Frankier- und Kuvertiersysteme für Deutsche Bahn

Die Deutsche Bahn AG beabsichtigt den Abschluss einer mengenoffenen Rahmenvereinbarung über den Kauf von Postsystemen, unterteilt in Frankiersysteme und Kuvertiersysteme. Einzelverträge entstehen durch Bestellungen der Deutschen Bahn AG und verbundener Konzernunternehmen. Optional können Serviceverträge für die Geräte abgeschlossen werden. Leistungsgegenstand ist der Kauf von fabrikneuen oder wiederaufbereiteten Systemen sowie Wartungs- und Reparaturleistungen innerhalb definierter Service-Levels. Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass wiederaufbereitete Geräte alle fachlichen und technischen Anforderungen erfüllen. Zum Lieferumfang gehören Bedienungshandbücher in deutscher Sprache, Lieferung, Installation und Inbetriebnahme der Systeme vor Ort, Sicherstellung der Produktverfügbarkeit und eines flächendeckenden Servicenetzes. Weiterhin umfasst der Auftrag die Lieferung von Verbrauchsmaterial, die Vorhaltung von Ersatzteilen, Beratung, kostenfreie Rücknahme von Verpackungen und Tintenbehältern sowie ein quartalsweises Reporting. Der Auftragnehmer muss die Nutzung von SAP Business Network als Bestellplattform ermöglichen. Die Mengenangaben sind Schätzmengen und können sich verändern. Die Lieferung erfolgt originalverpackt und mit vollständiger Dokumentation frei Verwendungsstelle. Der Auftragnehmer stellt einen Single Point of Contact (SPOC) für technische Fragen und Störungsmeldungen bereit, der an Arbeitstagen von 8.00 bis 17:00 Uhr erreichbar ist. Die benötigten Postsysteme müssen bestimmte technische Anforderungen erfüllen und optional erweiterbar sein. Die Systeme müssen 7x24 Stunden eigenverantwortlich betrieben werden können. Die Ausschreibung umfasst Frankiersysteme in drei Leistungsklassen (bis 350, 1200 und 4500 Briefe pro Tag) und Kuvertiersysteme in zwei Leistungsklassen (bis 1000 Stück pro Tag). Zertifizierungen wie CE-Kennzeichnung, GS-Zeichen und Nachweise für stromsparende Kriterien sind erforderlich. Die angebotenen Tintenprodukte müssen auf gesundheitsbedenkliche Inhaltsstoffe geprüft und von der Deutschen Post hinsichtlich Druckqualität zertifiziert sein. Der Auftragnehmer muss den Auftraggeber unverzüglich informieren, wenn Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers fehlen. Auftragsbestätigungen erfolgen innerhalb von zwei Arbeitstagen. Die angebotenen Gerätemodelle müssen mindestens 24 Monate nach Vertragsbeginn verfügbar sein. Die Lieferung und Inbetriebnahme sind maximal 10 Arbeitstage nach Bestelleingang durchzuführen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Besteller unverzüglich zu informieren, wenn Umstände eintreten, die zur Abweichung von vereinbarten Bedingungen führen. Technikereinsätze, z. B. für Umzüge, werden innerhalb von maximal 8 Arbeitstagen durchgeführt. Der vollständige Aufbau und die Inbetriebnahme erfolgen am Aufstellort, wobei die lokalen Gegebenheiten im Vorfeld zu klären sind. Eine Geräteabnahme mit Leistungs- und Funktionstest wird durchgeführt, und der Auftragnehmer erstellt eine Dokumentation des betriebsbereiten Zustands. Eine kostenfreie Inbetriebnahme-Schulung für bis zu 3 Mitarbeiter wird durchgeführt, optional gefolgt von einer Nachschulung. Optional kann ein Wartungsvertrag abgeschlossen werden, der alle Maßnahmen zur Erhaltung des betriebsbereiten Zustands umfasst. Die Servicezeit ist Mo – Fr von 8 – 17 Uhr, und die Reaktionszeit beträgt 8 Stunden. Der Auftragnehmer hat die Pflicht, den Auftraggeber über die Entstörungseinsätze in Form eines quartalsweisen Reporting zu informieren. Die Verbrauchsmaterial-Belieferung erfolgt innerhalb von zwei Arbeitstagen. Es dürfen nur geeignete Verbrauchsmaterialien geliefert werden, und alle leeren Verbrauchsmaterialien sind auf Anforderung vom Auftragnehmer kostenfrei zurückzunehmen. Der Auftragnehmer stellt die Bestelldaten für die definierten Produkte je Leistungsklasse in einem elektronischen Bestellkatalog ein. Der Kaufpreis enthält die reinen Systemkosten, während Tinte, Verbrauchsmaterialien sowie Wartungs- und Instandhaltungskosten separat bepreist werden. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einzuhalten.