SaaS-Kommunikationslösung auf Basis von OX 8 für den Bildungsbereich

Auftraggeber

Brandenburgischer IT-Dienstleister

14480 Potsdam

Veröffentlicht

14.09.2026

Angebotsfrist

19.10.2026, 11:00 Uhr

Steckbrief

SaaS

Kommunikationslösung

OX 8

E-Mail

Bildungsbereich

Hosting

Zusammenfassung

Das Land Brandenburg beschafft eine SaaS-basierte Kommunikationslösung auf Basis von Open-Xchange (OX) 8 für ca. 25.000 Lehrkräfte im Bildungsbereich. Die Lösung umfasst E-Mail-Postfächer, Kalender- und Adressbuchfunktionen sowie eine Integration in das bestehende Identitätsmanagement-System (IDM) des Landes. Der Auftragnehmer ist für die Bereitstellung, Migration, Wartung und den Betrieb der Lösung verantwortlich. Zudem sind Beratungs- und Schulungsleistungen für Administratoren und Supportmitarbeiter gefordert.

Zeitplan

Bekanntmachung14.09.2026

Heute08.10.2026

Bieterfragenfrist12.10.2026

Abgabefrist19.10.2026

Veröffentlichungsende19.10.2026

Ausschreibung

Reichweite:	EU-Weit
Vergabeart:	Verhandlungsverfahren mit Vergabeverhandlung
Vergabeverordnung:	VgV
Leistung:	Dienstleistungen
Klassifizierung:	IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung Softwarepaket und Informationssysteme
Zuschlagskriterien:	Leistung (50%)Preis (50%)
Erfüllungsort:	Heinrich-Mann-Allee 107, 14473 Potsdam, DE404, Deutschland

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Auftraggeber

Name

Adresse

Website

Kontakt

Teilnahme

Abgabeform:	Elektronisch
Angebotssprachen:	Deutsch
Anzahl der Angebote:	Mehrere Hauptangebote sind nicht zulässig.Nebenangebote sind nicht zulässig.

Voraussetzungen

Referenzen:	Darstellung der Erfahrung mit Bereitstellung, Betrieb und Pflege sowie kundenspezifische Weiterentwicklung eines E-Mail-Kommunikationssystems auf Grundlage von OX durch Nachweis eines vergleichbaren Referenzprojekts des Unternehmens aus den letzten 5 Jahren. Erfahrung mit Bereitstellung, Betrieb und Pflege sowie kundenspezifische Weiterentwicklung eines E-Mail-Kommunikationssystems auf Grundlage von OX im Bildungsbereich durch Nachweis mindestens eines weiteren vergleichbaren Referenzprojekts des Unternehmens aus den letzten 5 Jahren. Erfahrung mit Bereitstellung, Betrieb und Pflege sowie kundenspezifische Weiterentwicklung eines E-Mail-Kommunikationssystems auf Grundlage von OX für mindestens 5.000 Nutzende durch Nachweis eines vergleichbaren Referenzprojekts des Unternehmens aus den letzten 5 Jahren.
Finanziell:	Vorliegen einer Betriebshaftpflichtversicherung/ Berufshaftpflichtversicherungsdeckung (nicht älter als 3 Monate) zum Zeitpunkt der Zuschlagserteilung und Aufrechterhaltung über die gesamte Vertragslaufzeit in Höhe von mindestens 3 Mio. Euro für Personen- und Sachschäden sowie für Vermögensschäden.
Rechtlich:	Eigenerklärung gem. § 123 und § 124 GWB Nachweis über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder Nachweis auf andere Weise über die erlaubte Berufsausübung
Sonstige:	Nachweis des Betriebs eines anerkannten Managementsystems zur Informationssicherheit (z. B. nach ISO ISO/IEC 27001, BSI IT-Grundschutz) Nachweis einer anerkannten Zertifizierung im Prozess- und IT-Qualitätsmanagement (z. B. nach ISO 9001) Darstellung von Qualifikation und Erfahrungen der für die Ausführung des Auftrags vorgesehenen Projektmanager mit mindestens 3 Jahren Berufserfahrung Darstellung von Qualifikation und Erfahrungen des für die Ausführung des Auftrags vorgesehenen sonstigen Fachpersonals - IT-Architekten mit mindestens 3 Jahre einschlägiger Berufserfahrung Darstellung von Qualifikation und Erfahrungen des für die Ausführung des Auftrags vorgesehenen sonstigen Fachpersonals - Systemadministrator mit mindestens 3 Jahre einschlägiger Berufserfahrung

Dokumente

12908_Muster_Anlage_AVV.docx

Vertragliches

76 KB

Anlage zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß DSGVO, die Rechte und Pflichten bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Kommunikationslösung regelt.

12908_E1 Unternehmensdarstellung.docx

Verwaltung

259 KB

Formblatt zur Darstellung des Unternehmens, einschließlich allgemeiner Informationen, Rechtsform, Umsatzsteuer-ID, Unternehmensgröße und Portfolio.

12908_2.4 EU Teilnahmeantrag.docx

Verwaltung

43 KB

Formular für den formellen Teilnahmeantrag am Vergabeverfahren für die Kommunikationslösung im Bildungsbereich.

12908_Teil_E_Preisblatt.xlsx

Finanzielles

20 KB

Preisblatt zur Kalkulation der Kosten für Mailboxen, Speichererweiterungen, IT-Architekten, Projektmanager und Schulungsleistungen.

12908_Muster_EVB_IT_Cloud_Kriterienkatalog_fuer_Cloudleistungen.docx

Leistungsumfang

42 KB

Kriterienkatalog für Cloudleistungen zur Spezifizierung von Cloud-Art, Verfügbarkeit, IT-Sicherheit und Managed Services im Rahmen des EVB-IT Cloudvertrags.

12908_4.3 EU Erklärung Unteraufträge Eignungsleihe.docx

Verwaltung

32 KB

Erklärung über die beabsichtigte Vergabe von Unteraufträgen sowie die Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen zum Nachweis der Eignung.

12908_Bewertungsmatrix_KK_Eignung_v1.0.xlsx

Richtlinien

21 KB

Matrix zur Bewertung der Eignungskriterien im Teilnahmewettbewerb, inklusive Ausschlusskriterien und gewichteter Bewertungspunkte.

12908_2.1 EU Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrages.pdf

Ausschreibung

59 KB

Offizielle Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrages im Verhandlungsverfahren mit Fristen und allgemeinen Verfahrenshinweisen.

12908_Teil_D_Kriterienkatalog_Leistung_v1.0.pdf

Richtlinien

137 KB

Kriterienkatalog für die fachliche Leistungsbewertung der Angebote, unterteilt in Mindestanforderungen, Ausschlusskriterien und gewichtete Bewertungskriterien.

12908_Teil B_Leistungsbeschreibung_v1.0.pdf

Leistungsumfang

502 KB

Detaillierte Leistungsbeschreibung für die Kommunikationslösung, umfassend Projektplan, Migration, Schulung, Wartung und Rahmenbedingungen.

12908_5.3 EU Vereinbarung Mindestanforderungen BbgVergG_barrierefrei.pdf

Vertragliches

135 KB

Vereinbarung zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz, insbesondere zur Vergütung der Beschäftigten.

12908_E3.3_Mitarbeiterprofil_Systemadministrator.docx

Verwaltung

258 KB

Vorlage für das Mitarbeiterprofil eines Systemadministrators zum Nachweis der beruflichen Qualifikation und Erfahrung in IT-Referenzprojekten.

12908_Sonderformular Russland-Embargo.docx

Vertragliches

31 KB

Eigenerklärung zur Umsetzung restriktiver Maßnahmen angesichts der Lage in der Ukraine gemäß EU-Verordnung (Russland-Embargo).

12908_4.4 EU Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen.docx

Verwaltung

33 KB

Verpflichtungserklärung von Drittunternehmen im Falle von Unteraufträgen oder Eignungsleihe zur Bereitstellung der erforderlichen Kapazitäten.

12908_Teil_C_Kriterienkatalog_Eignung_v1.0.pdf

Richtlinien

94 KB

Kriterienkatalog zur Überprüfung der wirtschaftlichen und fachlichen Eignung der Bewerber im Teilnahmewettbewerb.

12908_Formular_VerhVorschläge.xlsx

Verwaltung

26 KB

Formular zur Einreichung von Verhandlungsvorschlägen bezüglich der Vergabeunterlagen und deren Auswirkungen.

12908_2.8 EU Information nach EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).docx

Vertragliches

34 KB

Datenschutzhinweise gemäß DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Vergabeverfahrens.

12908_E3.1_Mitarbeiterprofil_Projektmanager.docx

Verwaltung

258 KB

Vorlage für das Mitarbeiterprofil eines Projektmanagers zum Nachweis der Qualifikation und Leitungserfahrung in IT-Projekten.

12908_5.4 EU Vereinbarung Mindestanforderungen Nachunternehmer Verleiher BbgVergG_barrierefrei.pdf

Vertragliches

125 KB

Vereinbarung zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz für Nachunternehmer und Verleiher.

12908_5.2 EU Vertragsbedingungen Lohngleit- und Preisanpassungsklausel_barrierefrei.pdf

Vertragliches

68 KB

Vertragsbedingungen zur Anpassung der Vergütung bei Änderungen des Mindestarbeitsentgelts nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz.

12908_5.1 EU Ergänzende Vergabebedingung BbgVergG_barrierefrei.pdf

Vertragliches

30 KB

Ergänzende Vergabebedingungen unter Geltung des Brandenburgischen Vergabegesetzes bezüglich Mindestanforderungen und Nachunternehmereinsatz.

12908_4.1 EU Eigenerklärung Ausschlussgründe.docx

Verwaltung

36 KB

Eigenerklärung des Bieters über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB.

12908_E2.2 Eigenerklärung zu Referenzen.docx

Verwaltung

251 KB

Formblatt zur Benennung eines vergleichbaren Referenzprojekts der letzten 5 Geschäftsjahre zum Nachweis der Leistungsfähigkeit.

12908_E2.1 Eigenerklärung zu Referenzen.docx

Verwaltung

251 KB

Formblatt zur Benennung eines vergleichbaren Referenzprojekts der letzten 5 Geschäftsjahre zum Nachweis der Leistungsfähigkeit.

12908_Teil A_Allgemeiner Teil_v1.0.pdf

Richtlinien

532 KB

Allgemeiner Teil der Vergabeunterlagen mit Hinweisen zum Ablauf, den Teilnahmebedingungen und den Eignungskriterien des Verfahrens.

12908_E3.2_Mitarbeiterprofil_IT-Architekt.docx

Verwaltung

258 KB

Vorlage für das Mitarbeiterprofil eines IT-Architekten zum Nachweis der fachlichen Qualifikation und Erfahrung in Hosting-Projekten.

12908_Muster_EVB_IT_Cloudvertrag.docx

Vertragliches

37 KB

Mustervertrag für Cloudleistungen auf Basis der EVB-IT Cloud-AGB, inklusive Regelungen zu Vergütung, Haftung und Unterauftragnehmern.

12908_Bewertungsmatrix_KK_Leistung_v1.0.xlsx

Richtlinien

30 KB

Matrix zur Bewertung der fachlichen Leistungskriterien der Angebote, inklusive Ausschlusskriterien und Punktevergabe.

12908_2.6 EU Zusammenstellung Teilnahmeunterlagen.docx

Verwaltung

42 KB

Checkliste und Zusammenstellung der vom Unternehmen im Teilnahmewettbewerb einzureichenden Unterlagen und Nachweise.

12908_E2.3 Eigenerklärung zu Referenzen.docx

Verwaltung

251 KB

Formblatt zur Benennung eines Referenzprojekts mit mindestens 5.000 Nutzern zum Nachweis der fachlichen Eignung.

12908_4.2 EU Bewerber-Bietergemeinschaftserklärung.docx

Verwaltung

29 KB

Erklärung zur Bildung einer Bewerber- oder Bietergemeinschaft inklusive Benennung des bevollmächtigten Vertreters und Haftungserklärung.

FAQ

Müssen die vorhandenen Lizenzen des Auftraggebers berücksichtigt werden?

Welche Anforderungen gelten für die Schnittstellenanbindung?

Wie erfolgt die Authentifizierung der Nutzer?

Sind Reisekosten erstattungsfähig?

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