Bewerbermanagement-Software für Unfallversicherungsträger

Die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) beabsichtigt den Abschluss einer Rahmenvereinbarung für die zeitlich befristete Überlassung einer Standardsoftware für das Bewerbermanagement. Diese Software soll den gesamten internen und externen Recruitingprozess der VBG sowie weiterer abrufberechtigter Unfallversicherungsträger (BGHM, BGW und weitere Unfallkassen) abbilden. Die Lizenzierung der Software wird sich nach der Anzahl der Mitarbeitenden der beteiligten Organisationen oder nach der Anzahl der jährlich eingegangenen Bewerbungen richten. Die VBG benötigt die Software als On-Premise-Installation, die ab dem 01.11.2025 produktiv nutzbar sein muss. Die Rahmenvereinbarung soll eine Mindestlaufzeit von 24 Monaten haben und sich automatisch zweimal um jeweils 12 Monate verlängern, bis zu einer maximalen Laufzeit von 48 Monaten. Die Software muss auf Windows-Servern lauffähig sein und das Datenbankmanagementsystem Microsoft SQL unterstützen. Eine Schnittstelle zum Single-Sign-On ist ebenfalls erforderlich. Die Bereitstellung für die Nutzer soll über Citrix, ein Web-Interface oder eine paketierbare Client-Software erfolgen. Hohe Stabilität und Performance bei etwa 100 gleichzeitigen Zugriffen sind gefordert. Der Support muss in deutscher Sprache erfolgen. Die Usability der Software sollte intuitiv und attraktiv sein, basierend auf den Kriterien der DIN ISO 9241-110. Pflicht- und optionale Felder müssen klar gekennzeichnet sein, und die Benutzeroberflächen sollen konsistent gestaltet sein. Anwender erhalten Hilfestellungen bei Fehlern, und Filter/Suchen können individuell gespeichert werden. Die Benutzeroberflächen müssen sich an gängige Endgeräte wie Smartphones und Tablets anpassen. Barrierefreiheit gemäß BITV 2.0 ist ein wichtiges Kriterium, ebenso wie die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften zur Datensicherheit, einschließlich Anonymisierung und fristgerechter Löschung von Bewerberdaten. Das Multiposting von Stellenausschreibungen auf verschiedenen Plattformen direkt aus dem System heraus ist gewünscht, inklusive Anbindung an Jobportale wie die der Bundesagentur für Arbeit. Das Online-Bewerbungsformular muss individuell anpassbar sein, mit der Möglichkeit, eigene Felder zu erstellen und zu verwalten. Stellenausschreibungen sollen eigenständig im Veröffentlichungszeitraum festgelegt und bei Bedarf verlängert werden können. Die Bewerbung muss ohne vorherige Registrierung möglich sein, und Bewerber sollen den Status ihrer Bewerbung einsehen können. One-Click-Bewerbungen via Xing sind ebenfalls erwünscht. Die Software muss eine selbst zu administrierende Berechtigungsvergabe und ein Rollenkonzept bieten. Eine Schnittstelle zum Personalverwaltungssystem SAP HCM zur Übertragung von Stammdaten und zur Steuerung von Berechtigungen ist erforderlich. Die Anwender sollen durch das System geleitet werden, und alle Personalbeschaffungsprozesse müssen eigenständig abbildbar und änderbar sein. Bewerberdaten dürfen nicht zum Training von KI-Algorithmen verwendet werden, und es darf keine automatisierte Entscheidungsfindung bei der Stellenbesetzung stattfinden. Die gesamte schriftliche Kommunikation muss aus dem System heraus erfolgen, mit der Möglichkeit des zeitverzögerten Versands und einer Vorschau von E-Mails. E-Mail- und Briefvorlagen sollen eigenständig erstellbar sein. Korrespondenzen werden automatisch der Bewerbung zugeordnet und archiviert. Bewerbungseingänge außerhalb des Systems müssen importierbar sein. Doppelbewerbungen sollen vom System erkannt und kenntlich gemacht werden. Ein Talentpool oder Pool für Initiativbewerbungen kann eingerichtet werden. Ein integriertes Terminplanungstool oder eine Schnittstelle zu Outlook ist erforderlich. Individuelle Bewertungsmaßstäbe und -skalen müssen definierbar sein, und rechtliche Anforderungen des öffentlichen Dienstes bezüglich Beurteilungen und Ablehnungen von Bewerbungen müssen abbildbar sein. Eine automatische Bewerbendenübersicht, die individuell sortierbar und filterbar ist, wird benötigt. Ein Direktvergleich von Bewerbungen ist möglich. Die Erstellung individueller Dashboards zur Auswertung von Bewerberdaten und der Export von Auswertungen in Excel sind gefordert. Gängige KPIs wie time to hire und time to fill müssen darstellbar sein.