Freihändige Vergabe: Definition und Bedeutung

Die Freihändige Vergabe ist ein Verfahren im Rahmen öffentlicher Ausschreibungen, bei dem Auftraggeber (in der Regel öffentliche Institutionen) Aufträge ohne öffentliche Ausschreibung direkt an ausgewählte Unternehmen vergeben können. Diese Art der Vergabe kommt häufig dann zum Einsatz, wenn besondere Umstände vorliegen, die eine öffentliche Ausschreibung nicht erforderlich oder sinnvoll machen.

Voraussetzungen für die Freihändige Vergabe

Damit die Freihändige Vergabe rechtlich zulässig ist, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Diese sind im Vergaberecht festgelegt und umfassen in der Regel Fälle wie:

• Dringlichkeit: Wenn aufgrund von unvorhersehbaren Ereignissen schnelles Handeln erforderlich ist.
• Besondere Expertise: Wenn der Auftrag spezielle Fachkenntnisse erfordert, die nur bestimmte Unternehmen bieten können.
• Geringer Auftragswert: Bei Aufträgen, deren Wert unterhalb bestimmter Schwellenwerte liegt, kann die Freihändige Vergabe anwendbar sein.

Vorteile und Nachteile der Freihändigen Vergabe

Vorteile

• Zeitersparnis: Da keine öffentliche Ausschreibung erforderlich ist, kann der Auftrag schneller vergeben werden.
• Flexibilität: Auftraggeber haben größere Spielräume, individuelle Anbieter direkt auszuwählen.
• Kostenreduktion: Durch die direkte Beauftragung ohne Ausschreibungsprozess werden häufig Kosten gespart.
• Potenzial für individuelle Vertragsverhandlungen: Preis, Leistung und Fristen können flexibel und passgenau mit dem Auftraggeber abgestimmt werden.
• Besserer Zugang für gut vernetzte Unternehmen: Wer bereits Kontakte zu öffentlichen Auftraggebern pflegt, hat erhöhte Chancen auf eine Einladung.

Nachteile

• Wettbewerbsbeschränkung: Da keine öffentliche Ausschreibung stattfindet, haben andere Unternehmen keine Chance, sich zu bewerben.
• Transparenzmangel: Da der Vergabeprozess weniger transparent ist, kann dies zu einem erhöhten Risiko von Unregelmäßigkeiten führen.
• Qualitätsrisiko: Ohne Konkurrenzdruck kann es vorkommen, dass die ausgewählten Anbieter nicht die kosteneffektivste oder qualitativ beste Lösung bieten.
• Abhängigkeit von Auftraggeber-Kontakten: Der Zugang zu Aufträgen hängt oft stark von persönlichen Kontakten und Netzwerkarbeit ab.
• Verlängerte Verhandlungsphasen: Unklare Anforderungen des Auftraggebers können dazu führen, dass sich die Verhandlungen in die Länge ziehen.
• Weniger Planungssicherheit: Kurze Einladungsfristen oder spontane Anfragen erschweren die langfristige Ressourcenplanung.
• Mehraufwand bei unklaren Vorstellungen: Häufige Nachverhandlungen und fehlende Klarheit beim Auftraggeber können den Aufwand für Unternehmen erhöhen.

Rechtliche Rahmenbedingungen in Deutschland

Die Freihändige Vergabe unterliegt in Deutschland den Vorschriften des Vergaberechts, insbesondere der Vergabeverordnung (VgV) und des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Diese Regelungen legen fest, unter welchen Umständen und in welcher Form eine Freihändige Vergabe zulässig ist. Öffentliche Auftraggeber müssen die Anforderungen sorgfältig prüfen und dokumentieren, um Rechtskonformität sicherzustellen.

Dokumentations- und Veröffentlichungspflichten

Wie bei anderen Vergabearten besteht auch bei der freihändigen Vergabe eine umfassende Dokumentationspflicht. Im Vergabevermerk müssen alle wesentlichen Schritte, Entscheidungen und deren Begründungen nachvollziehbar festgehalten werden – etwa Auswahlkriterien, beteiligte Unternehmen, Gründe für den Zuschlag sowie die Wahl des Verfahrens. Diese Dokumentation dient der Kontrolle und kann von Prüfbehörden wie Rechnungshöfen angefordert werden. Ab bestimmten Auftragswerten ist zudem eine Veröffentlichung der vergebenen Aufträge vorgeschrieben. Dabei werden Informationen wie Auftraggeber, Auftragsgegenstand und das beauftragte Unternehmen öffentlich gemacht. Ziel ist es, Transparenz und Nachvollziehbarkeit auch bei weniger formstrengen Vergabeverfahren sicherzustellen.

Fristen und Teilnahmebedingungen bei der Freihändigen Vergabe

Bei der freihändigen Vergabe gibt es keine gesetzlich festgelegten Fristen, sodass Auftraggeber die Zeiträume für Angebotsabgabe und Teilnahme flexibel bestimmen können. Dennoch sollten die gesetzten Fristen angemessen und nachvollziehbar sein, um allen eingeladenen Unternehmen faire Chancen zu bieten. Die Teilnahme ist in der Regel nur auf Einladung möglich: Unternehmen werden direkt vom Auftraggeber zur Angebotsabgabe aufgefordert oder können sich bei einem Teilnahmewettbewerb bewerben. Für die Teilnahme müssen meist bestimmte Unterlagen eingereicht werden, wie Eigenerklärungen zur Eignung, Nachweise über Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit. Die genauen Anforderungen variieren je nach Ausschreibung und werden vom Auftraggeber festgelegt.

Beispiele für die Anwendung der Freihändigen Vergabe

Typische Szenarien, in denen die Freihändige Vergabe angewendet wird, umfassen:

• Notfälle: Bei Hochwasserschäden oder anderen Katastrophen, die sofortige Maßnahmen erfordern.
• Innovationsprojekte: Wenn Unternehmen spezielle Forschung und Entwicklung anbieten, die nur schwer durch eine öffentliche Ausschreibung abgedeckt werden können.
• Pilotprojekte: Bei neuen Projekten, die in kleinerem Rahmen getestet werden, bevor eine umfassende Ausschreibung sinnvoll erscheint.

Fazit zur Freihändigen Vergabe

Die Freihändige Vergabe ist ein wichtiges Instrument für Auftraggeber, um in bestimmten Situationen schnell und flexibel zu agieren. Sie ermöglicht eine direkte Vergabe, bringt aber auch Herausforderungen im Hinblick auf Transparenz und Wettbewerb mit sich. Auftraggeber müssen die rechtlichen Rahmenbedingungen einhalten und sorgfältig abwägen, ob die Freihändige Vergabe im jeweiligen Fall gerechtfertigt ist.