Archivierung und Archivlogistik für Aktenordner und Kisten

Die Ausschreibung betrifft die Erbringung von Archivdienstleistungen, die Archivierung und Archivlogistik von Aktenordnern, Schatullen und Kisten umfassen. Die Dienstleistungen werden an den Standorten Frankfurt, Bonn und Berlin erbracht. Zu Beginn der Leistungserbringung sind die Mengen der einzulagernden Archivgüter wie folgt aufgeteilt: Frankfurt ca. 160.000 Archivgüter (hauptsächlich Aktenordner, teilweise Kisten), Bonn ca. 5.800 Archivgüter (hauptsächlich Kisten) und Berlin ca. 500 laufende Meter Archivgüter. Nach der anfänglichen Übernahmephase wird die Menge der jährlich neu einzulagernden Archiveinheiten auf schätzungsweise 1.800 Einheiten geschätzt. Die Dienstleistungen beinhalten die Abholung, Registrierung und elektronische Indexierung von Archiveinheiten von den KfW-Standorten sowie deren Einlagerung in eigenen Lagerräumen des Auftragnehmers. Ebenso umfasst sind die Anlieferung von angeforderten Archiveinheiten an die KfW-Standorte, die Rücknahme und der Rücktransport von angeforderten Archiveinheiten zum Archivstandort sowie die Vernichtung von Archiveinheiten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist und gemäß den Anforderungen der KfW. Des Weiteren gehört die Vorbereitung und Übergabe der physischen Archiveinheiten an einen nachfolgenden Dienstleister oder die KfW zur Leistungserbringung. Die Lagerung muss den Anforderungen der ISO 11799 entsprechen und die Räumlichkeiten sowie der Lagerbetrieb müssen zertifiziert sein. Der Auftragnehmer ist für die Bereitstellung aller notwendigen Geräte und Hilfsmittel verantwortlich. Die Abrechnung erfolgt monatlich und muss nach Kundennummer und/oder Bestandsnummer differenziert werden. Der Auftragnehmer muss eine Archivdatenbank führen und der KfW auf Anfrage elektronische Kopien der Daten zur Verfügung stellen. Die Vernichtung von Archiveinheiten muss mindestens der Sicherheitsstufe P-4 nach DIN 66399 entsprechen und ein Datenvernichtungszertifikat muss ausgestellt werden. Die Übernahmephase beginnt nach Zuschlagserteilung und beinhaltet die Abholung und Indexierung der bestehenden Archiveinheiten. Die Übergabephase am Vertragsende umfasst die Vorbereitung und Übergabe der Archiveinheiten an einen Nachfolgedienstleister oder die KfW. Die Bewertung der Angebote erfolgt nach einem wirtschaftlichsten Angebot, das sich aus Preis (60%) und Leistung (40%) zusammensetzt. Die Leistungskomponente wird weiter unterteilt in Qualität (30%) und Nachhaltigkeit (10%). Die Qualität wird anhand von Konzepten zu Reaktionszeiten und Ad-hoc-Aufträgen bewertet.