Microsoft Lizenzen für Stadtverwaltung und Education-Bereich

Die Stadt Gronau (Westf.) benötigt Lizenzen für aktuelle Microsoft-Produkte, um ihre IT-Infrastruktur zu aktualisieren. Derzeit werden Windows Server 2016 Datacenter und Microsoft Office 2016 Professional Plus eingesetzt. Zukünftig sollen Windows Server 2025 Datacenter und Microsoft Office 2024 LTSC verwendet werden. Die Lizenzen müssen als Volumen-Kauflizenzen erworben werden, wobei Mietmodelle ausgeschlossen sind. Gebrauchte Volumenlizenzen sind unter bestimmten Voraussetzungen zulässig, einschließlich einer Eigenerklärung zur Erschöpfung von Lizenzrechten und einer Freistellungserklärung. Lizenz-Keys werden als KMS-Lizenzen für den lokalen KMS-Server der Stadt bereitgestellt, wobei 40 Office-Lizenzen als MAK-Keys benötigt werden. Die Lieferung der Lizenzen inklusive Dokumentation soll umgehend nach Zuschlagserteilung erfolgen, spätestens innerhalb von 14 Kalendertagen. Neue Volumenlizenzen müssen im Microsoft Admin-Portal der Stadt hinterlegt werden. Bei gebrauchten Lizenzen ist ein wirtschaftsprüferisches Testat beizufügen. Die Rechnungsstellung erfolgt nach vollständiger Lieferung, die Zahlung innerhalb von 30 Tagen. Es sind mindestens drei vergleichbare Referenzlieferungen aus den letzten drei Jahren nachzuweisen. Zusätzlich sind Präqualifizierung, Gewerbeanmeldung, Auszug aus dem Handelsregister, Nachweise zur Sozialversicherung und Berufsgenossenschaft sowie eine Haftpflichtversicherung über mindestens 5.000.000 EUR einzureichen. Parallel dazu sucht die Stadt Gronau (Westf.) einen Handelspartner für die Beschaffung und Zuteilung von Microsoft 365 Lizenzen für Schulen im Rahmen des Enrollment for Education Solutions (EES) Programms. Dieses Programm ermöglicht Bildungseinrichtungen den Erwerb von Lizenzen, die an die Nutzerzahl angepasst sind. Die Stadt betreibt ein Rechenzentrum mit virtualisierten Microsoft-Servern und benötigt Lizenzen für 660 Lehrer (FTEs) sowie entsprechende Schülerlizenzen. Der Vertrag soll über drei Jahre laufen, mit jährlicher Vergütung. Der Handelspartner übernimmt die Vorbereitung und den Abschluss des EES-Vertrags, einschließlich der Registrierung im EES-Portal und der Einbindung in die Microsoft-Plattform. Die Zuteilung der Lizenzen auf die jeweiligen Schul-Tenants erfolgt ebenfalls durch den Bieter. Die Abrechnung der Dienstleistung erfolgt nach Aufwand, wobei für den Angebotsvergleich pauschal 8 Stunden angesetzt werden. Die Umstellung muss reibungslos erfolgen, ohne Beeinträchtigungen für die Endnutzer. Die neuen Lizenzen müssen mindestens dem Leistungsumfang der bisherigen "Microsoft 365 Education A3"-Lizenzen entsprechen. Die kostenlosen Benefit-Lizenzen für Schüler müssen ebenfalls bereitgestellt werden. Der Vertrag beginnt voraussichtlich am 01.11.2025, der Abschluss und die Integration der Lizenzen müssen bis spätestens 31.10.2025 erfolgen. Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt, basierend auf dem niedrigsten Preis.