Erfolgsgeschichte · Digitalisierung
Cocq Datendienst: 30 Portale abgelöst, ein ganzer Manntag pro Monat gewonnen
Wie ein Hamburger Scan- und Digitalisierungsdienstleister die Newsletter-Flut abbestellt hat und heute keine relevante Ausschreibung mehr zu spät entdeckt.
Mehr als 70 Mitarbeitende · Kunde seit April 2025
Die Übersichtsseiten mit der Zusammenfassung und den Dokumenten sind eine riesige Arbeitserleichterung.
Jacob Inzelmann
Projektmanager
5 bis 10 Min.
Suchaufwand pro Tag, statt Newsletter von rund 30 Portalen
1 Manntag
pro Monat gespart, rund 8 Stunden reine Suchzeit
Ab Monat 1
rentabel, sobald die alten Newsletter abbestellt waren
Digitalisierung
Scandienstleistung
Dokumentenmanagement
Mehr als 70 Mitarbeitende
Cocq Datendienst hat die Newsletter von rund 30 Vergabeportalen durch ein Suchprofil bei Vergabepilot.AI ersetzt. Aus 1,5 bis 2,5 Stunden Vorauswahl pro Woche wurden 5 bis 10 Minuten am Tag, mit dem sicheren Gefühl, keine relevante Ausschreibung mehr zu übersehen.
Über Cocq Datendienst
Die Cocq Datendienst GmbH aus Hamburg-Bergedorf digitalisiert seit 1967 Geschäftsprozesse für Unternehmen und Behörden. Mit mehr als 70 Mitarbeitenden deckt das Unternehmen das komplette Spektrum ab: von der eigenen Scanstraße für Aktenbestände über die digitale Post- und Rechnungseingangsverarbeitung bis zur Datenextraktion.
Besonders viel Papier liegt bei Behörden. Öffentliche Ausschreibungen sind für Cocq deshalb ein zentraler Vertriebskanal. Jacob Inzelmann kam kurz vor der Einführung von Vergabepilot.AI ins Unternehmen und übernahm direkt die Ausschreibungssuche.
VORHER IN ZAHLEN
Rund 30 Vergabeportale, Newsletter täglich nach Keywords durchsucht
1,5 bis 2,5 Stunden pro Woche allein für die Vorauswahl, noch ohne Prüfung
Ausschreibungen wurden teils erst kurz vor Fristende oder zu spät entdeckt
Die Ausgangssituation
Vor dem Umstieg war Cocq auf rund 30 Vergabeportalen registriert und bekam von dort Newsletter. Jeden Tag ging etwa eine halbe Stunde dafür drauf, diese nach Keywords zu durchsuchen und zu entscheiden, was überhaupt eine nähere Prüfung wert ist. Die Leistungsbeschreibung oder K.-o.-Kriterien waren da noch gar nicht angeschaut.
Der eigentliche Auslöser war aber ein anderer: Immer wieder tauchten relevante Ausschreibungen erst spät auf, manchmal nur über Hinweise von Kollegen.
Wenn wir dann gemerkt haben: Mist, jetzt sind wir eigentlich schon richtig spät dran, jetzt wird es eng. Oder teilweise war es auch schon zu spät. Da haben wir gesagt, es muss einen besseren Weg geben, als den klassischen Newsletter nach Keywords zu durchsuchen.
Jacob Inzelmann · Cocq Datendienst
Der Umstieg
Seit April 2025 nutzt Cocq Vergabepilot.AI. Das Team hat Suchprofile angelegt und bekommt die passenden Ausschreibungen täglich per E-Mail, mit deutlich weniger Treffern als vorher, die aber besser passen. Ein bis zwei Monate liefen Vergabepilot.AI und die alten Newsletter parallel, um zu prüfen, ob es ein Delta gibt. Als klar war, dass nichts durchgerutscht wäre, wurden alle Newsletter abbestellt.
Eine Ausschreibung zu finden, die relevant sein könnte, ist gar nicht mehr die Hauptaufgabe. Jetzt geht es darum zu prüfen: Warum passt sie, warum passt sie nicht?
Jacob Inzelmann · Cocq Datendienst
Für genau diese Prüfung ist die KI-Zusammenfassung das zweite zentrale Werkzeug. Zu jeder Ausschreibung gibt es eine Übersichtsseite mit Zusammenfassung und allen Dokumenten an einem Ort. Ob sich eine Ausschreibung lohnt, lässt sich so einschätzen, ohne sich erst auf der jeweiligen Vergabeplattform anmelden zu müssen. Erst wenn sie passt, geht es dort weiter. Mit den Checklisten hat das Team ebenfalls begonnen.
Die Übersichtsseiten mit der Zusammenfassung und den Dokumenten sind natürlich eine riesige Arbeitserleichterung, weil man sich sonst überall erst anmelden muss, um an die ganzen Sachen ranzukommen.
Jacob Inzelmann · Cocq Datendienst
Die messbaren Ergebnisse
Nach anderthalb Jahren im Einsatz zeigt sich der Effekt in drei Punkten:
8 Std./Monat
Weniger Suchaufwand
Rund 2 Stunden pro Woche gespart, also ein ganzer Manntag im Monat. Und das bei einer Arbeit, die niemand gern macht.
30 → 1
Ein Suchprofil statt 30 Portal-Newsletter
Seit dem Umstieg ist nur eine einzige Ausschreibung nicht über Vergabepilot.AI aufgetaucht.
Ab Monat 1
Rentabel
Sobald die Newsletter nicht mehr zusätzlich geprüft werden mussten, waren die Kosten durch die gesparte Zeit gedeckt.
Die gewonnene Zeit fließt in zwei Richtungen: Das Team schaut sich jetzt auch ähnliche Ausschreibungen an, die noch nicht ganz zum bisherigen Aufgabengebiet gehören, aber eines werden könnten. Und die Ausarbeitung der Angebote beginnt früher, sodass auch Bieterfragen früher gestellt werden können.
Die Betreuung
Ein Punkt war Jacob Inzelmann besonders wichtig: der Kundenservice. Beim Verfeinern der Suchprofile gab es direkte Unterstützung. Und wenn es mal ein Anliegen gab, wurde das Feedback sofort aufgenommen und umgesetzt.
Man merkt, dass das Tool weiterentwickelt wird. Das ist kein Status quo, sondern es geht weiter, und man wird als Kunde direkt abgeholt. Das ist ein Service, der nicht alltäglich ist, wenn man sich eine Softwarelösung holt.
Jacob Inzelmann · Cocq Datendienst
Fazit
Cocq Datendienst hat die Ausschreibungssuche von 30 Newsletter-Postfächern auf ein Suchprofil reduziert. Die Zahlen nach anderthalb Jahren: ein Manntag pro Monat gespart, rentabel ab dem ersten Monat und ein Team, das sich auf die Prüfung und Ausarbeitung konzentriert statt auf die Suche.
Mehr über Cocq Datendienst und das Leistungsangebot: cocq.de
AUF EINEN BLICK
Branche
Digitalisierung
Mitarbeitende
Mehr als 70
Sitz
Hamburg-Bergedorf
Gegründet
1967
Kunde seit
April 2025
Website
cocq.de
GENUTZTE FUNKTIONEN
