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Retrokonversion von Findmitteln und Registerbänden für Staatliche Archive Bayerns

Auftraggeber
Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns
80539, München
Veröffentlicht
Angebotsfrist
31.03.26
11.05.26, 10:00

Steckbrief

Retrokonversion
Findmittel
Registerbände
Archive
Datenerfassung

Zusammenfassung

Die Ausschreibung betrifft die Retrokonversion von insgesamt 134 archivischen Findmitteln und Registerbänden der Staatlichen Archive Bayerns. Die zu erfassenden Bestände umfassen gebundene Findbücher, Registerbände, Karteien, Leitz-Ordner und Hefte aus dem 18. bis 20. Jahrhundert. Ziel ist die elektronische Erfassung der Daten für die Weiterverarbeitung in archivischen Erschließungssystemen und die Online-Präsentation. Der Gesamtumfang wird auf etwa 583.515 Verzeichnungseinheiten mit rund 46,6 Millionen Zeichen geschätzt. Die Leistung ist in drei Lose unterteilt, die sich nach der Art der Findmittel und der Schriftform unterscheiden.

Zeitplan

Bekanntmachung31.03.26
Heute05.04.26
Abgabefrist11.05.26
Veröffentlichungsende11.05.26
Laufzeitbeginn31.05.26
Laufzeitende30.12.26

Ausschreibung

Reichweite:
EU
Vergabeart:
Offenes Verfahren
Vergabeverordnung:
VgV
Leistung:
Dienstleistungen
Klassifizierung:
Dienstleistungen von Archiven
Zuschlagskriterien:
Qualitätskriterium (40), Preiskriterium (60)
Erfüllungsort:
München, DE212, Deutschland

Auftraggeber

Name
Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns
Adresse
Schönfeldstraße 580539 MünchenDE212Deutschland
Website
https://www.deutsche-evergabe.de
Kontakt
poststelle@gda.bayern.de+49 89286382596

Abgabe

Abgabeform:
Elektronisch
Angebotssprachen:
Deutsch
Anzahl der Angebote:
Mehrere Hauptangebote sind zulässig.Nebenangebote sind nicht zulässig.

Lose

Los 1: Nachlassregister

Das Los beinhaltet die elektronische Erfassung von 56 teils mehrbändigen Nachlassregistern des 19. und 20. Jahrhunderts mit ca. 397.349 Verzeichnungseinheiten und ca. 19.255.772 (überwiegend handschriftlichen) Zeichen für eine elektronische Weiterverarbeitung in archivischen Erschließungssystemen und die Online-Präsentation. Es handelt sich um 230 Einzelbände.

Los 2: maschinenschriftliche Findmittel

Das Los beinhaltet die elektronische Erfassung von 50 maschinenschriftlichen Findmitteln des 20. Jahrhunderts mit ca. 134.938 Verzeichnungseinheiten und ca. 12.150.505 (überwiegend maschinenschriftlichen) Zeichen für eine elektronische Weiterverarbeitung in archivischen Erschließungssystemen und die Online-Präsentation. Es handelt sich um 75 Einzelstücke in verschiedenen Erscheinungsformen (v.a. gebundene Bände, Hefte Leitz-Ordner). Hinzu kommen drei Karteien.

Los 3: handschriftliche Findmittel

Das Los beinhaltet die elektronische Erfassung von 28 teils mehrbändigen Findmitteln aus dem 18., 19. und 20. Jahrhundert mit 51.228 Verzeichnungseinheiten und ca. 15.225.415 Zeichen (nahezu ausschließlich handschriftlich) für eine elektronische Weiterverarbeitung in archivischen Erschließungssystemen und die Online-Präsentation. Insgesamt handelt es sich um 56 Einzelbände.

Voraussetzungen

Referenzen:
  • Es sind mindestens zwei Referenzen über einschlägige Dienstleistungen bevorzugt im Bereich von Kultureinrichtungen vorzulegen.
Finanziell:
  • Jahresumsatz der letzten drei Jahre in diesem einschlägigen Geschäftsfeld
Rechtlich:
  • Handelsregisterauszug
Sonstige:
  • Für die Lose 1 und 3 sind für die Endkontrolle der handschriftlichen Findmittel zwingend sehr gute Lesefähigkeiten von Handschriften des späten 18. bis 20. Jahrhunderts (Kurrentschrift) Voraussetzung. Für Los 3 muss wegen der inhaltlichen Komplexität der Findmittel die Endkontrolle zudem durch eine einschlägig geschichtswissenschaftlich oder archivarisch geschulte Kraft erfolgen.
  • Für sämtliche Lose sind für die Endkontrolle sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache Voraussetzung, d.h. Muttersprachler oder Niveau C2 des Gemeinsamen Europäischen Sprachrahmens. Für Los 3 sind zudem gute Kenntnisse der lateinischen Sprache notwendig.

Dokumente

Dateiname

  • Erklaerung_bezug_russland.pdf

    Vertragliches
    117 KB
    2 Seiten
    Eigenerklärung zum Ausschluss von der Auftragsvergabe bei Vorliegen eines Bezugs zu Russland gemäß Verordnung (EU) 2022/576.

  • Anlage+3+Mengengerüst+Retrokonversion+Ausschreibung+2026+Los+3.xlsx

    Leistungsumfang
    24 KB
    2 Tabellen
    Detaillierte Aufstellung der zu bearbeitenden Findmittel für Los 3, inklusive Angaben zu Zeichenzahl, Verzeichnungseinheiten und Archivstandorten.

  • Retrokonversion+2026+Beispiel+1.zip

    37,4 MB

  • StAAm,+Fürstentum+Obere+Pfalz,+Oberstforstmeisteramt+Amberg.zip

    8,9 MB

  • Angebotsgestaltung,+Bewertungskriterien+und+ergänzende+Bedingungen+Retrokonversion+01.04.2026.docx

    Richtlinien
    40 KB
    6 Seiten
    Leitfaden zur Erstellung des Angebots mit Informationen zu Fristen, Formvorgaben, erforderlichen Inhalten und Bewertungskriterien.

  • Erfassungsanweisung+Amtsgericht+Nürnberg,+Nachlassakten+1962+Beispiel.docx

    Leistungsumfang
    29 KB
    7 Seiten
    Spezifische technische Anweisung zur elektronischen Erfassung von handschriftlichen Nachlassakten des Jahrgangs 1962.

  • Anlage+5+Muster-Erfassungstabelle+Nachlassakten.xlsx

    Leistungsumfang
    19 KB
    12 Tabellen
    Tabellenvorlage mit Spaltendefinitionen für die Erfassung verschiedener Typen von Nachlassregistern und Namensverzeichnissen.

  • Anlage+2+Mengengerüst+Retrokonversion+Ausschreibung+2026+Los+2.xlsx

    Leistungsumfang
    25 KB
    2 Tabellen
    Detaillierte Aufstellung der zu bearbeitenden Findmittel für Los 2, unterteilt nach maschinenschriftlichen und handschriftlichen Anteilen.

  • Anlage+4+Erfassungsanweisung+Muster+Nachlassakten_Staatliche+Archive+Bayerns.docx

    Leistungsumfang
    69 KB
    43 Seiten
    Muster und allgemeine Hinweise zur Nutzung von Erfassungsanweisungen für Nachlassakten in den Staatlichen Archiven Bayerns.

  • Eigenerklärung+zur+Eignung.pdf

    Verwaltung
    621 KB
    9 Seiten
    Formblatt zur Erklärung des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen sowie zum Nachweis der fachlichen Eignung und Sozialversicherungszahlung.

  • Leistungsbeschreibung+Retrokonversion+2026+01.04.2026.docx

    Leistungsumfang
    54 KB
    7 Seiten
    Umfassende Beschreibung des Projekts zur Retrokonversion von 134 Findmitteln, inklusive Mengengerüst und technischer Anforderungen.

  • Anlage+1+Mengengerüst+Retrokonversion+Ausschreibung+2026+Los+1.xlsx

    Leistungsumfang
    23 KB
    2 Tabellen
    Detaillierte Aufstellung der zu bearbeitenden Findmittel für Los 1, insbesondere Nachlassakten verschiedener Amtsgerichte.

  • Retrokonversion+2026+Beispiel+2.zip

    31,2 MB

  • Retrokonversion+2026+Beispiel+5.zip

    12 MB

  • Mustervertrag+zur+Auftragsverarbeitung+-+Retrokonversion.docx

    Vertragliches
    40 KB
    7 Seiten
    Entwurf einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO zur Regelung des Datenschutzes bei der Bearbeitung archivischer Daten.

  • Retrokonversion+2026+Beispiel+3.zip

    48,8 MB

  • Schutzerklärung_Scientology.pdf

    Vertragliches
    514 KB
    2 Seiten
    Verpflichtungserklärung zur Nichtanwendung der Technologie von L. Ron Hubbard (Scientology) im Rahmen der Auftragsausführung.

  • BayHStA_Abt.I_Kloster+Gars+Urk+Beispiel.zip

    7,7 MB

  • Erfassungsanweisung+Amtsgericht+Nürnberg,+Nachlassakten+1930-1934+Beispiel.docx

    Leistungsumfang
    27 KB
    6 Seiten
    Technische Richtlinien für die Erfassung von handschriftlichen Nachlassregistern der Jahre 1904 bis 1934.

  • LV_399899.pdf

    Finanzielles
    17 KB
    1 Seite
    Preisblatt und Positionsliste für die drei Lose der Ausschreibung zur Retrokonversion von Findmitteln.

  • Retrokonversion+2026+Beispiel+4.zip

    29,5 MB

  • Erfassungsanweisung+Amtsgericht+Nürnberg,+Nachlassakten+1935-1965+ohne+1962+Beispiel.docx

    Leistungsumfang
    29 KB
    9 Seiten
    Detaillierte Erfassungsrichtlinien für Erbrechtsregister der Zeiträume 1935-1944, 1946-1961 und 1963-1965.

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