Gastronomische Bewirtschaftung Eurogress und Neues Kurhaus Aachen

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die exklusive Vergabe der gastronomischen Bewirtschaftung von Veranstaltungen im Eurogress Aachen sowie im Neuen Kurhaus gegen Zahlung einer Umsatzprovision an die Konzessionsgeberin. Der Auftragsgegenstand umfasst die umfassende gastronomische Versorgung von Besucherinnen und Besuchern, Gästen, Kundinnen und Kunden sowie Mitwirkenden während verschiedener Veranstaltungsformate in den genannten Veranstaltungsstätten. Dazu zählen insbesondere Tagungen, Kongresse, Galaveranstaltungen, Konzerte, Empfänge, Kulturveranstaltungen, Messen, private Anlässe (wie z. B. Jubiläen, Hochzeiten, Geburtstage) sowie öffentliche Events mit hohem Gästeaufkommen. Im Eurogress Aachen liegt der Schwerpunkt auf Business-Events (B2B) wie Kongressen, Fachmessen, Firmenveranstaltungen und Tagungen. Die Location ist als etablierter und überregional bekannter Veranstaltungsort fest im deutschen und europäischen Kongressmarkt verankert. Entsprechend hoch sind die Erwartungen an ein professionelles, leistungsfähiges und qualitativ hochwertiges Cateringangebot, das sich flexibel und zielgruppengerecht an die Anforderungen unterschiedlichster Veranstalter, Firmenkunden und internationaler Gäste anpasst. Das Catering im Eurogress ist ein integraler Bestandteil des Veranstaltungserlebnisses und trägt maßgeblich zur Zufriedenheit der Veranstalter und Teilnehmenden bei. Vor diesem Hintergrund wird vom künftigen Konzessionsnehmer eine aktive Rolle in der Weiterentwicklung des gastronomischen Angebots erwartet – sowohl konzeptionell als auch operativ. Dabei stehen die Berücksichtigung des individuellen Kundenbudgets, Verlässlichkeit, Innovationsbereitschaft, Qualitätssicherung, Flexibilität und Budgettreue im Mittelpunkt. Der Konzessionsnehmer soll nicht nur bestehende Standards erfüllen, sondern sich mit eigenen Ideen, gastronomischem Know-how und einem Verständnis für die Anforderungen des Tagungs- und Kongressgeschäfts einbringen. Dies schließt sowohl die Versorgung im Rahmen von Konferenzpausen, Business-Lunches, Galadiners und Empfängen als auch die Betreuung flankierender Veranstaltungen wie Ausstellerabende oder Netzwerkformate ein. Ziel ist es, das Eurogress-Angebot in enger Abstimmung mit der Konzessionsgeberin zukunftsfähig weiterzuentwickeln und sich auch gastronomisch vom Wettbewerb abzuheben. Das Neue Kurhaus hingegen bedient voraussichtlich vor allem kulturelle und festliche Anlässe - wie Konzerte, Empfänge, Hochzeiten, Jubiläen oder städtische Veranstaltungen. Hier steht eine genussorientierte, stilvolle Gastronomie mit einem attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnis im Vordergrund. Das Neue Kurhaus wird derzeit umfassend saniert und gemeinsam mit dem im Rahmen dieser Ausschreibung gesuchten Konzessionsnehmer neu eröffnet. Von Beginn an wird eine hohe Eigenmotivation und unternehmerische Initiative des Konzessionsnehmers erwartet, um die Location nach einer erfolgreichen Pre-Opening-Phase nachhaltig im Markt zu etablieren. Ziel ist es, das Kurhaus gemeinsam mit der Konzessionsgeberin kontinuierlich weiterzuentwickeln, gezielt auf Gästefeedback zu reagieren und die Qualität des gastronomischen Angebots langfristig zu sichern. Neben dem klassischen Veranstaltungsgeschäft übernimmt der Konzessionsnehmer zudem die Verantwortung für die öffentliche Gastronomie auf der Außenterrasse des Neuen Kurhauses. Diese wird als eigenständiges gastronomisches Angebot betrieben und soll sowohl das kulturelle Angebot im Kurhaus ergänzen als auch eigenständig Publikum u.a. aus dem angrenzenden Kurpark anziehen. In beiden Locations ist die gastronomische Versorgung individuell vor, während und nach den Veranstaltungen sicherzustellen. Insbesondere bei publikumsintensiven Großveranstaltungen wird eine effiziente, qualitativ und quantitativ überzeugende Versorgung großer Besucherzahlen an mehreren Verkaufs- und Ausgabestellen (Points of Sale) erwartet. Zum Leistungsumfang zählen unter anderem die zielgruppenspezifische Entwicklung, Kalkulation und Umsetzung gastronomischer Angebote, die gastronomische Abstimmung und Kommunikation mit Kunden, Veranstaltern und der Konzessionsgeberin, der Einkauf und die Produktion von Speisen und Getränken unter Berücksichtigung regionaler und nachhaltiger Aspekte, die personelle und logistische Durchführung der gastronomischen Leistung vor Ort, sowie die entsprechende Nachbereitung der Veranstaltungen. Ziel der Ausschreibung ist es, einen gastronomischen Partner zu gewinnen, der durch Qualität, Zuverlässigkeit, Flexibilität und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugt – sowohl im anspruchsvollen Business-Kontext des Eurogress als auch im repräsentativen, publikumsnahen Rahmen des Kurhauses sowie bei öffentlichen Veranstaltungen in beiden Locations. Die ausgeschriebenen Leistungen werden ausschließlich in den Gebäuden des Eurogress Aachen sowie des Neuen Kurhauses erbracht. Die Laufzeit des Vertrags beginnt mit Zuschlagserteilung und endet, vorbehaltlich einer Verlängerung, mit Ablauf des 31.07.2031. Die Konzessionsgeberin ist berechtigt, das Vertragsverhältnis einmalig um weitere drei Jahre bis zum 31.07.2034 zu verlängern. Im Eurogress erfolgt die Übergabe der dauerhaft überlassenen Räume und Flächen zum 01.08.2026. Für das Neue Kurhaus wird mit einer Pre-Opening-Phase ab dem Frühjahr 2026 gerechnet. Die vertragliche Zusammenarbeit mit dem Konzessionsnehmer für das Neue Kurhaus beginnt mit Zuschlagserteilung. Die Konzessionsgeberin erwartet eine handwerklich hochwertige, zuverlässige und professionelle gastronomische Leistungserbringung, die Gästen und Besuchern eine durchgängig positive Aufenthaltsqualität bietet. Das gastronomische Angebot soll dabei nicht nur funktional, sondern erlebbar sein – durch Qualität, Frische, Präsentation, Flexibilität und Service. Der Konzessionsnehmer setzt ein qualifiziertes, serviceorientiertes Team ein, das freundlich auftritt, angemessene und einheitliche Arbeitskleidung trägt und sich auf Deutsch verständlich ausdrücken kann. Bei Veranstaltungen mit internationalem Publikum stellt der Konzessionsnehmer zusätzlich sicher, dass Personal mit grundlegenden Englischkenntnissen im Einsatz ist. Das operative Team wird vor Ort durch eine erfahrene Führungskraft des Konzessionsnehmers verantwortet. Der Konzessionsnehmer verpflichtet sich zur Einhaltung aller arbeits- und tarifrechtlichen Vorschriften. Der Konzessionsnehmer gewährleistet einen reibungslosen, professionellen und effizienten Serviceablauf, auch bei starkem Besucheraufkommen. Ein durchgängiger Saalservice bis zum offiziellen Ende jeder Veranstaltung ist zwingend sicherzustellen. Der Konzessionsnehmer muss in der Lage sein, auch internationale Gepflogenheiten und Anforderungen zu erfüllen. Das gastronomische Konzept berücksichtigt ein angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis, ohne Abstriche bei der Qualität zu machen. Convenience-Produkte sind nur dort zulässig, wo sie den frisch zubereiteten Komponenten ebenbürtig sind. Speisen und Getränke werden stets appetitanregend, verkaufsfördernd und modern präsentiert. Alle gesetzlichen Vorgaben, insbesondere zu Kennzeichnungspflichten, werden zuverlässig eingehalten. Nachhaltigkeit ist ein integraler Bestandteil des gastronomischen Konzepts. Der Konzessionsnehmer verpflichtet sich zu einem ressourcenschonenden und umweltbewussten Betrieb, unter anderem durch Verzicht auf Einwegplastik, Einsatz von Mehrweggeschirr, Einführung eines Pfand-Mehrwegbechersystems, sorgfältige Abfalltrennung und -vermeidung sowie bevorzugten Einsatz von regionalen und saisonalen Produkten. Digitale und innovative Lösungen in der Veranstaltungsbewirtschaftung sind ausdrücklich erwünscht, wie z.B. digitale Vorbestellfunktionen, QR-Code-basierte Bestellsysteme oder Self-Order-Terminals. Eine überwiegend bargeldlose Zahlungsabwicklung wird angestrebt, wobei Bargeldzahlung weiterhin möglich sein muss. Der Einsatz innovativer Technologien sowie die Anbindung an bestehende Kongress- und Eventsysteme werden ausdrücklich begrüßt. Die Konzessionsgeberin stellt Lizenzen mit Lesezugriff auf das System Momentus zur Verfügung. Die gastronomische Leistung des Konzessionsnehmers soll durch kulinarische Handwerkskunst, Professionalität, Effizienz, Nachhaltigkeit sowie ein zielgruppengerechtes Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugen. Sie trägt maßgeblich zum positiven Gesamteindruck der Veranstaltungen bei. Der Konzessionsnehmer hat sicherzustellen, dass er entsprechende Einkaufskodexe und Bedingungen akzeptiert und erfüllt. Aktuell bestehen keine Bezugsverpflichtungen, der Konzessionsnehmer ist in der Auswahl seiner Produkte grundsätzlich frei. Der Konzessionsnehmer ist verpflichtet, an die Konzessionsgeberin eine Umsatzprovision auf sämtliche erzielten gastronomischen Umsätze abzuführen. Dies umfasst auch die Umsätze von Sub- oder Partnerunternehmen. Die Konzessionsgeberin zieht auf die zu erwartende Umsatzprovision monatlich eine Abschlagszahlung per Einzugsermächtigung ein. Die genaue Höhe der Umsatzprovision sowie der Abrechnungs- und Einzugsrhythmus werden vertraglich geregelt. Als Grundlage für die Berechnung der Umsatzprovision gelten sämtliche Umsätze, die der Konzessionsnehmer innerhalb der beiden Veranstaltungsstätten erzielt. Der Abzug von Kosten ist bei der Berechnung nicht zulässig. Rabatte oder Preisnachlässe dürfen die zu berechnende Provisionssumme nicht mindern. Der Konzessionsnehmer verpflichtet sich, sämtliche Umsätze nach Veranstaltungen und Location getrennt, nachvollziehbar und gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung zu erfassen und zu dokumentieren. Zusätzlich sind der Konzessionsgeberin monatliche Umsatzauswertungen und ein geprüfter Jahresabschluss vorzulegen. Die Konzessionsgeberin behält sich stichprobenartige Kontrollen vor, um die ordnungsgemäße Verbuchung von Umsätzen zu überprüfen. Der Konzessionsnehmer behält grundsätzlich die Freiheit in der Preisgestaltung, orientiert sich an einem ausgewogenen, marktfähigen und nachhaltigen Preis-Leistungs-Verhältnis und berücksichtigt das regionale Preisniveau. Angebote sollen strukturierte und nachvollziehbare Preismodelle enthalten und versteckte Zusatzkosten vermeiden. Bei ausgewählten Veranstaltungen mit starker städtischer, kultureller oder gesellschaftlicher Strahlkraft wird eine zurückhaltende und situationsangepasste Preispolitik erwartet. Die Preise sollen sich während der Vertragslaufzeit nur in moderaten und für den Kunden nachvollziehbaren Schritten verändern. Eine Preisgleitklausel wird im Hauptvertrag vereinbart. Der Konzessionsnehmer verpflichtet sich, auf eigene Kosten eine Betriebshaftpflichtversicherung abzuschließen. Die Schnittstellenmatrix gibt eine Übersicht zur Aufgabenverteilung, Schnittstellenkoordination sowie zur Abgrenzung von Kosten- und Verantwortungsbereichen. Der Konzessionsnehmer trägt Verantwortung für die Einhaltung aller geltenden Vorschriften zum Arbeits- und Gesundheitsschutz und muss an sicherheitsrelevanten Unterweisungen teilnehmen. Die bauliche Substanz ist mit höchster Sorgfalt zu behandeln. Die Nutzung von Flächen für Thekenanlagen, Ausgabestationen oder Abräumbereiche erfolgt veranstaltungsspezifisch ausschließlich nach Freigabe durch die Konzessionsgeberin. Der Konzessionsnehmer verpflichtet sich zur regelmäßigen Teilnahme an Begehungen mit der Konzessionsgeberin. Parkflächen stehen begrenzt zur Verfügung, die Warenanlieferung ist jedoch jederzeit gewährleistet. Im Eurogress wird ein Büroraum bereitgestellt. Die Konzessionsgeberin stellt im Eurogress eine voll ausgestattete Produktionsküche sowie weitere erforderliche Neben- und Funktionsräume zur Verfügung. Im Neuen Kurhaus stehen dem Konzessionsnehmer Flächen zur Verfügung, die als Lager oder temporäre Arbeitsplätze genutzt werden können. Umkleideräume inklusive Toiletten und Duschen stehen an beiden Standorten zur Verfügung. Für das Eurogress ist sämtliches benötigtes gastronomisches Mobiliar sowie Equipment durch den Konzessionsnehmer eigenverantwortlich bereitzustellen, sofern es nicht bereits zur Verfügung gestellt wird. Für das Neue Kurhaus ist ebenfalls sämtliches benötigtes gastronomisches Mobiliar sowie Equipment durch den Konzessionsnehmer eigenverantwortlich bereitzustellen. Dies gilt auch für Mobiliar und Equipment für die Außengastronomie. Die Konzessionsgeberin behält sich bei der Erstbeschaffung ein Mitspracherecht vor, insbesondere im Hinblick auf Design, Materialien und Serien. Bei Equipment im Sichtbereich der Gäste ist auf ein zur Location passendes, neutrales Design zu achten.