DMS-System für Leipziger Wohnungs- und Baugesellschaft

Die Leipziger Wohnungs- und Baugesellschaft mbH (LWB) beabsichtigt die Bereitstellung und Einführung eines umfassenden Dokumentenmanagementsystems (DMS), um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Kernziele sind die rechts- und revisionssichere Ablage und Archivierung von Dokumenten, die digitale Transformation, Automatisierung, zentrale Speicherung, strukturierte Organisation, SAP-Integration, flexible Zugriffsoptionen, Prozessintegration und -optimierung, medienbruchfreie Bearbeitung und schnelle Suche. Mitarbeiter sollen von jedem Ort und mit jedem Gerät, auch offline, auf Dokumente zugreifen können. Das DMS soll als Software-as-a-Service (SaaS) in der Cloud bereitgestellt werden, wobei ein hybrides Betriebsmodell optional möglich ist. Die wichtigsten Anforderungen an das DMS sind die Bereitstellung eines umfassenden DMS/ECM-Systems, die Anbindung an das bestehende SAP ERP-System (inklusive SAP RE-FX mit Promos) und die Umsetzung spezifischer Einführungsteilprojekte. Zu den Einführungsteilprojekten gehören die Basisinstallation, Vertragsmanagement (als Pilotprojekt), Posteingangsprozess, Dokumentenerstellung und -freigabe sowie die Einrichtung von Aktentypen für die Wohnungswirtschaft (z.B. Wohnungswirtschaft, juristische Prozessakte, Akte zur Sammlung betriebswirtschaftlicher Dokumente, Bauakte, Revisionsakte, Einkaufsakte, Schadensakte, Sozialakte). Weitere Integrationen umfassen Microsoft 365 inkl. MS Teams. Umfassende Schulungen für Anwendungsbetreuer und Anwender sind erforderlich. Zusätzliche Anforderungen sind mobile Offline-Zugänglichkeit, Workflow-Management und der Einsatz von künstlicher Intelligenz. Die Basisbereitstellung umfasst die Installation/Bereitstellung, Konfiguration und grundlegende Anpassung des DMS, um einen funktionsfähigen Betrieb zu gewährleisten. Das Vertragsmanagement dient als Pilotprojekt für die flächendeckende Einführung des DMS. Der Posteingangsprozess soll durch ein intelligentes DMS effizienter und genauer gestaltet werden, mit automatisierter Klassifizierung und Weiterleitung von Dokumenten. Die Akte Wohnungswirtschaft soll eine umfassende und flexible Aktenstruktur im DMS etablieren, die auf den bestehenden SAP-Strukturen aufbaut und diese ergänzt. Die Sozialakte soll als integraler Bestandteil der Mieterakte im DMS recherchierbar sein, wobei der Schutz sensibler Daten gewährleistet werden muss. Die Schadensakte soll als integraler Bestandteil der Gebäude- oder Mieteinheit im DMS geführt werden. Der Dokumentenerstellungs- und -freigabeprozess soll effizient und transparent gestaltet werden, mit zentraler Dokumentenverwaltung und Workflow-basierter Bearbeitung. Die Bauakte soll alle relevanten Dokumente zu einem Bauprojekt übersichtlich zusammenfassen und mit anderen relevanten Akten verknüpfen. Die juristische Prozessakte soll vollständig digitalisiert und in das DMS integriert werden. Die Einkaufsakte soll den gesamten Beschaffungsprozess abbilden, und die Akte zur Sammlung betriebswirtschaftlicher Dokumente soll alle relevanten Dokumente übersichtlich und sicher ablegen. Die Verwaltung von Revisionsberichten soll durch eine digitale Revisionsakte im DMS vereinfacht werden.