Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen (GAEB) – Definition und Bedeutung im Rahmen von Ausschreibungen

Der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen (GAEB) ist eine zentrale Institution für die Standardisierung des digitalen Datenaustausches bei öffentlichen Bauausschreibungen in Deutschland. Die vom GAEB entwickelten Standards prägen maßgeblich die elektronische Kommunikation zwischen Bauherren, Planern und Bietern und sind für Unternehmen, die an öffentlichen Bauvergaben teilnehmen, von entscheidender Bedeutung. Nachfolgend erläutern wir die Organisation, die entwickelten Standards und deren praktische Anwendung im Ausschreibungsprozess.

Was ist der GAEB?

Der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen (GAEB) ist ein Gremium, das 1985 gegründet wurde, um einheitliche Standards für den elektronischen Datenaustausch im Bauwesen zu entwickeln. Er setzt sich aus Vertretern öffentlicher Auftraggeber, der Bauwirtschaft, der Industrie sowie der Normung zusammen und arbeitet unter dem Dach des Deutschen Vergabe- und Vertragsausschusses für Bauleistungen (DVA). Ziel des GAEB ist es, den gesamten Prozess der Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung von Bauleistungen digital und standardisiert zu gestalten.

Die GAEB-Datenaustauschstandards

Der GAEB hat verschiedene Datenaustauschstandards entwickelt, die den gesamten Prozess der Bauausschreibung digital abbilden:

• GAEB 90: Die ältere Version, die zunehmend durch neuere Standards ersetzt wird
• GAEB 2000: Eine weiterentwickelte Version mit erweiterten Funktionalitäten
• GAEB DA XML: Die aktuellste Version, die auf XML basiert und seit 2013 als GAEB DA XML 3.3 verfügbar ist

Diese Standards definieren einheitliche Datenformate für Leistungsverzeichnisse, Angebote, Aufträge und Abrechnungen im Bauwesen und ermöglichen so einen reibungslosen elektronischen Datenaustausch zwischen allen Beteiligten.

Die GAEB-Verfahrensphasen (D-Phasen)

Der GAEB hat den Ausschreibungs- und Vergabeprozess in verschiedene Phasen unterteilt, die als D-Phasen bezeichnet werden:

• D81: Austausch von Kostenrahmen
• D82: Austausch von Kostenschätzungen
• D83: Austausch von Kostenberechnungen
• D84: Austausch von Kostenvoranschlägen
• D85: Austausch von Kostenanschlägen
• D86: Austausch von Kostenfeststellungen
• D87: Übertragung von Mengendaten
• D88/D89: Austausch von Basis-Leistungsbeschreibungen
• D90: Übertragung von Elementen
• D91: Ausschreibung/Bekanntmachung
• D92: Kostenermittlung
• D93: Angebotsaufforderung
• D94: Angebot
• D95: Auftrag
• D96: Rechnung
• D97: Zahlungsplan
• D98: Mengenermittlung
• D99: Bestandsdokumentation

Für Bieter besonders relevant sind die Phasen D93 (Angebotsaufforderung), D94 (Angebot) und D95 (Auftrag).

Vorteile der GAEB-Standards für Bieter

Für Bieter bringen die GAEB-Standards zahlreiche Vorteile mit sich:

• Effizienzsteigerung: Durch digitale Übernahme der Leistungsverzeichnisse entfällt die manuelle Eingabe von Positionen.
• Fehlerreduzierung: Die strukturierte Datenübernahme minimiert Übertragungsfehler.
• Zeitersparnis: Die Angebotserstellung wird erheblich beschleunigt.
• Kostensenkung: Reduzierter Personalaufwand durch automatisierte Prozesse.
• Transparenz: Einheitliche Strukturen erleichtern den Vergleich und die Bewertung von Angeboten.
• Durchgängigkeit: Die Daten können in allen Phasen des Bauprojekts weiterverwendet werden.
• Rechtssicherheit: Standardisierte Formate reduzieren Interpretationsspielräume und Streitpotential.

GAEB-kompatible Software

Um die GAEB-Standards nutzen zu können, benötigen Bieter spezielle Software, die GAEB-Dateien verarbeiten kann. Auf dem Markt existieren zahlreiche Programme für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA-Software), die GAEB-Schnittstellen unterstützen. Diese Software ermöglicht es Bietern:

• GAEB-Dateien zu importieren und zu bearbeiten
• Preise und Kalkulationen einzugeben
• Angebote zu erstellen und im GAEB-Format zu exportieren
• Die elektronische Kommunikation mit Auftraggebern zu gestalten

Bei der Auswahl einer geeigneten Software sollten Bieter auf die Unterstützung der aktuellen GAEB-Standards (insbesondere GAEB DA XML) und die Kompatibilität mit anderen in ihrem Unternehmen eingesetzten Systemen achten.

Praxistipps für den Umgang mit GAEB-Dateien

Für Bieter, die an öffentlichen Bauausschreibungen teilnehmen, sind folgende Praxistipps zum Umgang mit GAEB-Dateien hilfreich:

• Softwareausstattung prüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre AVA-Software die aktuellen GAEB-Standards unterstützt.
• Schulung der Mitarbeiter: Sorgen Sie für ausreichende Kenntnisse im Umgang mit GAEB-Dateien in Ihrem Team.
• Qualitätskontrolle: Prüfen Sie importierte Leistungsverzeichnisse auf Vollständigkeit und Korrektheit.
• Datenkompatibilität sicherstellen: Achten Sie auf korrekte Import- und Exporteinstellungen, um Datenverluste zu vermeiden.
• Versionskontrolle: Dokumentieren Sie, welche Version einer GAEB-Datei Sie bearbeiten, um Verwechslungen zu vermeiden.
• Datenbackup: Erstellen Sie regelmäßig Sicherungskopien Ihrer Angebotsdaten.
• Testübertragungen: Führen Sie bei neuen Auftraggebern oder Systemen Testübertragungen durch, um die Kompatibilität zu gewährleisten.

GAEB und die digitale Transformation im Bauwesen

Der GAEB-Standard ist ein wichtiger Baustein der digitalen Transformation im Bauwesen. Er bildet die Grundlage für die Integration von Ausschreibungs- und Vergabeprozessen in umfassendere digitale Konzepte wie Building Information Modeling (BIM). Die Weiterentwicklung der GAEB-Standards zielt darauf ab, die Schnittstellen zwischen verschiedenen digitalen Werkzeugen und Prozessen im Bauwesen zu verbessern und einen durchgängigen Datenfluss zu ermöglichen.

Herausforderungen und Lösungsansätze

Trotz der Standardisierung durch GAEB bestehen in der Praxis noch einige Herausforderungen:

• Unterschiedliche Versionen: Nicht alle Marktteilnehmer nutzen die aktuellsten GAEB-Versionen, was zu Kompatibilitätsproblemen führen kann.
• Komplexität: Die Vielfalt der GAEB-Phasen und -Formate kann besonders für kleinere Unternehmen überfordernd sein.
• Investitionskosten: Die Anschaffung GAEB-kompatibler Software und die Schulung von Mitarbeitern erfordert Investitionen.
• Technische Hürden: Die Integration in bestehende IT-Landschaften kann technisch anspruchsvoll sein.

Lösungsansätze für diese Herausforderungen sind:

• Nutzung von Konvertierungsprogrammen für verschiedene GAEB-Versionen
• Inanspruchnahme von Schulungsangeboten und Support der Softwareanbieter
• Schrittweise Einführung der GAEB-Standards im Unternehmen
• Kooperation mit erfahrenen Dienstleistern für komplexere Integrationsaufgaben

Aktuelle Entwicklungen und Zukunftsperspektiven

Der GAEB arbeitet kontinuierlich an der Weiterentwicklung seiner Standards. Aktuelle Entwicklungen umfassen:

• Integration mit BIM: Verbesserung der Kompatibilität von GAEB-Daten mit BIM-Modellen
• Cloud-basierte Lösungen: Zunehmende Verbreitung von webbasierten Ausschreibungs- und Vergabeplattformen, die GAEB-Standards unterstützen
• Mobilgeräte-Unterstützung: Anpassung der Standards für die Nutzung auf Tablets und Smartphones auf Baustellen
• Künstliche Intelligenz: Erste Ansätze zur Nutzung von KI zur automatischen Analyse und Optimierung von Ausschreibungen

Diese Entwicklungen bieten Bietern neue Möglichkeiten, ihre Prozesse zu optimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Fazit

Der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen (GAEB) hat mit seinen Standards maßgeblich zur Digitalisierung und Standardisierung von Ausschreibungs- und Vergabeprozessen im Bauwesen beigetragen. Für Bieter ist die Beherrschung der GAEB-Standards und -Formate heute ein entscheidender Wettbewerbsfaktor bei öffentlichen Bauausschreibungen. Die Investition in GAEB-kompatible Software und entsprechendes Know-how zahlt sich durch effizientere Prozesse, reduzierte Fehlerraten und Zeitersparnis bei der Angebotserstellung aus. Mit der fortschreitenden digitalen Transformation im Bauwesen wird die Bedeutung des GAEB und seiner Standards weiter zunehmen.