Dienstradleasing für Beschäftigte der Stadt Herne

Die Stadt Herne beabsichtigt, ihren tariflich und verbeamteten Beschäftigten das Dienstradleasing durch Entgeltumwandlung anzubieten, basierend auf dem Tarifvertrag zur Entgeltumwandlung zum Zwecke des Leasings von Fahrrädern im kommunalen öffentlichen Dienst (TV-Fahrradleasing) und § 2 Abs. 3 des Landesbesoldungsgesetzes NRW. Ziel ist es, ein einheitliches Angebot an Diensträdern durch ein einzelnes Unternehmen (Leasinggeber und Service-Dienstleister mit Fachhändlern und Versicherungsdienstleister) sicherzustellen. Die Leasingnehmerin soll die Auftraggeberin (Arbeitgeberin) sein, die das Dienstrad den Beschäftigten zur Verfügung stellt. Gegenstand der Ausschreibung ist eine Rahmenvereinbarung über die Bereitstellung von Fahrrädern im Wege des Leasings (Teilamortisierungsleasing) zur Überlassung an tariflich und verbeamtete Beschäftigte zur dienstlichen und privaten Nutzung. Dies beinhaltet Versicherungs-, Schulungs- und Serviceleistungen, insbesondere die Abwicklung der Bestell-, Rückgabe- und Schadenabwicklungsprozesse, Wartung und Reparatur, Störfallmanagement und die Bereitstellung eines Online-Portals. Die Rahmenvereinbarung soll für 3 Jahre geschlossen werden, wobei die Einzelverträge zwischen der Auftraggeberin und den Arbeitnehmer*innen ebenfalls eine feste Laufzeit von 3 Jahren haben. Es wird keine bestimmte Jahresmenge garantiert, jedoch eine Mindestabnahmemenge von 40 % der geschätzten Abnahmemenge (700 Fahrräder), mit einer Höchstabnahmegrenze von 1050 Fahrrädern. Die Leistungen umfassen ein Händlernetz mit mindestens 5 kooperierenden Fachhändlern im Gebiet der Stadt Herne und benachbarten Kommunen, fachgerechte Montage und Einweisung bei Übergabe, sowie die Bereitstellung eines digitalen Übergabe- und Rücknahmeprotokolls. Es werden nur Fahrräder gemäß TV-Fahrradleasing und LBesG NRW zugelassen, wobei festverbautes, leasingfähiges Rad-Zubehör mitgeleast werden kann. Bei vertragsgemäßem Gebrauch fallen bei Rückgabe nach Ablauf der Leasingdauer keine Zusatzkosten an, und es besteht kein Anspruch auf den Kauf des Fahrrads. Das auftragnehmende Unternehmen verwaltet und verwertet die Fahrräder, wobei das wirtschaftliche Eigentum beim Leasinggeber verbleiben muss. Nach Ablauf des Leasingzeitraums ist das Fahrrad dem auftragnehmenden Unternehmen zurückzugeben, wobei sichergestellt sein muss, dass weder die Auftraggeberin noch die Nutzenden am Ende der Leasingdauer die Verwertung der Fahrräder übernehmen müssen. Das auftragnehmende Unternehmen stellt alle erforderlichen Musterverträge zur Verfügung, die mit allen maßgeblichen Rechtsvorschriften vereinbar sind, und lässt Zusatzvereinbarungen mit der Auftraggeberin zu. Es wird ein rechts- und tarifvertragskonformes Muster für den Überlassungsvertrag zwischen Auftraggeberin und Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt, wobei die Auftraggeberin Änderungen an diesem Muster vornehmen kann. Das auftragnehmende Unternehmen gewährleistet, dass die Auftraggeberin der wirtschaftliche Leasingnehmende des Rades ist, und jeder Einzelleasingvertrag weist die monatlich zu zahlende Leasingrate, die Versicherungsprämie sowie die Umsatzsteuer und die Gesamtnutzungsrate aus. Die private Nutzung des Rades durch Mitarbeitende ist erlaubt, und das auftragnehmende Unternehmen stellt digitales Informationsmaterial über das Angebot für die Arbeitgeberin bereit. Das auftragnehmende Unternehmen steht dem Auftraggeber mindestens Mo-Fr 09:00-16:00 Uhr telefonisch mit einer sachkundigen Person zu allen vertragsrelevanten Themen zur Verfügung. Für alle Fahrradtypen besteht ab Übergabe des Fahrrades ein Basis-Versicherungsschutz auch für die Privatnutzung, wobei die Kosten für den Versicherungsschutz fest in den Einzelleasingvertrag eingepreist sind. Es bestehen Möglichkeiten bzw. Regelungen zur Verringerung der noch ausstehenden Gesamtnutzungsraten in Fällen, in denen eine nutzende Person aus der laufenden Entgeltzahlung herausfällt oder das Fahrrad nicht weiter nutzen kann. Das Störfallmanagement sollte mit möglichst geringen Kosten und mit einem möglichst geringen Verwaltungsaufwand verbunden sein, und etwaige (Zusatz)Kosten, die durch die Bearbeitung eines Störfalls entstehen, sind umfassend und transparent auszuweisen. Wartung und Inspektion sind mindestens einmal jährlich durchzuführen. Das Fahrradleasing muss für die Auftraggeberin mit möglichst geringem Aufwand verbunden sein, und das auftragnehmende Unternehmen muss eine zentrale Stelle einrichten, über die sämtliche Kommunikation einschließlich der gesamten finanziellen Abwicklung mit der Auftraggeberin erfolgt. Das auftragnehmende Unternehmen stellt der Auftraggeberin jederzeit alle für die Lohnbuchhaltung erforderlichen Daten mindestens per Datei in einem gängigen Dateiformat zur Verfügung und unterstützt die Auftraggeberin bei der Implementierung und Durchführung aller erforderlichen Prozesse zur Abrechnung der Einzelleasingverträge. Das auftragnehmende Unternehmen stellt monatlich eine Sammelrechnung und eine Datei mit allen erforderlichen abrechnungsrelevanten Informationen zur Verfügung. Es wird ein Online-Portal für alle vertragswesentlichen Schritte ohne Zusatzkosten bereitgestellt, das getrennte Bereiche für die Auftraggeberin und die Mitarbeitenden hat.