Rahmenvereinbarung - Definition und Bedeutung im Rahmen von Ausschreibungen

Die Rahmenvereinbarung ist ein flexibles Beschaffungsinstrument im öffentlichen Vergaberecht, das die wiederholte Beschaffung von Leistungen über einen längeren Zeitraum hinweg regelt. Sie ermöglicht es Auftraggebern, einen Rahmen für zukünftige Einzelabrufe festzulegen, ohne bereits bei Vertragsschluss alle Details festzulegen. Für Bieter bietet dieses Instrument besondere Chancen, aber auch spezifische Herausforderungen. Nachfolgend erläutern wir die genaue Definition, rechtlichen Grundlagen und strategische Bedeutung von Rahmenvereinbarungen.

Was ist eine Rahmenvereinbarung?

Eine Rahmenvereinbarung ist eine Vereinbarung zwischen einem oder mehreren öffentlichen Auftraggebern und einem oder mehreren Unternehmen, die dazu dient, die Bedingungen für Einzelaufträge festzulegen, die während eines bestimmten Zeitraums vergeben werden sollen. Die Rahmenvereinbarung selbst ist noch kein Auftrag im eigentlichen Sinne, sondern schafft die Grundlage für nachfolgende Einzelbeauftragungen. Sie definiert die wesentlichen Vertragsbestandteile wie Preise, Qualitätsstandards und Lieferbedingungen, lässt aber Flexibilität hinsichtlich der genauen Mengen und Lieferzeitpunkte.

Gesetzliche Grundlagen der Rahmenvereinbarung

Rahmenvereinbarungen sind in Deutschland im Vergaberecht verankert:

• Im Bereich über den EU-Schwellenwerten: §§ 21, 103 Abs. 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sowie § 15 der Vergabeverordnung (VgV)
• Im Unterschwellenbereich: § 15 der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)

Die maximale Laufzeit einer Rahmenvereinbarung ist grundsätzlich auf 4 Jahre begrenzt, kann jedoch in begründeten Ausnahmefällen überschritten werden. Diese zeitliche Begrenzung soll eine regelmäßige Überprüfung der Marktbedingungen durch erneute Ausschreibungen gewährleisten.

Arten von Rahmenvereinbarungen

Es existieren verschiedene Arten von Rahmenvereinbarungen, die sich in ihrer Struktur und Flexibilität unterscheiden:

Nach Anzahl der Vertragspartner:

• Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Unternehmen: Alle Einzelaufträge gehen an denselben Bieter.
• Rahmenvereinbarung mit mehreren Unternehmen (Multi-Supplier-Rahmenvereinbarung): Mehrere Bieter werden in die Rahmenvereinbarung aufgenommen.

Nach Art der Einzelbeauftragung:

• Rahmenvereinbarung mit vollständig festgelegten Bedingungen: Alle Vertragsbedingungen sind bereits festgelegt, sodass Einzelaufträge direkt vergeben werden können.
• Rahmenvereinbarung mit teilweise festgelegten Bedingungen: Für die Vergabe von Einzelaufträgen ist ein erneuter Wettbewerb zwischen den Rahmenvertragspartnern (sogenannter "Mini-Wettbewerb") durchzuführen.

Der Ablauf einer Rahmenvereinbarung

Die Umsetzung einer Rahmenvereinbarung erfolgt typischerweise in folgenden Schritten:

1. Ausschreibung der Rahmenvereinbarung: Der Auftraggeber führt ein Vergabeverfahren zur Auswahl der Rahmenvertragspartner durch.
2. Abschluss der Rahmenvereinbarung: Mit dem oder den erfolgreichen Bietern wird die Rahmenvereinbarung geschlossen.
3. Einzelabrufe während der Laufzeit:
4. • Bei Rahmenvereinbarungen mit einem Unternehmen: Direkte Beauftragung
   • Bei Rahmenvereinbarungen mit mehreren Unternehmen: Entweder direkte Beauftragung nach festgelegten Regeln oder Durchführung eines Mini-Wettbewerbs
4. Abwicklung der Einzelaufträge: Leistungserbringung und Abrechnung gemäß den Bedingungen der Rahmenvereinbarung

Vorteile der Rahmenvereinbarung für Bieter

Für Bieter bietet die Teilnahme an Rahmenvereinbarungen mehrere strategische Vorteile:

• Langfristige Geschäftsbeziehung: Sicherung eines potenziellen Auftragsvolumens über einen längeren Zeitraum
• Planungssicherheit: Verbesserte Planbarkeit von Ressourcen und Kapazitäten
• Reduzierter Akquisitionsaufwand: Nach erfolgreicher Aufnahme in die Rahmenvereinbarung entfällt die Notwendigkeit, sich für jeden Einzelauftrag neu zu bewerben
• Lerneffekte: Durch wiederholte Aufträge können Effizienzsteigerungen erzielt werden
• Referenzbildung: Sammlung von Referenzen bei einem renommierten Auftraggeber

Herausforderungen und Risiken für Bieter

Neben den Vorteilen sind mit Rahmenvereinbarungen auch spezifische Herausforderungen verbunden:

• Keine Abnahmeverpflichtung: Der Auftraggeber ist in der Regel nicht verpflichtet, ein bestimmtes Volumen abzurufen
• Preisbindung über längere Zeiträume: Potenzielle Risiken durch Kostenentwicklungen bei längerfristiger Preisbindung
• Kapazitätsvorhaltung: Notwendigkeit, ausreichende Kapazitäten für potenzielle Abrufe vorzuhalten
• Konkurrenzdruck bei Multi-Supplier-Rahmenvereinbarungen: Fortbestehender Wettbewerb mit anderen Rahmenvertragspartnern
• Komplexere Kalkulation: Erschwerung der Preiskalkulation durch ungewisse Abrufmengen und -zeitpunkte

Strategische Tipps für Bieter bei Rahmenvereinbarungen

Bieter sollten bei Rahmenvereinbarungen folgende strategische Aspekte berücksichtigen:

• Sorgfältige Risikoanalyse: Mögliche Risiken durch Preisschwankungen und ungewisse Abrufvolumina sollten frühzeitig bewertet werden.
• Flexible Preisgestaltung: Es empfiehlt sich zu prüfen, ob Preisanpassungsklauseln zulässig sind, oder entsprechende Risikozuschläge einzuplanen.
• Kapazitätsplanung: Eine klare Strategie hilft, flexibel auf schwankende Abrufmengen reagieren zu können.
• Positionierung bei Mini-Wettbewerben: Eine kontinuierliche Wettbewerbsanalyse unterstützt dabei, eigene Stärken gezielt auszuspielen.
• Langfristige Kundenbeziehung: Rahmenvereinbarungen bieten die Chance, stabile Geschäftsbeziehungen aufzubauen und durch Qualität langfristig zu festigen.

Unterschied zwischen Rahmenvereinbarung und Rahmenvertrag

In der Praxis werden die Begriffe "Rahmenvereinbarung" und "Rahmenvertrag" oft synonym verwendet, es bestehen jedoch feine Unterschiede:

• Eine Rahmenvereinbarung ist der vergaberechtliche Überbegriff und umfasst auch Konstellationen mit mehreren Bietern und noch nicht vollständig festgelegten Bedingungen.
• Ein Rahmenvertrag im engeren Sinne bezeichnet häufig eine Vereinbarung mit einem einzigen Unternehmen, bei der die Vertragsbedingungen bereits vollständig festgelegt sind und nur die konkreten Abrufe noch erfolgen müssen.

In der vergaberechtlichen Praxis hat sich jedoch der Begriff der Rahmenvereinbarung als Oberbegriff durchgesetzt.

Besonderheiten bei der Angebotserstellung für Rahmenvereinbarungen

Bei der Erstellung eines Angebots für eine Rahmenvereinbarung sollten Bieter besonders auf folgende Aspekte achten:

• Mengengerüste und Schätzmengen: Die vom Auftraggeber angegebenen Mengen sind häufig lediglich Richtwerte und sollten auf Plausibilität geprüft werden.
• Laufzeitbetrachtung: Mögliche Kostensteigerungen über die gesamte Laufzeit sollten in der Kalkulation berücksichtigt werden.
• Abrufmodalitäten: Anforderungen an Reaktionszeiten, Lieferfristen und Flexibilität sind genau zu prüfen.
• Zuschlagskriterien: Neben dem Preis können weitere Faktoren für die Zuschlagserteilung entscheidend sein und sollten entsprechend analysiert werden.
• Mini-Wettbewerbe: Die Modalitäten der Vergabe von Einzelaufträgen sollten bekannt sein, um interne Abläufe darauf vorzubereiten.

Rechtliche Besonderheiten bei Rahmenvereinbarungen

Im Rahmen von Rahmenvereinbarungen sind einige rechtliche Besonderheiten zu beachten:

• Wesentliche Änderungen: Während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung dürfen keine wesentlichen Änderungen an den ursprünglich vereinbarten Bedingungen vorgenommen werden
• Abnahmeverpflichtung: Im Regelfall besteht keine Pflicht des Auftraggebers, eine bestimmte Menge abzurufen
• Exklusivität: Ob der Auftraggeber verpflichtet ist, seinen Bedarf ausschließlich über die Rahmenvereinbarung zu decken, hängt von den konkreten Vereinbarungen ab
• Nachverhandlungsverbote: Nach Abschluss der Rahmenvereinbarung sind Nachverhandlungen grundsätzlich nicht zulässig
• Transparenzanforderungen: Bei Mini-Wettbewerben müssen transparente und diskriminierungsfreie Verfahren eingehalten werden

Rahmenvereinbarungen in verschiedenen Branchen

Rahmenvereinbarungen werden in verschiedenen Branchen und für unterschiedliche Beschaffungsgegenstände eingesetzt:

• IT-Bereich: Beschaffung von Hardware, Software oder IT-Dienstleistungen
• Baubereich: Regelmäßig wiederkehrende Instandhaltungs- oder Modernisierungsarbeiten
• Lieferleistungen: Kontinuierliche Lieferung von Verbrauchsmaterialien oder Ersatzteilen
• Dienstleistungen: Wiederkehrende Beratungs-, Reinigungs- oder Wartungsleistungen

Je nach Branche und Beschaffungsgegenstand können sich die konkreten Ausgestaltungen und Herausforderungen unterscheiden.

Typische Anwendungsbereiche und Sinnhaftigkeit von Rahmenvereinbarungen

Rahmenvereinbarungen entfalten ihren besonderen Nutzen überall dort, wo ein wiederkehrender oder langfristig nicht exakt planbarer Bedarf besteht. Sie sind besonders sinnvoll, wenn Leistungen regelmäßig, aber in wechselndem Umfang oder zu unterschiedlichen Zeitpunkten benötigt werden. Typische Anwendungsfälle sind etwa die fortlaufende Beschaffung von Büromaterial, IT-Komponenten, Dienstleistungen wie Gebäudereinigung oder Wartung sowie Bau- und Instandhaltungsarbeiten. Durch die flexible Struktur lassen sich Vergabeverfahren vereinfachen und administrative Aufwände reduzieren, da nicht jede einzelne Leistung neu ausgeschrieben werden muss. Damit bieten Rahmenvereinbarungen sowohl für Auftraggeber als auch für Bieter eine effiziente Lösung für dynamische Beschaffungsbedarfe.

Fazit

Rahmenvereinbarungen sind ein flexibles und effizientes Instrument im öffentlichen Vergaberecht, das sowohl Auftraggebern als auch Bietern Vorteile bietet. Für Bieter eröffnen sie die Chance auf langfristige Geschäftsbeziehungen und Planungssicherheit, erfordern jedoch eine sorgfältige Risikobewertung und strategische Planung. Eine erfolgreiche Teilnahme an Rahmenvereinbarungen setzt voraus, dass Bieter die rechtlichen Rahmenbedingungen und praktischen Besonderheiten dieses Vergabeinstruments verstehen und in ihrer Angebotsstrategie berücksichtigen.