Digitalisierung von Grundstücksakten durch ersetzende Scanverfahren

Auftraggeber

Landeshauptstadt Hannover - Stadtentwässerung

30165, Hannover

Veröffentlicht

Angebotsfrist

25.02.26

20.04.26, 08:00

vor 1 Monatin 2 Wochen

Steckbrief

Digitalisierung

Grundstücksakten

Scannen

RESISCAN

BSI TR-03138

Stadtentwässerung

Werkvertrag

Zusammenfassung

Die Stadtentwässerung Hannover (SEH) beabsichtigt die Digitalisierung ihrer Grundstücksakten. Dies umfasst das ersetzende Scannen der Akten gemäß BSI TR-03138 (RESISCAN) und die anschließende Bereitstellung der digitalisierten Unterlagen. Die Leistung wird als Werkvertrag ausgeschrieben und beinhaltet die Vorbereitung, das Scannen, die Qualitätssicherung, die Übergabe der Ergebnisse sowie die Lagerung und Vernichtung der Originalakten.

Zeitplan

Bekanntmachung25.02.26

Heute04.04.26

Bieterfragenfrist13.04.26

Abgabefrist20.04.26

Veröffentlichungsende20.04.26

Bindefrist22.09.26

Laufzeitbeginn30.09.26

Laufzeitende30.09.28

Ausschreibung

Reichweite:

Vergabeart:

Offenes Verfahren

Vergabeverordnung:

VgV

Leistung:

Dienstleistungen

Klassifizierung:

Dienstleistungen des fotografischen Gewerbes und zugehörige Leistungen

Zuschlagskriterien:

70% Preis - Der niedrigste Preis erhält maximale Punktzahl, Interpolation zwischen niedrigstem Preis und 2-fachem des niedrigsten Angebotspreises, 30% Kriterienkatalog - Prozentualer Erfüllungsgrad der maximal erreichbaren Punkte

Erfüllungsort:

30165 Hannover, Deutschland

Auftraggeber

Name

Landeshauptstadt Hannover - Stadtentwässerung

Adresse

Sorststraße 1630165 HannoverDeutschland

Website

https://www.meinauftrag.rib.de

Kontakt

Landeshauptstadt Hannover - Zentrale Submissionsubmission@hannover-stadt.de+49 511-168-42870Fax: +49 511-168-42087

Abgabe

Abgabeform:

Elektronisch

Angebotssprachen:

Deutsch

Anzahl der Angebote:

Mehrere Hauptangebote sind nicht zulässig.Nebenangebote sind nicht zulässig.

Voraussetzungen

Referenzen:

Mindestens 1 Referenz zur ausgeschriebenen Leistung aus den letzten drei Geschäftsjahren - Scannen von mind. 50.000 Akten aus dem Bereich Grundstücks- oder Bauakten

Finanziell:

Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre 2022 bis 2024 - mindestens 4 Mio. Euro pro Jahr
Nachweise über die Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (nicht älter als 6 Monate)
Eigenerklärung Haftpflichtversicherung

Rechtlich:

Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe gem. § 123 oder 124 GWB vorliegen (Formular 124)
Nachweis über die Eintragung in ein Berufsregister (z.B. Handelsregister)
Erklärung § 4 Abs. 1 NTVergG (Mindestlohn)
Erklärung Entgeltgleichheit
Erklärung geringfügiges Beschäftigungsverhältnis

Sonstige:

Zertifikat TR RESISCAN oder gleichwertig
Zertifikat EN ISO 9001 oder gleichwertig
Zertifikat EN ISO 27001 oder gleichwertig
Eigenerklärung Server
Erklärung zur Eigentümerstruktur
Erklärung Bieter Arbeitsgemeinschaft
Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen

Dokumente

Dateiname

Anlage 4 Transportweg der Akten.zip
481 KB
Dieses Dokument ist ein ZIP-Archiv, das wahrscheinlich Informationen zum Transportweg von Akten enthält. Da es sich um ein Archiv handelt, kann der genaue Inhalt ohne Entpacken nicht bestimmt werden, aber der Name deutet auf logistische Details hin.
Anlage 1 Geheimhaltungsverpflichtung.pdf
Vertragliches
356 KB
3 Seiten
Verpflichtungserklärung zur Geheimhaltung und Verschwiegenheit gegenüber der Stadtentwässerung Hannover für Auftragnehmer, die Zugang zu betrieblichen und vertraulichen Informationen erhalten. Definiert betriebliche Informationen und legt Maßnahmen zur Sicherstellung der Geheimhaltung fest.
2026-01-15_Leistungsverzeichnis.pdf
Leistungsumfang
935 KB
19 Seiten
Leistungsbeschreibung für die Digitalisierung von Grundstücksakten der Stadtentwässerung Hannover, inklusive Vorbemerkungen, Anforderungen an Logistik, Scanner, Scan-Software, Verfahrensdokumentation und den Scan-Prozess mit verschiedenen Prioritätsstufen.
2025-09.18_Preisblatt.xlsx
Finanzielles
25 KB
3 Tabellen
Preisblatt zur Leistungsbeschreibung für die Digitalisierung von Grundstücksakten, detailliert die Kosten für verschiedene Positionen wie Vorbereitung, Transport, Einlagerung, Scannen (Standard, Priorität, Gefahrenabwehr), Qualitätskontrolle, Rücklieferung und Vernichtung der Akten.
Eigenerklärung Cloud Server.pdf
Verwaltung
104 KB
1 Seite
Eigenerklärung für Bieter zur Bestätigung, dass Cloud-Services für die Digitalisierung der Grundstücksakten Daten ausschließlich in Deutschland oder einem EU-Mitgliedstaat speichern und die DSGVO eingehalten wird, inklusive Angaben zum Server- oder Cloud-Provider und dessen Standort.
Anlage 5 Dateinamen.pdf
Richtlinien
4 KB
1 Seite
Richtlinien für die Benennung von Ordnern und Dateien im Rahmen der Digitalisierung von Grundstücksakten, einschließlich spezifischer Formate für Aktendeckel, Karteikarten, Vorgänge, Pläne und allgemeine Dateien.
2026-01-23_Kriterienkatalog.xlsx
Richtlinien
30 KB
1 Tabelle
Kriterienkatalog zur Bewertung von Angeboten für das Scannen von Grundstücksakten, der Fragen zu Logistik, Scanner- und Softwareanforderungen sowie zum Scan-Prozess enthält, mit Feldern für Beantwortung und Punktevergabe.
Vergabeunterlagen_Vergabe_68-0250-26.pdf
Ausschreibung
2,1 MB
29 Seiten
Aufforderung zur Abgabe eines Angebots für die Digitalisierung der Grundstücksakten im offenen Verfahren gemäß VgV, mit Angaben zu Leistungsbezeichnung, Vergabenummer, Leistungszeitraum und einer Liste der beizufügenden Anlagen.
20260123_Bewertungsmatrix_Digitalisierung der Grundstücksakten.xlsx
Richtlinien
15 KB
1 Tabelle
Bewertungsmatrix für die Ausschreibung zur Digitalisierung der Grundstücksakten, die die Gewichtung von Preis (70%) und Kriterienkatalog (30%) festlegt und eine Rangfolge der Angebote basierend auf interpolierten Preisen und erreichten Punkten im Kriterienkatalog ermittelt.
Anlage 41 Hinweis zu Anlage 4.pdf
Verwaltung
19 KB
1 Seite
Hinweis zur passwortgeschützten Anlage 4 (Wegebeschreibung im Gebäude) der Leistungsbeschreibung für die Digitalisierung der Grundstücksakten. Interessierte Unternehmen müssen eine Bieterfrage stellen und die unterzeichnete Geheimhaltungsverpflichtung einreichen, um Zugang zu erhalten.
Anlage 6 Regelungen zur Informationssicherheit bei der SEH.pdf
Vertragliches
216 KB
6 Seiten
Regelungen zur Informationssicherheit bei der Stadtentwässerung Hannover (SEH), die Grundlagen, Klassifikation von Informationen, Richtlinien für elektronische Datenübermittlung, Zugangs- und Zutrittsrichtlinien sowie den Umgang mit externen Geräten und Software umfassen.
Anlage 2 Auftragsdatenverarbeitungsvertrag_geprüft DSK.pdf
Vertragliches
408 KB
7 Seiten
Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten zwischen der Landeshauptstadt Hannover und einem Auftragsverarbeiter, die die Einhaltung der DSGVO sicherstellt. Der Vertrag regelt Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung sowie die Art der personenbezogenen Daten im Kontext der Digitalisierung von Grundstücksakten.
2025-01-28_Bestätigung über die Besichtigung der Aktenräume.pdf
Verwaltung
111 KB
1 Seite
Teilnahmebescheinigung für Unternehmen, die an der freiwilligen Besichtigung der Aktenräume im Rahmen der Ausschreibung zur Digitalisierung der Grundstücksakten teilgenommen haben.
Verpflichtung als PDF-Formular PJL (002).pdf
Vertragliches
1,2 MB
1 Seite
Förmliche Verpflichtung nach dem Verpflichtungsgesetz für zur Geschäftsführung berechtigte Personen, die auf relevante Strafvorschriften des Strafgesetzbuches hingewiesen werden und sich zur gewissenhaften Erfüllung ihrer Obliegenheiten sowie zur Verpflichtung ihrer Mitarbeiter bekennen.
Eigenerklärung der Haftpflichtversicherung.pdf
Verwaltung
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1 Seite
Eigenerklärung für Bieter zur Bestätigung einer bestehenden oder abzuschließenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit den in der Auftragsbekanntmachung geforderten Deckungssummen für Personen- und Sachschäden im Rahmen der Digitalisierung der Grundstücksakten.
Anlage 3 Schutzstufenkonzept_der_LfD_Niedersachsen.pdf
Vertragliches
332 KB
2 Seiten
Schutzstufenkonzept des Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen, das die Anforderungen des Datenschutzrechts an technische und organisatorische Maßnahmen zur Verarbeitung personenbezogener Daten erläutert und eine Klassifikation von Informationen nach Schutzstufen und der Schwere eines möglichen Schadens vornimmt.

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