Digitalisierung der Bestandsakten im Ausländeramt

Der Landkreis Freising plant die Digitalisierung von rund 30.000 Akten des Ausländeramtes, was etwa 500 laufenden Metern entspricht. Diese Akten sollen verscannt und in das Dokumentenmanagementsystem enaio integriert werden. Der Auftrag umfasst den sicheren Transport der Akten vom Landratsamt Freising zum Digitalisierungsstandort. Dort müssen die Akten entklammert und für den Scanvorgang vorbereitet werden. Ein wesentlicher Bestandteil ist das Aussortieren von Originaldokumenten wie Pässen, Ausweisen, Personenstandsurkunden, Aufenthaltstiteln, Führerscheinen, Bescheinigungen von Auslandsvertretungen und Zeugnissen. Die digitalisierten Dokumente müssen in Farbe und im PDF/A-Format vorliegen, wobei sie volltextdurchsuchbar sein und leere Seiten entfernt werden müssen. Die Bereitstellung dieser elektronischen Dokumente für das Landratsamt Freising muss auf einem sicheren Weg erfolgen. Zusätzlich zur Digitalisierung beinhaltet der Auftrag die sichere Aufbewahrung der physischen Papierakten am Digitalisierungsstandort für einen Zeitraum von sechs Monaten nach der vollständigen Datenübergabe. Nach Ablauf dieser Aufbewahrungsfrist ist eine datenschutzkonforme Vernichtung der Papierakten erforderlich. Ein wichtiger Aspekt ist die Verfügbarkeit von physischen Dokumenten innerhalb einer Frist von sechs Stunden, um kurzfristige Anfragen oder Notfälle bearbeiten zu können. Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass die digitalisierten Akten den Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz entsprechen und dass alle Prozesse transparent und nachvollziehbar dokumentiert sind. Die Vernichtung der Akten muss gemäß den geltenden Sicherheitsstandards erfolgen, und ein Nachweis über die ordnungsgemäße Vernichtung ist dem Landratsamt vorzulegen.