Erfolgsgeschichte · Engineering
EDAG Engineering: 30 % mehr passende Ausschreibungen mit Vergabepilot.AI
Wie der Engineering-Dienstleister seine Ausschreibungsrecherche zentralisiert, mehr passende Ausschreibungen findet und bis zu 27 Stunden pro Woche für die Qualifizierung und Bearbeitung von Angeboten zurückgewinnt.
Rund 8.000 Mitarbeitende · Weltweit tätig · Öffentliche Auftraggeber im Ausbau
Unser Funnel wird schneller und breiter gefüllt. Dadurch erhöht sich die Zahl der Chancen, die wir überhaupt qualifizieren und bearbeiten können.
Karina Schaefer
Senior Sales Account Manager
bis 27 Std.
Aufwand pro Woche, der heute produktiver eingesetzt wird
+30 %
mehr passende Ausschreibungen, mindestens
5 → 1
statt fünf Portalen eine zentrale Suche über 300+ Portale
Engineering
Weltweit tätig
Knapp 8.000 Mitarbeitende
Rund 25 Personen im Ausschreibungsteam
EDAG Engineering musste öffentliche Ausschreibungen auf mindestens fünf verschiedenen Vergabeportalen recherchieren. Für die Suche, das Herunterladen der Vergabeunterlagen und deren erste Prüfung fielen bei einer Person bis zu 24 Stunden pro Woche an. Heute bündelt Vergabepilot.AI die Suche auf über 300 Vergabeportalen. Das Ergebnis: Bis zu 27 Stunden pro Woche werden eingespart und können produktiver eingesetzt werden. Gleichzeitig steigt die Zahl der passenden Ausschreibungen um mindestens 30 Prozent.
EDAG Engineering: öffentliche Aufträge als Wachstumsfeld
EDAG Engineering ist ein weltweit tätiger Engineering-Dienstleister mit rund 8.000 Mitarbeitenden. Neben dem klassischen Engineering-Geschäft baut das Unternehmen das Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern gezielt aus. Über Ausschreibungen erreicht EDAG Bund, Länder, Kommunen und öffentliche Unternehmen und kann dort das gesamte Leistungsportfolio anbieten.
Rund 25 Personen aus unterschiedlichen Fachbereichen beschäftigen sich mit öffentlichen Ausschreibungen, dazu kommen etwa drei bis vier Personen für Administration und Koordination. Eine passende Ausschreibung zu finden ist dabei erst der halbe Weg. Danach muss sie fachlich bewertet werden und bei den Experten landen, die das Angebot ausarbeiten.
VORHER IN ZAHLEN
Mindestens fünf Vergabeportale, jedes mit eigener Suchmaske und eigener Suchlogik
20 bis 24 Stunden pro Woche bei einer Person, allein für Suche, Download der Unterlagen und erste Sichtung
Umfangreiche Vergabeunterlagen geprüft, die am Ende nicht zum Portfolio passten
Die Herausforderung: zu viel Zeit für Suche und Prüfung
Vor dem Umstieg recherchierte EDAG auf mindestens fünf Vergabeportalen. Jedes bringt eine eigene Suchmaske mit, eigene Filter und eine eigene Trefferliste, dieselbe Recherche lief also fünfmal. Danach ging es ans Herunterladen, Sichten und Bewerten der Unterlagen.
Ein Teil der Suche lief bereits über eine kostenpflichtige Software, die mehrere Quellen gebündelt durchsuchte. An der inhaltlichen Prüfung änderte das nichts, die blieb Handarbeit. So floss viel Zeit in Ausschreibungen, die sich erst nach genauerer Prüfung als ungeeignet herausstellten, und das Risiko blieb, ein relevantes Verfahren zu übersehen oder zu spät zu entdecken.
Wir haben teilweise umfangreiche Vergabeunterlagen zeitaufwendig heruntergeladen, geöffnet und geprüft, um danach festzustellen, dass die Ausschreibung überhaupt nicht zu uns passt. Wenn hochqualifizierte Mitarbeiter ihre Zeit damit verbringen, ungeeignete Ausschreibungen auszusortieren, merkt man sehr schnell: Dieser Prozess ist nicht effizient und nicht skalierbar.
Karina Schaefer · EDAG Engineering
Die Lösung: eine zentrale Suche statt mehrerer Portale
Mit Vergabepilot.AI greift das Team über eine Oberfläche auf 300+ Portale zu. Suchprofile filtern die passenden Verfahren heraus und stellen sie den zuständigen Fachbereichen schneller bereit. Das ändert das Tempo und die Übersicht: Verfahren, die über die alten Suchwege möglicherweise nie sichtbar geworden wären, tauchen jetzt auf.
Der größte Unterschied ist Geschwindigkeit und Transparenz. Wir wollen nicht einfach mehr Ausschreibungen sehen, sondern mehr Ausschreibungen mit einem echten Fit zu unserem Portfolio.
Karina Schaefer · EDAG Engineering
Zwei Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern
Positives Feedback von unseren Mitarbeitern kam sehr schnell. Ein neues Tool bringt nur dann etwas, wenn es im täglichen Arbeiten einen spürbaren Mehrwert schafft und tatsächlich genutzt und von den Mitarbeitern geschätzt wird.
Karina Schaefer · EDAG Engineering
Die Ergebnisse: bis zu 27 Stunden pro Woche für wichtigere Aufgaben
Nach eigener Berechnung setzt EDAG Engineering heute bis zu rund 27 Stunden pro Woche produktiver ein. Der Effekt entsteht vor allem bei der Recherche und bei der ersten inhaltlichen Bewertung.
bis 24 Std.
Weniger Suchaufwand, pro Woche
So viel Zeit brauchte eine Person vorher für Suche, Download und erste Sichtung. Dieser Block sinkt deutlich.
3 Std.
Weniger Erstbewertung, pro Woche
Mindestens drei weitere Stunden gehen bei der ersten inhaltlichen Bewertung ab. Der KI-Assistent beantwortet konkrete Fragen an umfangreiche Unterlagen.
+30 %
Mehr passende Ausschreibungen
Mindestens 30 Prozent mehr Treffer, die wirklich passen. Entscheidend ist dabei nicht die Menge, sondern der Fit zum eigenen Portfolio.
Was das für den Vertrieb bedeutet
Der Vertriebstrichter füllt sich schneller und breiter. Es entstehen mehr Chancen, die das Team tatsächlich qualifizieren und bearbeiten kann.
Die Betreuung: direkter Austausch mit dem Team
Fragen und Verbesserungsvorschläge aus der täglichen Arbeit gehen bei EDAG direkt an das Team hinter Vergabepilot.AI. Das Unternehmen will seine Erfahrung aus der Arbeit mit öffentlichen Ausschreibungen einbringen und die Lösung mitentwickeln.
Wir haben nicht das Gefühl, einfach eine Software gekauft zu haben. Wenn wir Fragen haben oder Verbesserungspotenziale sehen, gibt es einen direkten Austausch. Gerade bei einer jungen, KI-basierten Lösung finde ich diese Nähe zum Anbieter sehr wichtig.
Karina Schaefer · EDAG Engineering
Fazit: weniger recherchieren, mehr passende Aufträge bearbeiten
EDAG Engineering hat die Portalsuche zentralisiert und die gewonnene Zeit dorthin verschoben, wo sie zählt: in die Qualifizierung relevanter Ausschreibungen, in bessere Angebote und in zusätzliche Verfahren. Den ROI rechnet das Unternehmen pragmatisch. Schon ein oder zwei gewonnene Ausschreibungen, die über die alten Suchwege nie aufgetaucht wären, rechtfertigen die Investition, die eingesparte Arbeitszeit zählt obendrauf. Der Rat von Karina Schaefer an alle, die noch überlegen: mit den eigenen realen Suchprofilen testen, dann zeigt sich der Mehrwert für die eigene Organisation schnell.
Mehr über EDAG Engineering und das Leistungsangebot: edag.com
AUF EINEN BLICK
Branche
Engineering
Mitarbeitende
Rund 8.000
Team Ausschreibungen
Rund 25 Personen
Zielmärkte
Bund, Länder, Kommunen
Website
edag.com
GENUTZTE FUNKTIONEN
Weitere Erfolgsgeschichten
Alle Erfolgsgeschichten
Bereit für deine eigene Erfolgsgeschichte?
Starte heute und finde morgen früh deine ersten passenden Ausschreibungen.