Beschränkte Ausschreibung – Definition, Ablauf und Besonderheiten in Deutschland

Die beschränkte Ausschreibung ist ein Vergabeverfahren, bei dem eine begrenzte Anzahl von Unternehmen gezielt zur Angebotsabgabe aufgefordert wird. Im Gegensatz zur öffentlichen Ausschreibung erfolgt bei der beschränkten Ausschreibung keine öffentliche Bekanntmachung des Projekts, sondern die Vergabestelle wählt die Teilnehmer anhand bestimmter Kriterien aus. Dieses Verfahren eignet sich besonders, wenn die Auftragsvergabe an spezifische Fachkenntnisse oder Erfahrungen der Anbieter gebunden ist.

Ablauf einer beschränkten Ausschreibung

Der Ablauf einer beschränkten Ausschreibung beginnt stets mit der Festlegung der Voraussetzungen:

• Die Vergabestelle prüft zunächst, ob das Verfahren im konkreten Fall rechtlich zulässig und sachlich gerechtfertigt ist.

Anschließend richtet sich der weitere Ablauf danach, ob die Ausschreibung mit oder ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt wird. Bei einem Teilnahmewettbewerb können interessierte Unternehmen in einer ersten Stufe ihre Eignung nachweisen, bevor in einer zweiten Stufe nur die ausgewählten Unternehmen zur Angebotsabgabe eingeladen werden. Ohne Teilnahmewettbewerb erfolgt die Einladung zur Angebotsabgabe direkt an ausgewählte Unternehmen. Beide Varianten folgen klar definierten Schritten, die für Transparenz und Effizienz im Vergabeprozess sorgen.

Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb

1. öffentliche Bekanntmachung des Auftrags
2. Einreichung der Teilnahmeanträge von Unternehmen: Unternehmen, die Interesse an der Ausführung haben, reichen innerhalb einer festgelegten Frist ihre Teilnahmeanträge ein.
3. Prüfung und Auswahl geeigneter Unternehmen: Die Vergabestelle prüft diese Anträge und bewertet die Eignung der Bewerbenden anhand objektiver Kriterien wie Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit.
4. Einladung zur Angebotsabgabe: Nur die ausgewählten Unternehmen erhalten die Aufforderung, ein verbindliches Angebot einzureichen.
5. Angebotsprüfung: Die eingegangenen Angebote werden auf Vollständigkeit, fachliche Eignung und Wirtschaftlichkeit geprüft.
6. Zuschlag und Vertragsabschluss: Der Zuschlag wird an das wirtschaftlichste Angebot erteilt, anschließend folgt der Vertragsabschluss.

Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass nur qualifizierte Unternehmen in die engere Auswahl kommen und die Vergabestelle eine solide Entscheidungsgrundlage hat.

Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb

Im Gegensatz dazu entfällt bei der beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb die öffentliche Bekanntmachung. Die Vergabestelle wählt direkt mindestens drei geeignete Unternehmen aus, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Hierbei ist es wichtig, dass die Auswahl nachvollziehbar dokumentiert wird.

1. Direktauswahl geeigneter Unternehmen
2. Einladung zur Angebotsabgabe
3. Angebotsprüfung: Die eingereichten Angebote werden nach den festgelegten Kriterien bewertet.
4. Zuschlag und Vertragsabschluss: Der Auftrag geht an das wirtschaftlichste Angebot.

Verhandlungen über die Angebotsinhalte sind bei beiden Varianten nicht zulässig. Die Einhaltung der Fristen, die sorgfältige Dokumentation aller Schritte und die Beachtung der Mindestanzahl an einzuladenden Unternehmen (in der Regel mindestens drei) sind zentrale Anforderungen für einen rechtssicheren Ablauf.

1. Festlegung der Voraussetzungen
   Zuerst prüft die Vergabestelle, ob das Verfahren rechtlich zulässig und für das konkrete Projekt geeignet ist. Oft wird die beschränkte Ausschreibung genutzt, wenn nur wenige qualifizierte Anbieter auf dem Markt verfügbar sind.

Voraussetzungen und Anwendungsbereiche der beschränkten Ausschreibung

Die beschränkte Ausschreibung ist in der Regel dann zulässig, wenn die Vergabevorschriften es erlauben und das Projekt eine bestimmte Dringlichkeit oder besondere Anforderungen aufweist.

Typische Anwendungsfälle umfassen:

• Projekte mit hoher technischer Spezialisierung, die nur wenige Unternehmen erfüllen können
• Notwendigkeit einer schnellen Auftragsvergabe, etwa bei dringenden Bauprojekten
• Vergaben im Bereich der Verteidigung oder inneren Sicherheit

Für öffentliche Auftraggeber ist die beschränkte Ausschreibung ein Mittel, das bei speziellen, oft komplexen Projekten genutzt wird, um gezielt qualifizierte Anbieter auszuwählen.

Vor- und Nachteile der beschränkten Ausschreibung

Die beschränkte Ausschreibung bietet einige Vorteile, aber auch potenzielle Nachteile:

• Effizienz und Schnelligkeit: Die direkte Ansprache von Unternehmen spart Zeit und Ressourcen.
• Qualität der Angebote: Da nur qualifizierte Anbieter eingeladen werden, kann die Qualität der Angebote oft höher sein.
• Eingeschränkter Wettbewerb: Weniger Bieter können zu höheren Kosten führen.
• Transparenz und Fairness: Da keine öffentliche Bekanntmachung erfolgt, könnte das Verfahren als weniger transparent wahrgenommen werden.

Die beschränkte Ausschreibung ist ein effektives Vergabeverfahren für öffentliche Auftraggeber in Deutschland, wenn nur spezialisierte Anbieter in Frage kommen oder eine rasche Abwicklung erforderlich ist. Es handelt sich jedoch um ein Verfahren, das mit Bedacht und nur unter Einhaltung der geltenden Vergaberichtlinien, z.B. Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und Vergabeverordnung (VgV), eingesetzt werden sollte, um Transparenz und Wettbewerb zu wahren.