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Preise

Digitalisierung von Akten des Migrationsamtes Rostock

Auftraggeber

Hanse- und Universitätsstadt Rostock, Die Oberbürgermeisterin, Rechts- und Vergabeamt, SG Zentrale Vergabe und Beschaffung

18055, Rostock

Veröffentlicht

04.06.26

Angebotsfrist

07.07.26, 09:00

Steckbrief

Digitalisierung
Akten
Migrationsamt
Rostock

Zusammenfassung

Die Hanse- und Universitätsstadt Rostock schreibt die Digitalisierung von Papierakten des Migrationsamtes aus. Der Auftrag umfasst die Aufbereitung, das Scannen, die Datenverarbeitung sowie die anschließende Vernichtung der Akten. Es sind ca. 21.100 Verfahren mit einem Umfang von 513 Laufmetern und geschätzt 2.750.000 Seiten zu bearbeiten. Die Leistung beinhaltet zudem die Bereitstellung eines Aktenregistrierungstools und die Übermittlung der Digitalisate in das Dokumentenmanagementsystem d.3.

Zeitplan

Bekanntmachung03.06.26
Heute06.06.26
Bieterfragenfrist29.06.26
Abgabefrist07.07.26
Veröffentlichungsende07.07.26
Laufzeitbeginn31.08.26
Laufzeitende29.11.27

Ausschreibung

Reichweite:
EU
Vergabeart:
Offenes Verfahren
Vergabeverordnung:
VgV
Leistung:
Dienstleistungen
Klassifizierung:
Scanning
Datenverarbeitungsdienste
Zuschlagskriterien:
Preis 65 %, Qualität 35 %
Erfüllungsort:
Neuer Markt 3, 18055 Rostock, DE803, Deutschland

Auftraggeber

Name
Hanse- und Universitätsstadt Rostock, Die Oberbürgermeisterin, Rechts- und Vergabeamt, SG Zentrale Vergabe und Beschaffung
Adresse
Neuer Markt 318055 RostockDeutschland
Website
https://rathaus.rostock.de
Kontakt
karen.richter@rostock.de+493813812339

Abgabe

Abgabeform:
Elektronisch
Angebotssprachen:
Deutsch
Anzahl der Angebote:
Mehrere Hauptangebote sind nicht zulässig.Nebenangebote sind nicht zulässig.

Voraussetzungen

Referenzen:
  • Ergänzung der Eigenerklärung zur Eignung (VVB 124_LD) mit Benennung von mindestens zwei Referenzen aus den letzten drei Jahren von vergleichbar ausgeführten Leistungen
Rechtlich:
  • Nachweis der Eintragung in ein Handels- oder Berufsregister sowie sonstige Existenznachweise
  • Auftragsverarbeitungsvertrag nach DS-GVO
  • Eigenerklärung zur Beachtung der Russland-Sanktionen
  • Erklärungen nach dem TVgG M-V und der MinArbV M-V
Sonstige:
  • Eigenerklärung zur Eignung (VVB 124_LD)
  • Angebotsschreiben (VVB 633)
  • Eigenerklärung Informationen zum Bieter (CSX 59)
  • Erklärung Bieter-/Arbeitsgemeinschaft (VVB 234)
  • vollständig ausgefülltes Preisblatt
  • Verzeichnis der Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen (VVB 235)
  • Erstellung eines Leistungskonzeptes
  • Erstellung eines Datenschutzkonzeptes gemäß Art. 25 und 32 DS-GVO
  • Angabe der Projektverantwortlichen sowie eine Vertretung mit Emailadresse und Telefonnummer
  • Eigenerklärung, dass die fachgerechte Entsorgung gemäß DIN 66399 Sicherheitsstufe 4 erfolgt

Dokumente

Dateiname

  • Rechtsbehelfsbelehrung.pdf

    Vertragliches
    43 KB
    1 Seite
    Informationen über die Rechtsbehelfsfristen und die Unzulässigkeit von Nachprüfungsanträgen gemäß § 160 GWB im Vergabeverfahren.

  • VVB 235 - Verzeichnis der Leistungen_Kapazitaeten anderer Unternehmen 12-2017.docx

    Verwaltung
    53 KB
    1 Seite
    Formblatt zur Benennung von Art und Umfang der Teilleistungen, für die sich der Bieter der Kapazitäten anderer Unternehmen bedienen wird.

  • VVB 632 EU - Bewerbungsbedingungen fuer die Vergabe von Leistungen - VgV 12-2017.docx

    Richtlinien
    60 KB
    2 Seiten
    Bewerbungsbedingungen für das EU-weite Vergabeverfahren nach VgV, einschließlich Hinweisen zu Unklarheiten, Wettbewerbsbeschränkungen und Angebotsformalia.

  • VVB 635 - Zusaetzliche Vertragsbedingungen 12-2017.docx

    Vertragliches
    49 KB
    1 Seite
    Zusätzliche Vertragsbedingungen für die Ausführung von Liefer- und Dienstleistungen, basierend auf der VOL/B.

  • Referenzen - Ergänzung zum FB 124_LD.DOCX

    Verwaltung
    25 KB
    2 Seiten
    Vorlage für die Referenzliste zum Nachweis vergleichbarer Leistungen in den letzten drei Jahren, speziell für Scan-Dienstleistungen.

  • Auftragsverarbeitungsvertrag nach DS-GVO.DOCX

    Vertragliches
    42 KB
    9 Seiten
    Entwurf eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO für die Digitalisierung und Vernichtung von Papierakten.

  • Eigenerklärung Russland Sanktionen.DOCX

    Vertragliches
    26 KB
    2 Seiten
    Verbindliche Eigenerklärung des Bieters zur Einhaltung der EU-Sanktionen im Zusammenhang mit Russland gemäß Verordnung (EU) Nr. 833/2014.

  • VVB 124_LD - Eigenerklaerung zur Eignung Liefer-_Dienstleistungen 07-2019 - Fassung 2022.docx

    Verwaltung
    32 KB
    2 Seiten
    Formblatt für die Eigenerklärung zur Eignung, inklusive Angaben zum Umsatz, vergleichbaren Leistungen und verfügbaren Arbeitskräften.

  • VVB 634 - Besondere Vertragsbedingungen 12-2017.pdf

    Vertragliches
    103 KB
    2 Seiten
    Besondere Vertragsbedingungen (BVB) für das Projekt, enthaltend Regelungen zu Ausführungsfristen, Anlieferungsstellen und Vertragsstrafen.

  • Verpflichtungen nach dem Tariftreue- und Vergabegesetz M-V.DOCX

    Vertragliches
    28 KB
    2 Seiten
    Festlegung der Pflichten des Auftragnehmers zur Einhaltung des Tariftreue- und Vergabegesetzes Mecklenburg-Vorpommern, insbesondere Kontrollrechte.

  • Anlage A Preisblatt - beschreibbare Textfelder.pdf

    Finanzielles
    56 KB
    1 Seite
    Preistabelle zur Kalkulation der Dienstleistung, unterteilt in Initialkosten, Projektmanagement, Digitalisierung und Vernichtung.

  • Erklärungen nach dem TVgG M-V und der MinArbV M-V.DOCX

    Vertragliches
    32 KB
    4 Seiten
    Formular für Erklärungen zur Einhaltung von Mindestarbeitsbedingungen nach dem TVgG M-V und der MinArbV M-V.

  • Anlage B Zuschlagskriterium.pdf

    Richtlinien
    72 KB
    2 Seiten
    Erläuterung der Wertungsmethodik für die Zuschlagskriterien Preis (65 %) und Qualität (35 %).

  • VVB 234 - Erklaerung Bieter-_Arbeitsgemeinschaft 12-2017.docx

    Verwaltung
    52 KB
    2 Seiten
    Formblatt für die Erklärung einer Bieter- oder Arbeitsgemeinschaft inklusive Benennung des bevollmächtigten Vertreters.

  • Leistungsbeschreibung 42-30-26.pdf

    Leistungsumfang
    138 KB
    7 Seiten
    Detaillierte Beschreibung der Anforderungen an die Digitalisierung von ca. 2,75 Millionen Seiten Aktenbestand des Migrationsamtes.

  • CSX 59 - Eigenerklaerung Informationen zum Bieter.docx

    Verwaltung
    36 KB
    2 Seiten
    Eigenerklärung zur Erfassung von Bieterinformationen für eForms, einschließlich Identifikationsnummer und Unternehmensgröße.

  • VVB 236 - Verpflichtungserklaerung anderer Unternehmen 12-2017.docx

    Verwaltung
    55 KB
    1 Seite
    Formblatt für die Verpflichtungserklärung von Drittunternehmen, deren Kapazitäten zum Eignungsnachweis in Anspruch genommen werden.

  • VVB 633 - Angebotsschreiben LD 07-2019.rtf

    Verwaltung
    83 KB
    Formelles Anschreiben für das Angebot mit Feldern für die Angebotssumme, Bindefrist und Auflistung der Anlagen.

  • Anschreiben.pdf

    Ausschreibung
    104 KB
    1 Seite
    Offizielle Aufforderung zur Angebotsabgabe mit Fristen, Einreichungsmodalitäten und Kontaktinformationen der Vergabestelle.

  • Abschl. Liste einzureichender Unterlagen.pdf

    Verwaltung
    69 KB
    1 Seite
    Checkliste aller mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen, Eigenerklärungen und Nachweise.

  • Information zum Datenschutz nach DS-GVO.pdf

    Vertragliches
    151 KB
    1 Seite
    Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Vergabeverfahrens gemäß Art. 13 und 14 DS-GVO.

  • VVB 631 EU - Aufforderung zur Abgabe eines Angebots EU - VgV 07-2019.pdf

    Ausschreibung
    18 KB
    4 Seiten
    Formelles Dokument zur Aufforderung zur Angebotsabgabe im EU-weiten offenen Verfahren inklusive Fristen und Anlagenverzeichnis.

FAQ

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