsziel beträgt 30 Tage; Teilzahlungsvereinbarungen sind möglich. Nach dem Versand der Rechnungen erhält der Auftraggeber ein Rechnungs-ausgangsjournal im Onlineportal. Die Buchungen der Zahlungseingänge erfolgen durch den Auftragnehmer auf einem insolvenzsicheren offenen Treuhandkonto. Sämtliche Zahlungseingänge sind dem Auftraggeber monatlich zu benennen und die Auszahlung hat monatlich auf ein vom Auftraggeber zu benennendes Konto zu erfolgen. Eine Beteiligungsberechnung für die einzelnen liquidierenden Ärzte ist vom Auftragnehmer zu erstellen und monatlich bereitzustellen. Der Auftragnehmer erstellt Kostenvoranschläge für geplante privat- und wahlärztliche Leistungen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben unter Anwendung der GOÄ. Die Erstellung des Kostenvoranschlags hat innerhalb von maximal 5 Werktagen zu erfolgen. Vorauszahlungen von Patienten sind direkt an den Auftraggeber zu leisten. Für die Erstellung der Kostenvoranschläge erhält der Auftragnehmer eine gesonderte Vergütung, die bei der Rechnungsstellung in Abzug gebracht wird. Gemeinsam mit dem Auftraggeber sind Honorarvereinbarungen/Preislisten für Eingriffe innerhalb der ästhetischen Chirurgie zu erarbeiten. Der Auftragnehmer führt unmittelbar nach Ablauf der Zahlungsfrist ein außergerichtliches Mahnverfahren bis zur zweiten Mahnstufe durch. Die Kosten hierfür trägt der Auftragnehmer. Nach erfolglosem außergerichtlichem Mahnverfahren versendet der Auftragnehmer alle Unterlagen zur gerichtlichen Einziehung an den Auftraggeber. Der Auftragnehmer hat ein Onlineportal bereitzustellen, über das der Austausch sämtlicher Unterlagen, Statistiken, Reports, Rechnungen sowie die Kommunikation strukturiert und übersichtlich abgewickelt wird. Die elektronische Datenübermittlung hat stets unter Berücksichtigung aktueller IT-Sicherheitsstandards zu erfolgen. Alle Daten müssen für den Auftraggeber mindestens 10 Jahre lang abrufbar bzw. bereitgestellt werden und sind kryptografisch zu verschlüsseln. Der Auftragnehmer stellt verschiedene Statistiken und Reports zur Verfügung, darunter eine Abrechnungsvollständigkeitsliste, Rechnungsausgangs- und Zahlungseingangslisten, Übersicht über die Zahlungseingänge, Beteiligungsberechnung, Liste der offenen Posten, Ziffernstatistiken und einen Managementreport. Die für die Auftragsausführung eingesetzten Mitarbeiter müssen die deutsche Sprache beherrschen und über entsprechende Qualifikationen und Berufserfahrung verfügen. Sie werden mindestens jährlich geschult. Der Auftragnehmer ist zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften über den Datenschutz verpflichtet und es ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO zu vereinbaren. Der Auftragnehmer gewährleistet eine professionelle Organisations- und Prozessberatung mit Schulung der Mitarbeiter des Auftraggebers. Er überprüft die Abläufe und die Organisation der Dokumentation und Datenbereitstellung vor Ort und unterbreitet Verbesserungsvorschläge. Das Personal wird hinsichtlich der rechtlichen Grundlagen geschult. Der Auftragnehmer schult mindestens jährlich das mit der Dokumentation befasste Personal der Fachbereiche individuell, mit dem Ziel einer vollständigen abrechnungsfähigen Leistungserfassung. Er gibt mindestens halbjährlich Feedback an die jeweiligen Fachbereiche hinsichtlich der Dokumentationsqualität und unterstützt die Optimierung des Abrechnungsvolumens. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Erstellung von Kostenvoranschlägen und der Erarbeitung von Honorarvereinbarungen. Der Onboarding- und Offboarding-Prozess wird strukturiert gestaltet.