Bewerbermanagementsystem für Justus-Liebig-Universität Gießen

Die Justus-Liebig-Universität Gießen (JLU) beabsichtigt die Einführung eines webbasierten Bewerbermanagementsystems als Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung. Dieses System soll die Bewerbungs- und Auswahlprozesse für alle Beschäftigtengruppen effizienter, standardisierter und professioneller gestalten. Die Hauptziele umfassen die Verbesserung der Arbeitgeberattraktivität durch einen intuitiven und transparenten Bewerbungsprozess mit kurzen Reaktionszeiten, die Steigerung der Servicequalität durch standardisierte, digitalisierte und medienbruchfreie Abläufe, die Optimierung der internen und externen Kommunikation, eine effizientere Administration durch automatisierte Workflows und die Reduzierung manueller Erfassung. Weiterhin sollen Verfahrenslaufzeiten verkürzt, Ressourcen geschont und durch Controlling und Monitoring Kennzahlen zur kontinuierlichen Verbesserung der Rekrutierungsmaßnahmen gewonnen werden. Aktuell nutzt die JLU kein dediziertes Bewerbermanagementsystem; Bewerbungen werden über ein Online-Formular eingereicht und per E-Mail übermittelt, mit ergänzender postalischen Bewerbungsmöglichkeit. Das Personaldezernat übernimmt die zentrale digitale Bereitstellung der Unterlagen. Jährlich werden etwa 780 Stellenausschreibungen veröffentlicht, mit einer erwarteten Zunahme und rund 7.700 bis 8.000 Bewerbungen pro Jahr. Die Beschaffung erfolgt nach UVgO und erfordert den Abschluss eines EVB-IT Cloud Vertrages sowie eines Auftragsverarbeitungsvertrages. Die Leistung ist für vier Jahre mit Verlängerungsoptionen auszuschreiben. Die Zuschlagskriterien sind Anforderungen und Funktionalitäten (35%), Systemtestung (25%), Kosten (30%) und Präsentation (10%). Die Anforderungen sind detailliert in einem Leistungsverzeichnis aufgeführt, das von den Bietern zu kennzeichnen ist. Die Systemtestung soll die Bedienbarkeit und Funktionalität über einen Zeitraum von mindestens vier Wochen prüfen. Die Präsentationen werden zur Darstellung der Systemumsetzung und Projektplanung genutzt. Die Kostenbewertung erfolgt durch lineare Interpolation basierend auf dem günstigsten Angebot. Es werden Referenzprojekte im öffentlichen Dienst gefordert.