Digitalisierung von Mikrofilmen für das Staatsarchiv Hamburg

Auftraggeber

BVC Behörde für Finanzen und Bezirke

20457 Hamburg

Veröffentlicht

02.11.2026

Angebotsfrist

17.11.2026, 09:00 Uhr

Steckbrief

Digitalisierung
Mikrofilme
Staatsarchiv
Archivgut
Fotografische Dienstleistungen
Meldeunterlagen

Zusammenfassung

Gegenstand des Auftrags sind die Abholung und der Transport, gegebenenfalls die Reinigung und Stabilisierung von Mikrofilmen zum Zwecke der Digitalisierung sowie die eigentliche Digitalisierung und Dokumentation der Arbeiten für das Staatsarchiv Hamburg. Der Gesamtauftrag umfasst zwei Lose mit Reproduktionen von Meldeunterlagen sowie weiteren verfilmten Archivgut-Beständen mit insgesamt über 13 Millionen Aufnahmen. Die Ausführung ist für den Zeitraum vom 17.12.2026 bis zum 15.04.2030 vorgesehen.

Zeitplan

Bekanntmachung02.11.2026
Bieterfragenfrist06.11.2026
Heute11.11.2026
Abgabefrist17.11.2026
Veröffentlichungsende17.11.2026
Laufzeitbeginn17.12.2026
Laufzeitende15.04.2030

Ausschreibung

Reichweite:EU-Weit
Vergabeart:Offenes Verfahren
Vergabeverordnung:VgV
Leistung:Dienstleistungen
Klassifizierung:
Dienstleistungen des fotografischen Gewerbes
Filmentwicklung
Restauration, Reproduktion und Retuschieren von Aufnahmen
Zuschlagskriterien:
Preis: 50 %Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog: 50 %
Auftrags-Budget:409.500 €
Erfüllungsort:22041 Hamburg, DE600, Deutschland

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Auftraggeber

Name

Adresse

Website

Kontakt

Teilnahme

Abgabeform:Elektronisch
Angebotssprachen:Deutsch
Anzahl der Angebote:
Mehrere Hauptangebote sind nicht zulässig.Nebenangebote sind nicht zulässig.

Lose

Meldefilme

Umfasst die Digitalisierung von Mikrofilmen mit Reproduktionen von Meldeunterlagen (Bestand 741-4 Fotoarchiv, ca. 5.837 Filme, etwa 9,23 Millionen Aufnahmen).

Weitere verfilmte Bestände

Umfasst die Digitalisierung von Mikrofilmen sonstiger weitgehend vernichteter Archivbestände (ca. 3.209 Filme, etwa 4,42 Millionen Aufnahmen).

Voraussetzungen

Referenzen:
  • Mindestens 5 Referenzen zu vergleichbaren Leistungen der letzten 5 Jahre mit Angaben zu Art, Zeitraum, Umfang, Auftraggeber und Auftragssumme (max. 3 DIN-A4-Seiten als PDF).
Finanziell:
  • Angabe des Jahresumsatzes der letzten 3 Geschäftsjahre im Rahmen der Unternehmensdarstellung.
  • Eigenerklärung über das Bestehen bzw. rechtzeitige Abschließen einer Betriebshaftpflichtversicherung in geforderter Höhe.
Sonstige:
  • Darstellung des Unternehmens (Leistungsportfolio, Standorte, Arbeitskräfte, Qualifikation des anleitenden Personals; max. 3 DIN-A4-Seiten).
  • Qualitätsmanagementsystem: Nachweis über ISO 9001-Zertifikat oder gleichwertige Eigenerklärung.
  • Beschreibung der Lagerräumlichkeiten und klimatischen Voraussetzungen zur fachgerechten Lagerung (max. 2 DIN-A4-Seiten).
  • Erklärung zum 5. EU-Russland-Sanktionspaket.
  • Eigenerklärung zum Fuhrpark im Kriterienkatalog der eVergabe.
  • Allgemeine Eigenerklärungen zur Eignung im Kriterienkatalog der eVergabe.

Dokumente

Vergabeunterlagen.pdf

Ausschreibung
13.1 MB

Zusammenfassendes Dokument der Vergabeunterlagen, enthaltend Projektinformationen, Vertragsbedingungen, Aufforderung zur Angebotsabgabe und die Leistungsbeschreibung.

Auftragsbekanntmachung.pdf

Ausschreibung
259 KB

Offizielle Bekanntmachung des Vergabeverfahrens zur Digitalisierung von Mikrofilmen für das Staatsarchiv Hamburg, inklusive Verfahrensart, CPV-Codes und geschätztem Auftragswert.

LB_Änderungsübersicht.docx

Verwaltung
34 KB

Orientierungshilfe zum Vergleich der alten und neuen Leistungsbeschreibung nach einer Rückversetzung des Verfahrens, inklusive Änderungen im Inhaltsverzeichnis und bei den Ausschreibungszielen.

Oeffentliche_Fragen_und_Antworten.pdf

Richtlinien
155 KB

Zusammenstellung von Bieterfragen und den entsprechenden Antworten des Auftraggebers zu Themen wie Referenzen, Lagerbedingungen der Filme und technischen Vorgaben zur Digitalisierung.

2026_konkordanz-Los_2.xlsx

Leistungsumfang
123 KB

Detaillierte Konkordanzliste für Los 2 mit Zuordnungen von Signaturen und Beständen des Senats für die Digitalisierung.

2026_k-filme_anlage-A.xlsx

Leistungsumfang
576 KB

Anlage A für Los 1 mit technischen Details zu den Mikrofilmen des Meldewesens, einschließlich Signaturen, Formaten und Anzahl der Aufnahmen.

Verzeichnis der Links.docx

Verwaltung
14 KB

Einfaches Verzeichnis mit Referenzlinks für das Vergabeverfahren.

2026_k-filme_anlage-B.xlsx

Leistungsumfang
223 KB

Anlage B für Los 2 mit technischen Spezifikationen der zu digitalisierenden Filme aus dem Senatsbestand, inklusive Formatangaben und Aufnahmezahlen.

bewertungsmatrix-blanko.xlsx

Richtlinien
34 KB

Leere Bewertungsmatrix zur Evaluierung der Angebote basierend auf Preis (50%) und Digitalisierungskonzept (50%) für beide Lose.

Besichtigungsbestätigung.docx

Verwaltung
19 KB

Formular zur Bestätigung der Objektbesichtigung im Staatsarchiv Hamburg durch potenzielle Bieter.

2026_konkordanz-k-filme.xlsx

Leistungsumfang
243 KB

Konkordanzliste für Los 1 zur Zuordnung der Mikrofilme des Meldewesens zu den entsprechenden Archivsignaturen.

FAQ

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