Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) – Definition und Bedeutung im Rahmen von Ausschreibungen

Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) ist ein standardisiertes Dokument im europäischen Vergaberecht, das den Nachweis der Eignung von Bietern erheblich vereinfacht. Dieses Formular dient als vorläufiger Beleg für die Erfüllung der Teilnahmevoraussetzungen bei öffentlichen Ausschreibungen. Nachfolgend erläutern wir die genaue Definition, rechtlichen Grundlagen und die praktische Bedeutung der EEE für Bieter.

Was ist die Einheitliche Europäische Eigenerklärung?

Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) – auch European Single Procurement Document (ESPD) genannt – ist ein elektronisches Standardformular, mit dem Unternehmen als Bieter bei öffentlichen Ausschreibungen selbst erklären, dass sie die erforderlichen Eignungskriterien erfüllen und keine Ausschlussgründe vorliegen. Die EEE funktioniert als vorläufiger Nachweis in Form einer Selbsterklärung und ersetzt zunächst die umfangreiche Einreichung von Originaldokumenten und Nachweisen.

Gesetzliche Grundlagen der EEE

Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung wurde durch die EU-Vergaberichtlinie 2014/24/EU eingeführt und ist seit Januar 2016 in der gesamten Europäischen Union anwendbar. In Deutschland wurde sie im Zuge der Vergaberechtsreform ins nationale Recht übernommen und ist in § 50 der Vergabeverordnung (VgV) verankert. Die EEE ist bei allen EU-weiten Ausschreibungen oberhalb der Schwellenwerte verpflichtend zu akzeptieren.

Aufbau und Inhalt der EEE

Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung umfasst typischerweise folgende Abschnitte:

• Informationen zum Vergabeverfahren und zum öffentlichen Auftraggeber
• Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer (Bieter) und seinen Vertretern
• Angaben zur Inanspruchnahme der Kapazitäten anderer Unternehmen
• Informationen zu Unterauftragnehmern
• Ausschlussgründe (zwingend und fakultativ)
• Eignungskriterien (Befähigung zur Berufsausübung, wirtschaftliche, technische und berufliche Leistungsfähigkeit)
• Reduzierung der Anzahl qualifizierter Bewerber (bei nicht offenen Verfahren)
• Abschließende Erklärungen

Vorteile der EEE für Bieter

Für Bieter bietet die Einheitliche Europäische Eigenerklärung erhebliche Vorteile:

• Reduzierung des bürokratischen Aufwands durch Verzicht auf umfangreiche Nachweisunterlagen in der ersten Phase
• Erleichterung der Teilnahme an grenzüberschreitenden Ausschreibungen durch EU-weit einheitliches Format
• Wiederverwendbarkeit für mehrere Vergabeverfahren (sofern die Angaben aktuell bleiben)
• Digitale Nutzung in elektronischen Vergabeplattformen
• Zeitersparnis bei der Angebotserstellung
• Vereinfachung der Teilnahme für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)

Praktische Anwendung der EEE

Der praktische Ablauf bei der Verwendung der EEE gestaltet sich wie folgt:

1. Der Auftraggeber stellt die EEE in den Vergabeunterlagen bereit oder verweist auf den elektronischen Service der EU-Kommission.
2. Der Bieter füllt die EEE elektronisch aus und reicht sie mit seinem Angebot ein.
3. Nur der Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, muss anschließend die tatsächlichen Nachweise vorlegen.
4. Bei Folgeaufträgen innerhalb von 12 Monaten kann der Auftraggeber auf eine erneute Vorlage der EEE verzichten, sofern die Angaben noch aktuell sind.

Die elektronische EEE

Seit April 2018 ist die EEE verpflichtend in elektronischer Form bereitzustellen. Die Europäische Kommission hat hierfür einen Online-Dienst eingerichtet, der die Erstellung und Wiederverwendung der EEE erleichtert. In Deutschland wird die elektronische EEE über verschiedene Vergabeplattformen zur Verfügung gestellt. Die elektronische Form unterstützt die Datenübertragbarkeit und trägt zur weiteren Vereinfachung des Vergabeverfahrens bei.

Häufige Herausforderungen und Lösungsansätze

Trotz der Vereinfachungen können bei der Verwendung der EEE einige Herausforderungen auftreten:

• Komplexität des Formulars: Trotz der Standardisierung ist die EEE umfangreich. Eine sorgfältige Auseinandersetzung mit den geforderten Angaben ist unerlässlich.
• Aktualität der Angaben: Bieter müssen sicherstellen, dass alle Angaben in der EEE korrekt und aktuell sind, da falsche Angaben zum Ausschluss führen können.
• Technische Kompatibilität: Bei der elektronischen Nutzung können unterschiedliche Systeme zu Kompatibilitätsproblemen führen. Eine frühzeitige Prüfung der technischen Anforderungen ist ratsam.
• Nachweispflicht: Die letztendliche Pflicht zur Vorlage der Originalnachweise für den erfolgreichen Bieter bleibt bestehen. Die entsprechenden Dokumente sollten daher bereits bei der Angebotsabgabe verfügbar sein.

Unterschied zwischen EEE und herkömmlichen Eigenerklärungen

Im Vergleich zu herkömmlichen Eigenerklärungen bietet die EEE folgende Unterschiede:

• Einheitliches Format: Die EEE folgt einem EU-weit standardisierten Format, während herkömmliche Eigenerklärungen je nach Auftraggeber variieren können.
• Rechtliche Bindung: Die EEE ist rechtlich in allen EU-Mitgliedstaaten anerkannt.
• Umfang: Die EEE deckt alle relevanten Ausschluss- und Eignungskriterien ab, während herkömmliche Eigenerklärungen oft nur Teilaspekte behandeln.
• Elektronische Verwendung: Die EEE ist für die elektronische Nutzung optimiert und kann digital wiederverwendet werden.

Strategische Tipps für Bieter

Als Bieter sollten Sie folgende strategische Überlegungen zur EEE berücksichtigen:

• Erstellen Sie eine Grundversion der EEE mit Ihren Standardangaben, die Sie für verschiedene Ausschreibungen anpassen können.
• Halten Sie alle potenziell erforderlichen Nachweise bereits bei der Angebotserstellung bereit, um im Falle eines Zuschlags keine Verzögerungen zu riskieren.
• Prüfen Sie regelmäßig die Aktualität Ihrer Angaben in der EEE, insbesondere bei wiederholter Verwendung.
• Nutzen Sie die elektronischen Hilfsmittel und Plattformen zur einfacheren Erstellung und Verwaltung der EEE.

Fazit

Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung stellt einen wichtigen Fortschritt zur Vereinfachung des Vergabeverfahrens dar. Sie reduziert den Verwaltungsaufwand für Bieter erheblich und erleichtert insbesondere kleineren Unternehmen die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen. Für eine erfolgreiche Nutzung der EEE ist jedoch eine gründliche Kenntnis des Formulars sowie die sorgfältige und wahrheitsgemäße Ausfüllung entscheidend.