Beschaffung einer Software zur Mitteilungsverordnung für die Universität zu Köln

Die Universität zu Köln beabsichtigt die Beschaffung einer Software, die die Anforderungen der Mitteilungsverordnung (MV) erfüllt. Diese Software soll die Universität dabei unterstützen, notwendige Mitteilungen effizient, sicher und rechtskonform an die zuständigen Behörden zu erstellen und zu übermitteln. Die Software muss mit den aktuellen Anforderungen der Mitteilungsverordnung konform sein und regelmäßig aktualisiert werden, um Gesetzesänderungen oder neue Vorschriften automatisch zu berücksichtigen. Eine benutzerfreundliche Bedienung mit intuitiver Oberfläche ist essenziell, um auch nicht-technischen Nutzern eine einfache Anwendung zu ermöglichen. Dies beinhaltet eine klare Struktur, konsistente Elemente, verständliche Symbole und Begriffe, Feedback für den Nutzer sowie Fehlertoleranz. Funktional muss die Software die automatische Generierung von Mitteilungsdokumenten auf Basis amtlich vorgeschriebener Datensätze und Vorlagen ermöglichen. Sie soll Inhalte aus mehreren Datenquellen zusammenfassen, die Bagatellgrenze selbstständig prüfen und eine Liste der Regulierungsdaten inklusive möglicher Fehlermeldungen bereitstellen. Individuelle Anpassungen von Inhalten und Fehlermeldungen müssen möglich sein. Die elektronische Übermittlung an zuständige Behörden soll über amtlich bestimmte Schnittstellen, idealerweise Webservices, erfolgen. Die Software soll Meldungen und den Versand per E-Mail und elektronischer Schnittstelle (z.B. Elster) ermöglichen. Die Übermittlung von Mitteilungsdokumenten oder gemeldeten Daten an die meldepflichtigen Personen per E-Mail ist ebenfalls gefordert, wobei auch die Möglichkeit zum Ausdrucken bestehen muss. Eine Kommunikationsschnittstelle mit der Finanzverwaltung, die auch Rückmeldungen des Finanzamts ermöglicht, ist erforderlich. Die Software muss Datenimport, -export und -verarbeitung aus anderen Systemen (Excel, CSV, ERP) unterstützen. Die Speicherung von Mitteilungen und der Kommunikation mit dem Finanzamt in einer zentralen Datenbank mit klarer Dokumentation ist notwendig. Die Möglichkeit zur Verschlüsselung und sicheren Aufbewahrung personenbezogener Daten ist gefordert. Prüf- und Kontrollfunktionen umfassen die automatische Validierung der eingegebenen Daten auf Vollständigkeit und Plausibilität sowie Audit-Trails zur Nachverfolgbarkeit aller Mitteilungen. Technisch muss die Software mit der bestehenden Systemlandschaft der Universität zu Köln (SAP ERP 6.0, Windows, Notes) kompatibel sein und die Umstellung auf zukünftige Landschaften in S4 mitbegleiten. Eine Anbindung an das IDM der Universität ist erforderlich. Der Anbieter muss Supportleistungen für aktuelle und nachfolgende Versionen erbringen, unabhängig von Versionswechseln. Die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur, Multi-User-Funktionalität mit rollenbasierter Rechtevergabe, die Sicherstellung von Datenschutz und Datensicherheit gemäß DSGVO, ein Webclient oder eine ausführlich dokumentierte Installationsanleitung des Clients sowie die Nutzung von Standardsoftware sind weitere Anforderungen. Sicherheitsanforderungen umfassen die Erfüllung der DSGVO durch Datenverschlüsselung und sichere Übertragungsprotokolle, rollenbasierte Zugriffskontrolle und regelmäßige, automatische Datensicherung. Support und Service beinhalten deutschsprachigen technischen Support, regelmäßige Softwareaktualisierungen zur Abdeckung gesetzlicher Änderungen sowie Schulungen und ausführliche Dokumentation. Lieferung und Implementierung umfassen die Integration in die IT-Landschaft, Realisierung und Testbegleitung, optionale Unterstützung bei der Umstellung auf SAP S4 Hana, wobei die Leistung ausschließlich remote erbracht wird.