Zweistufiges Vergabeverfahren – Definition und Ablauf

Das zweistufige Vergabeverfahren ist ein wichtiges Instrument im öffentlichen Beschaffungswesen und wird häufig in komplexen Ausschreibungsprojekten eingesetzt. Diese Vergabeform ermöglicht es öffentlichen Auftraggebern, in einem gestaffelten Prozess qualifizierte Anbieter zu ermitteln und aus diesen den bestgeeigneten Vertragspartner auszuwählen.

Was ist ein zweistufiges Vergabeverfahren?

Das zweistufige Vergabeverfahren ist eine Methode zur Vergabe öffentlicher Aufträge, bei der der Auswahlprozess in zwei Phasen unterteilt ist. In der ersten Phase geht es um die sogenannte "Eignungsprüfung", in der Bewerber ihre Qualifikation und Erfahrung nachweisen müssen. Ziel dieser Phase ist es, nur die geeignetsten Bieter für die zweite Stufe auszuwählen. In der zweiten Phase, der eigentlichen Angebotsphase, erhalten die ausgewählten Bieter die Möglichkeit, detaillierte Angebote abzugeben.

Auftragsbekanntmachung und Bewerberauswahl im zweistufigen Vergabeverfahren

Im Rahmen des zweistufigen Vergabeverfahrens spielt die Auftragsbekanntmachung eine zentrale Rolle: Sie markiert den offiziellen Startpunkt des Verfahrens und informiert potenzielle Bewerber über die Ausschreibung. In der Bekanntmachung werden alle wesentlichen Informationen zum Auftrag, zu den Teilnahmevoraussetzungen und zu den Auswahlkriterien transparent dargelegt. Unternehmen, die Interesse an einer Teilnahme haben, können auf dieser Grundlage entscheiden, ob eine Bewerbung für sie sinnvoll ist. Die Bewerberauswahl erfolgt anschließend auf Basis der eingereichten Teilnahmeanträge. Hier prüft der Auftraggeber, ob die Bewerber die geforderten Eignungskriterien erfüllen, und wählt aus dem Kreis der Interessenten diejenigen aus, die zur Angebotsabgabe in der zweiten Phase eingeladen werden. Durch dieses strukturierte Vorgehen wird sichergestellt, dass nur qualifizierte Unternehmen in die engere Auswahl kommen und der Vergabeprozess effizient sowie nachvollziehbar bleibt.

Ablauf und Phasen des zweistufigen Vergabeverfahrens

Das zweistufige Vergabeverfahren gliedert sich in zwei zentrale Phasen:

Phase 1: Teilnahmewettbewerb

Im Mittelpunkt der ersten Phase des zweistufigen Vergabeverfahrens steht der sogenannte Teilnahmewettbewerb, der auch als Bewerbungsverfahren bezeichnet wird. Hier erhalten interessierte Unternehmen die Möglichkeit, sich um die Teilnahme am weiteren Verfahren zu bewerben. Dazu müssen sie einen Teilnahmeantrag mit den geforderten Nachweisen und Unterlagen einreichen, die ihre Eignung belegen. Ziel dieses vorgeschalteten Auswahlverfahrens ist es, aus der Vielzahl potenzieller Anbieter diejenigen auszuwählen, die fachlich, wirtschaftlich und rechtlich geeignet sind. Nur diese werden zur eigentlichen Angebotsphase zugelassen. Der Auftraggeber legt vorab objektive und transparente Auswahlkriterien fest, anhand derer die Bewerber bewertet werden. So wird sichergestellt, dass die nächste Verfahrensstufe nur mit qualifizierten Unternehmen durchgeführt wird und der Aufwand für alle Beteiligten reduziert bleibt.

Gerade in dieser Phase ist es entscheidend, relevante Ausschreibungen frühzeitig ****zu erkennen und die Vergabeunterlagen vollständig zu prüfen. Digitale Tools wie Vergabepilot.AI unterstützen dabei, denn die Plattform bündelt alle relevanten Auftragsbekanntmachungen zentral und erleichtert damit die Suche nach passenden Verfahren. Durch Filter, semantische Suche und automatische Hinweise zu neuen Veröffentlichungen kann schneller identifizieren werden, ob ein Teilnahmewettbewerb zum eigenen Leistungsprofil passt. So wird der Aufwand reduziert, und potenziell passende Verfahren werden nicht übersehen.

Nur die Unternehmen, die im Teilnahmewettbewerb überzeugen, werden anschließend zur zweiten Phase eingeladen – der Angebotsabgabe.

Phase 2: Angebotsphase

In der Angebotsphase werden die Bieter eingeladen, ein detailliertes Angebot einzureichen. Diese Phase kann entweder als Verhandlung oder als klassisches Angebotsverfahren durchgeführt werden. Das Hauptziel dieser Phase ist es, das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu ermitteln und den geeignetsten Anbieter auszuwählen.

Vorteile des zweistufigen Vergabeverfahrens

Das zweistufige Vergabeverfahren bietet mehrere Vorteile, sowohl für den Auftraggeber als auch für die Bieter:

• Effizienz: Durch die Vorauswahl in der ersten Phase reduziert sich der Aufwand in der Angebotsphase, da nur qualifizierte Anbieter ein Angebot einreichen.
• Kostenoptimierung: Weniger Angebote in der Endauswahl bedeuten auch weniger Evaluierungsaufwand und damit eine Reduzierung der Kosten.
• Flexibilität: In der Angebotsphase können Auftraggeber und Anbieter bei Bedarf in Verhandlungen treten, was besonders bei komplexen Projekten vorteilhaft ist.
• Qualitätssicherung: Die Eignungsprüfung sorgt dafür, dass nur qualifizierte Anbieter zum Zuge kommen und so eine hohe Projektqualität gewährleistet ist.

Unterschiede zwischen dem einstufigen und zweistufigen Vergabeverfahren

Im Gegensatz zum zweistufigen Verfahren gibt es beim einstufigen Vergabeverfahren nur eine Phase. Hier reichen alle interessierten Bieter gleichzeitig ihre Angebote ein, ohne vorherige Eignungsprüfung. Das zweistufige Verfahren eignet sich daher besser für komplexe Projekte, bei denen besondere Anforderungen an die Bieter gestellt werden.

In welchen Fällen kommt das zweistufige Vergabeverfahren zum Einsatz?

Das zweistufige Vergabeverfahren findet vor allem bei Projekten Anwendung, die spezielle technische oder qualitative Anforderungen haben. Es wird häufig bei großen Bauprojekten, IT-Projekten oder in der Beschaffung von komplexen technischen Ausrüstungen genutzt. Öffentliche Auftraggeber setzen dieses Verfahren ein, um sicherzustellen, dass nur Bieter mit spezifischem Fachwissen und Erfahrung im Auswahlprozess verbleiben.

Rechtliche Grundlagen des zweistufigen Vergabeverfahrens

In Deutschland wird das zweistufige Vergabeverfahren durch das Vergaberecht geregelt. Die EU-Vergaberichtlinien und das deutsche Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) bilden die gesetzlichen Rahmenbedingungen. Zusätzlich spielen die Vergabeverordnung (VgV) und die Sektorenverordnung (SektVO) eine Rolle, je nach Art des öffentlichen Auftrags.

Fazit

Das zweistufige Vergabeverfahren ist eine strukturierte Methode, die öffentliche Auftraggeber bei der Auswahl des bestgeeigneten Anbieters für komplexe Projekte unterstützt. Durch die Kombination von Eignungsprüfung und Angebotsphase stellt dieses Verfahren sicher, dass nur die qualifiziertesten Anbieter eine Chance auf den Auftrag haben.