Leistungsbeschreibung und Preisliste
1. Gegenstand der Leistung
Die Ciconia Systems GmbH erbringt unter der Bezeichnung Vergabepilot.AI Dienstleistungen zur Unterstützung von Unternehmen bei der Recherche, Sichtung und Vorauswahl öffentlicher Ausschreibungen in Deutschland. Der Zugang zu diesen Dienstleistungen erfolgt über eine webbasierte Software-as-a-Service (SaaS)-Plattform, die ohne gesonderte Installation über einen handelsüblichen Webbrowser genutzt werden kann.
Im Rahmen dieser Dienstleistung der Ciconia Systems GmbH (nachfolgend „Vergabepilot“) aggregiert Vergabepilot öffentlich zugängliche Ausschreibungen aus allen wichtigen Portalen Deutschlands – darunter bundesweite Vergabeplattformen, Landesvergabeportale sowie kommunale Marktplätze – und stellt diese dem Kunden über eine einheitliche Oberfläche zur Verfügung. Ergänzend werden dem Kunden KI-gestützte Werkzeuge bereitgestellt, die eine schnellere Bewertung und interne Bearbeitung von Ausschreibungen ermöglichen. Hierzu zählen insbesondere automatisierte Zusammenfassungen von Vergabeunterlagen, eine KI zur inhaltlichen Analyse einzelner Ausschreibungen sowie ein Relevanzscoring. Teamfunktionen zur gemeinsamen Bearbeitung und Priorisierung von Ausschreibungen sowie Exportmöglichkeiten ergänzen den Leistungsumfang je nach gebuchtem Abonnement.
Vergabepilot unterstützt den Kunden dabei, relevante Ausschreibungen effizienter zu identifizieren und interne Go/No-Go-Entscheidungen vorzubereiten. Vergabepilot übernimmt jedoch keine Gewähr für die vollständige Erfassung aller in Deutschland veröffentlichten Ausschreibungen; die Abdeckung richtet sich nach den jeweils angebundenen Portalen. Inhalt, Vollständigkeit und Richtigkeit der zugrunde liegenden Ausschreibungsunterlagen liegen ausschließlich im Verantwortungsbereich der jeweiligen Auftraggeber der entsprechenden Ausschreibung. Vergabepilot erbringt keine Rechts- oder Vergabeberatung; KI-generierte Inhalte stellen keine rechtlich verbindliche Auskunft dar und ersetzen nicht die eigenverantwortliche Prüfung durch den Kunden. Eine Empfehlung zur Angebotsabgabe ist nicht Gegenstand der Leistung.
Hinweis KI-Inhalte: KI-generierte Inhalte (Zusammenfassungen, Chatbot-Antworten, Scoring) werden automatisiert erstellt und ohne manuelle Prüfung ausgegeben. Sie können unvollständig oder fehlerhaft sein und dienen ausschließlich der allgemeinen Orientierung. Entscheidungen auf Basis dieser Inhalte liegen in der alleinigen Verantwortung des Nutzers. Eine vorherige Überprüfung durch den Nutzer ist stets erforderlich.
2. Abonnements und Preise
Die Plattform wird in vier Abonnement-Stufen angeboten. Alle Preise verstehen sich in EUR netto zzgl. gesetzlicher MwSt. Die jeweils aktuell gültigen Preise sind auf www.vergabepilot.ai/preise sowie im Kundenkonto einsehbar.
* Jahrespreise werden einmalig jährlich abgerechnet. Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt.
3. Credit-System
Vergabepilot.AI nutzt ein einheitliches Credit-System für alle Funktionen, die KI-Rechenleistung erfordern. Anstelle getrennter Limits für Suchanfragen, KI-Fragen oder andere Aktionen werden sämtliche KI-gestützten Vorgänge über ein gemeinsames monatliches Credit-Budget abgerechnet. Der Verbrauch je Aktion ist abhängig vom Rechenaufwand und wird dem Nutzer vor Ausführung der jeweiligen Aktion transparent in der Plattform angezeigt, sodass keine unerwarteten Kosten entstehen.
Jedes Abonnement beinhaltet ein monatliches Credit-Kontingent gemäß der Abonnement-Übersicht in Abschnitt 2. Die Credits gelten jeweils für den laufenden Kalendermonat und verfallen am Ende des Monats. Zu Beginn des Folgemonats wird das Kontingent automatisch erneuert. Eine Übertragung nicht verbrauchter Credits in den Folgemonat ist nicht möglich; eine Rückerstattung ungenutzter Credits ist ausgeschlossen.
Die Plattform stellt eine Credit-Historie bereit. Dort ist jederzeit einsehbar, wie viele Credits im laufenden Monat verbraucht wurden, welche Aktionen Credits ausgelöst haben und – bei Teamnutzung – welches Teammitglied für welchen Verbrauch verantwortlich ist. Diese Transparenz ermöglicht eine gezielte Steuerung des Credit-Einsatzes innerhalb des Teams.
Die Credit-Kosten können je nach Funktionstyp und Komplexität der Anfrage variieren. Die tatsächlichen Kosten werden dem Nutzer vor Ausführung der jeweiligen Aktion transparent in der Plattform angezeigt. Richtwerte für den Credit-Verbrauch:
· KI-Suche: 1 bis 5 Credits pro Suche
· KI-Frage: 1 bis 5 Credits pro Frage
· KI-Verarbeitung von eigenen, hochgeladenen Dokumenten: 0 bis 5 Credits pro Seite
· KI-Generierung von Texten: 0 bis 10 Credits pro Seite
4. Eingesetzte Drittanbieter
Zur Erbringung der Dienstleistungen setzt Vergabepilot die folgenden Drittanbieter ein. Deren jeweilige Nutzungsbedingungen finden Anwendung. Entsprechend den mit den KI-Anbietern geschlossenen Verträge dürfen die KI-Anbieter keine übermittelten Daten für das Training von KI-Modellen verwenden.
Ciconia Systems GmbH • Friedrichstraße 13, 70174 Stuttgart • Stand: April 2026
