Teilnahmebedingungen Gewinnspiel „Sechs Monate Vergabepilot.AI"

Stand: 7. September 2026

1. Veranstalter

Ciconia Systems GmbH, Friedrichstraße 13, 70174 Stuttgart, team@vergabepilot.ai (nachfolgend „Veranstalter"). Die Anbieterkennzeichnung nach § 5 DDG findet sich im Impressum unter vergabepilot.ai/impressum.

Das Gewinnspiel steht in keiner Verbindung zu Meta (Facebook, Instagram) und wird von Meta weder gesponsert noch unterstützt oder organisiert. Verantwortlich für die Durchführung ist allein der Veranstalter. Anfragen zum Gewinnspiel sind ausschließlich an team@vergabepilot.ai zu richten.

2. Teilnahmezeitraum

Der Teilnahmezeitraum läuft vom 7. September 2026 bis zum 30. September 2026, 23:59 Uhr (MESZ). Maßgeblich für die Fristwahrung ist der Eingang des Teilnahmeformulars beim Veranstalter. Später eingehende Teilnahmen werden nicht berücksichtigt.

3. Teilnahmeberechtigung

Teilnahmeberechtigt sind volljährige, unbeschränkt geschäftsfähige Personen mit Wohn- oder Geschäftssitz in Deutschland, Österreich oder der Schweiz, die im Rahmen ihrer gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit teilnehmen.

Nicht teilnahmeberechtigt sind:

• Mitarbeitende des Veranstalters sowie mit der Durchführung des Gewinnspiels beauftragte Dienstleister und jeweils deren Angehörige (Ehe- und Lebenspartner sowie Verwandte ersten und zweiten Grades)
• Unternehmen, die zum Zeitpunkt der Teilnahme ein laufendes kostenpflichtiges Abonnement von Vergabepilot.AI haben
• Unternehmen, denen zum Zeitpunkt der Teilnahme ein Angebot des Veranstalters vorliegt
• Privatpersonen
• Teilnahmen über automatisierte Dienste (Bots, Skripte) oder Gewinnspieldienste

4. Teilnahme

Die Teilnahme erfolgt über das Formular unter vergabepilot.ai/gewinnspiel. Erforderlich sind Vorname, Nachname, Unternehmen, geschäftliche E-Mail-Adresse und die Angabe, wie oft das Unternehmen an öffentlichen Ausschreibungen teilnimmt. Die Angabe zur Mitarbeiterzahl ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf die Gewinnchance.

Das Formular akzeptiert nur geschäftliche E-Mail-Adressen. Adressen von Freemail-Anbietern wie gmail.com, gmx.de oder web.de werden nicht angenommen.

Nach dem Absenden des Formulars erhält der Teilnehmer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink (Double-Opt-In). Die Teilnahme ist gültig, wenn beide der folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Das Formular wurde bis zum 30. September 2026, 23:59 Uhr abgesendet, und
2. der Bestätigungslink wurde bis spätestens 3. Oktober 2026, 23:59 Uhr angeklickt.

Ohne Bestätigung nimmt die Einsendung nicht an der Verlosung teil.

Voraussetzung für die Teilnahme ist die Einwilligung, vom Veranstalter per E-Mail etwa einmal monatlich Produkt- und Informations-E-Mails zu Vergabepilot.AI zu erhalten. Der Veranstalter bietet die Teilnahmechance bewusst als Gegenleistung für diese Einwilligung an; die Teilnahme ist insoweit nicht kostenlos. Die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar, etwa über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder formlos an team@vergabepilot.ai. Ein Widerruf lässt eine bereits gültige Teilnahme unberührt und führt zu keinen Nachteilen bei der Verlosung.

Optional können Sie zusätzlich einwilligen, dass wir die Öffnungs- und Klickraten unserer E-Mails auswerten (Näheres unter Nr. 7). Diese Einwilligung ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Teilnahme.

Die Teilnahme erfordert keinen Geldeinsatz und ist unabhängig vom Erwerb einer Ware oder Dienstleistung.

Pro Unternehmen ist eine Teilnahme möglich. Melden sich mehrere Personen aus demselben Unternehmen an, zählt die zuerst eingegangene gültige Teilnahme.

5. Gewinn

Verlost wird ein Gewinn: sechs Monate kostenlose Nutzung von Vergabepilot.AI im Tarif ULTIMATE für das Unternehmen des Gewinners, einschließlich der im Tarif enthaltenen bis zu fünf Nutzerzugänge und bis zu zehn Suchprofile. Gegenwert 900 € zzgl. MwSt.

Der Gewinn beginnt mit der Freischaltung und endet nach sechs Monaten automatisch. Es entsteht kein Abonnement und keine Zahlungspflicht. Eine Verlängerung ist möglich, aber nicht Teil des Gewinns.

Der Gewinn ist nicht übertragbar, nicht auf Dritte umschreibbar und wird nicht in Geld ausgezahlt.

Der Gewinn kann beim gewinnenden Unternehmen als Betriebseinnahme zu versteuern sein. Für die steuerliche Behandlung des Gewinns ist der Gewinner selbst verantwortlich. Eine Pauschalversteuerung nach § 37b EStG durch den Veranstalter erfolgt nicht.

6. Gewinnermittlung und Benachrichtigung

Die Ziehung erfolgt nach Ablauf des Teilnahmezeitraums, voraussichtlich in der Woche ab dem 5. Oktober 2026, unter Ausschluss der Öffentlichkeit nach dem Zufallsprinzip aus allen gültigen Teilnahmen.

Der Gewinner wird per E-Mail an die im Formular angegebene Adresse benachrichtigt. Meldet er sich nicht innerhalb von 14 Tagen nach Absendung der Benachrichtigung zurück, verfällt der Anspruch und es wird ein neuer Gewinner gezogen.

7. Datenschutz

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist der unter Nr. 1 genannte Veranstalter.

Zwecke und Rechtsgrundlagen. Die im Formular angegebenen Daten werden zur Durchführung des Gewinnspiels verarbeitet, insbesondere zur Verlosung, zur Benachrichtigung des Gewinners und zur Abwicklung des Gewinns. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zusätzlich verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, um Sie etwa einmal monatlich per E-Mail über Vergabepilot.AI zu informieren. Rechtsgrundlage ist Ihre nach Nr. 4 erteilte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Empfänger. Zur Durchführung des Gewinnspiels und zum Versand der E-Mails setzen wir die Plattform HubSpot als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein. Unser Vertragspartner ist die HubSpot Germany GmbH, Am Postbahnhof 17, 10243 Berlin; die technische Verarbeitung und Speicherung erfolgt durch die HubSpot, Inc., Two Canal Park, Cambridge, MA 02141, USA. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist abrufbar unter legal.hubspot.com/de/dpa, die Liste der Unterauftragsverarbeiter unter legal.hubspot.com/sub-processors-page. Eine darüber hinausgehende Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, soweit sie nicht zur Abwicklung des Gewinns erforderlich ist.

Übermittlung in Drittländer. Dabei kann es zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in die USA kommen. Die HubSpot, Inc. ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung erfolgt daher auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO). Ergänzend hat HubSpot die EU-Standardvertragsklauseln in den Auftragsverarbeitungsvertrag einbezogen (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Weitere Informationen: legal.hubspot.com/de/privacy-policy.

Erfolgsmessung der E-Mails. Sofern Sie hierin gesondert eingewilligt haben, werten wir Öffnungs- und Klickraten unserer E-Mails aus, um Inhalte zu verbessern und an den Interessen unserer Leser auszurichten. Rechtsgrundlage sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Diese Einwilligung ist freiwillig, keine Voraussetzung für die Teilnahme und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

Speicherdauer. Nehmen Sie am Gewinnspiel teil, ohne als Gewinner ermittelt zu werden, löschen wir Ihre gewinnspielbezogenen Daten spätestens drei Monate nach der Gewinnermittlung. Diese Frist dient der Bearbeitung etwaiger Reklamationen, einer eventuellen Nachziehung sowie dem Nachweis der ordnungsgemäßen Durchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO).

Werden Sie als Gewinner ermittelt, bewahren wir die zur Dokumentation des Gewinns erforderlichen Belegdaten aufgrund steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten acht Jahre auf (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b UStG; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht, sofern keine weitergehende gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Ihre Einwilligung in den E-Mail-Empfang nutzen wir bis zu deren Widerruf. Den Nachweis der Einwilligung (Protokoll des Double-Opt-In mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Bestätigung) bewahren wir für die Dauer des Bezugs und darüber hinaus drei Jahre nach einem Widerruf auf, um die erteilte Einwilligung im Streitfall nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie lit. c i.V.m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO; regelmäßige Verjährungsfrist nach §§ 195, 199 BGB). Nach einem Widerruf nehmen wir Ihre E-Mail-Adresse zudem in eine interne Sperrliste auf, damit Sie keine weiteren Werbe-E-Mails von uns erhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ihre Rechte. Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ferner haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO); für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Bereitstellung der Daten. Die Angabe der als erforderlich gekennzeichneten Daten und die Einwilligung nach Nr. 4 sind Voraussetzung für die Teilnahme. Ohne diese Angaben ist eine Teilnahme am Gewinnspiel nicht möglich; weitere Nachteile entstehen nicht.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung unter vergabepilot.ai/datenschutz.

8. Ausschluss von der Teilnahme

Der Veranstalter kann Teilnehmende bei einem Verstoß gegen diese Teilnahmebedingungen, bei Manipulationsversuchen, etwa Mehrfachanmeldungen oder automatisierten Teilnahmen, oder bei unwahren Angaben von der Teilnahme ausschließen. In diesen Fällen können bereits zugesagte oder gewährte Gewinne nachträglich aberkannt und zurückgefordert werden. Weitergehende Ansprüche des Veranstalters bleiben unberührt.

9. Vorzeitige Beendigung

Der Veranstalter behält sich vor, das Gewinnspiel abzubrechen, zu unterbrechen oder zu beenden, wenn eine ordnungsgemäße Durchführung aus technischen Gründen, etwa bei Manipulation oder Softwarefehlern, oder aus rechtlichen Gründen nicht gewährleistet werden kann. Eine Beendigung wird in derselben Weise bekannt gemacht wie das Gewinnspiel selbst.

10. Sonstiges

Der Rechtsweg im Hinblick auf die Ziehung und Auslosung der Gewinner ist ausgeschlossen.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

Sollte eine Bestimmung dieser Teilnahmebedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.