Verbesserte Übersicht für Vergabeunterlagen - Mehr Überblick, weniger Klicks

Die Arbeit mit Vergabeunterlagen wird noch effizienter! Wir haben die Ansicht für Ausschreibungsdokumente grundlegend überarbeitet, um dir einen strukturierteren und übersichtlicheren Zugang zu deinen Vergabeunterlagen bereiten zu können, der Zeit spart und den Überblick erleichtert. So wird die Navigation durch umfangreiche Dokumentensätze deutlich komfortabler!

Neue Funktionen im Überblick

Intelligente Kategorisierung

Alle Dokumente werden jetzt automatisch in sechs klar definierte Kategorien eingeordnet:

• Ausschreibung: Einladungsschreiben und allgemeine Übersichtsdokumente
• Richtlinien: Anweisungen und Vorgaben für Bieter
• Vertragliches: Rechtliche Dokumente und Vertragsentwürfe
• Leistungsumfang: Technische Spezifikationen und Anforderungen
• Finanzielles: Preisblätter und kommerzielle Bedingungen
• Verwaltung: Administrative und unterstützende Dokumente

Verbesserte Ordnerstruktur

So findest du dich sofort in der vom Auftraggeber vorgegebenen Struktur zurecht:

• Originale Ordnerstruktur der Vergabeunterlagen bleibt erhalten
• Übersichtliche Darstellung aller Dateien und Unterordner

Detaillierte Dokumenteninformationen

Auf einen Blick siehst du jetzt:

• Die Anzahl der Dateien in jedem Ordner
• Die Seitenanzahl bei PDF- und Word-Dokumenten
• Die Anzahl der Arbeitsblätter in Excel-Dateien
• Die Folienanzahl bei PowerPoint-Präsentationen

Intelligente Dokumentenzusammenfassungen

So erkennst du den Inhalt jeder Datei auf einen Blick - ohne zeitaufwändiges Herunterladen und Öffnen:

• Kurze, prägnante Kurzbeschreibungen für jedes Dokument
• Klare Hinweise, ob es sich um technische Spezifikationen, Leistungsverzeichnisse oder Vertragsbedingungen handelt
• Keine unklaren Dateinamen wie „Anlage_3_final_v2.pdf“
• Relevante Dokumente schnell identifizieren, unwichtige überspringen

Mehr Effizienz bei der Dokumentenprüfung

Vergabeunterlagen gezielter und schneller prüfen:

• Schneller Überblick dank klarer Struktur und intelligenter Zusammenfassungen
• Relevante Inhalte sofort erkennen und priorisieren
• Weniger Zeit für die Suche, mehr Zeit für die inhaltliche Analyse
• Effektivere Vorbereitung auf Ausschreibungen durch fokussierte Dokumentenauswahl

Noch schneller mit dem Q&A KI-Assistenten

Zusätzlich zur neuen Dokumentenübersicht steht dir der Q&A KI-Assistent zur Seite, der direkt aus den Vergabeunterlagen heraus deine Fragen beantwortet. Statt lange in PDFs zu scrollen, kannst du konkrete Fragen stellen, zum Beispiel:

• „Welche Frist gilt für die Angebotsabgabe?“
• „Welche Nachweise sind zwingend gefordert?“
• „Wie ist der Leistungsumfang im Los 2 beschrieben?“

Der KI-Assistent analysiert die Dokumente der ausgewählten Ausschreibung und liefert dir passgenaue Antworten im Chat-Format. Für den Einstieg werden dir automatisch sinnvolle Fragevorschläge angezeigt, die zur jeweiligen Ausschreibung passen – eigene, individuelle Fragen sind jederzeit möglich.

Weitere Details zum Funktionsumfang findest du im Blogbeitrag:

🤖 Der KI-Assistent für deine Ausschreibungsfragen

Vorteile für deine Angebotserstellung

Diese neue Übersicht hilft dir dabei:

• Schnell die wichtigsten Dokumente zu identifizieren
• Den Umfang der Ausschreibungsunterlagen besser einzuschätzen
• Gezielt nach bestimmten Dokumenttypen zu suchen
• Zeit bei der Sichtung und Organisation der Unterlagen zu sparen

Praxisbeispiel

Stell dir vor: Du öffnest eine neue Ausschreibung und siehst sofort, dass unter "Leistungsumfang" ein Ordner mit 5 Dokumenten liegt, darunter eine technische Spezifikation mit 47 Seiten. Unter "Finanzielles" findest du ein Excel-Dokument mit 8 Arbeitsblättern. Diese Information hilft dir, deine Zeit effizient einzuteilen und die Bearbeitung der Ausschreibung optimal zu planen.

Die verbesserte Dokumentenübersicht ist ab sofort für alle Nutzer verfügbar und ein weiterer Schritt in unserem Bestreben, den Prozess der Angebotserstellung für öffentliche Ausschreibungen so effizient wie möglich zu gestalten.

Probiere die neue Funktion noch heute bei Vergabepilot.AI aus und erlebe, wie viel übersichtlicher der Umgang mit Vergabeunterlagen sein kann!