Museumsmanagementsystem (SaaS) für Staatliche Museen und Sammlungen in Bayern

Auftraggeber

Staatliche Museumsagentur Bayern

80637 München

Veröffentlicht

17.09.2026

Angebotsfrist

19.10.2026, 08:00 Uhr

Steckbrief

Museumsmanagementsystem
SaaS
Datenmigration
Sammlungsmanagement
Software

Zusammenfassung

Beschaffung eines zentralen Museumsmanagementsystems (MMS) als SaaS-Lösung für die Staatlichen Museen und Sammlungen in Bayern. Die Leistung umfasst die Bereitstellung eines webbasierten Systems inklusive Feinkonzeption, Einrichtung und schrittweiser Datenmigration in sechs Blöcken bis Ende 2029. Zudem sind Dokumentation, Schulung (Train-the-Trainer) sowie laufender Support mit einer Verfügbarkeit von 99,0 % gefordert. Das System muss Funktionalitäten wie Sammlungsmanagement, Medienverknüpfung, Leihverkehr, Ausstellungsplanung und Provenienzforschung abdecken.

Zeitplan

Bekanntmachung17.09.2026
Heute25.09.2026
Abgabefrist19.10.2026
Veröffentlichungsende19.10.2026

Ausschreibung

Reichweite:EU-Weit
Vergabeart:Verhandlungsverfahren mit Vergabeverhandlung
Vergabeverordnung:VgV
Leistung:Lieferleistungen
Klassifizierung:
Datenbanksysteme
Software-Implementierung
Zuschlagskriterien:
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind in den Vergabeunterlagen aufgeführt
Erfüllungsort:München, DE212, Deutschland

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Auftraggeber

Name

Adresse

Website

Kontakt

Teilnahme

Abgabeform:Elektronisch
Angebotssprachen:Deutsch
Anzahl der Angebote:
Mehrere Hauptangebote sind nicht zulässig.Nebenangebote sind nicht zulässig.

Voraussetzungen

Referenzen:
  • Mindestens drei Referenzen, die nach Art der Aufgabenstellung sowie nach Umfang und Komplexität mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind (Bereitstellung und Implementierung eines Museumsmanagementsystems inkl. Migration aus einem Bestandssystem).
  • Mindestens eine Referenz muss eine erfolgreiche Migration aus einem Bestandssystem in die angebotene Lösung umfassen.
  • Mindestens eine Referenz muss eine erfolgreiche Umsetzung eines Projektes zur Objektverwaltung im Museumsumfeld mit spezifischen Funktionalitäten beinhalten.
  • Mindestens eine Referenz muss den benannten Projektleiter umfassen, der die Lösung mit mind. 100 Nutzern erfolgreich umgesetzt hat.
  • Mindestens eine Referenz muss mind. 10 Kunden in GLAM-Institutionen zählen, die in den letzten fünf Jahren betreut wurden.
  • Mindestens eine Referenz, die seit dem 1. Januar 2024 eine Marktpräsenz im Bereich IT-Dienstleistungen und Erfahrung im Museumsmanagement nachweist.
Finanziell:
  • Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre 2023-2025 gesamt (netto).
  • Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre 2023-2025 mit vergleichbaren Aufträgen (Bereitstellung, Implementierung und Betrieb eines Museumsmanagementsystems).
  • Erklärung über eine gültige Haftpflichtversicherung (mind. 2.000.000 EUR für Sach- und Personenschäden, 1.500.000 EUR für Vermögensschäden, zweifach maximiert).
Rechtlich:
  • Erklärung, dass der Bewerber nicht zu einer Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister verpflichtet ist oder darin eingetragen ist (Angabe von Nr/Register).
  • Benennung der Umsatzsteueridentifikationsnummer.
  • Angabe zu Art. 5k Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014.
  • Angabe, dass keine Interessenkollision besteht.
  • Scientology-Schutzerklärung.
Sonstige:
  • Angabe zur Anzahl der Beschäftigten gesamt und der Beschäftigten, die mit vergleichbaren Aufträgen befasst sind, in den letzten drei Geschäftsjahren 2023-2025.
  • Erklärung zu Unterauftragnehmern (UAN)/anderen Dritten und Einreichung entsprechender Erklärungen und Nachweise.
  • Vorlage des Profils des Projektleiters (mind. 3 Jahre Erfahrung, Deutsch B2/C1) und des stellvertretenden Ansprechpartners (mind. 3 Jahre Erfahrung, Deutsch B2/C1).

Dokumente

3_VhVf_Formblätter_Angebot_MMS_MAB.docx

Finanzielles
210 KB

Formblätter für die Angebotsabgabe in der zweiten Verfahrensstufe, inklusive Angaben zum Bieter bzw. zur Bietergemeinschaft als Anlage zum Hauptvertrag.

9_VhVf_Anlage+A3_Grabungsbericht.pdf

Leistungsumfang
115 KB

Muster eines Grabungsberichts zur Dokumentation von Maßnahmen, Funden und deren Verbleib im Rahmen der archäologischen Bodendenkmalpflege.

8_VhVf_Auftragsverarbeitungsvertrag.docx

Vertragliches
127 KB

Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO zur Regelung des Datenschutzes bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer.

10_VhVf_Anlage+A4_permission+to+attack.pdf

Verwaltung
147 KB

Formular zur Erteilung der Berechtigung für die Durchführung von Penetrationstests (Permission To Attack) an Webanwendungen durch das LSI.

2_VhVf_Formblätter_Teilnahmeantrag_MMS_MAB.docx

Verwaltung
209 KB

Formblätter für den Teilnahmeantrag zur Erfassung von Bieterangaben, Eignungsnachweisen und Unternehmensgröße in der ersten Stufe des Vergabeverfahrens.

5_VhVf_Leistungsbeschreibung_MMS_MAB.pdf

Leistungsumfang
602 KB

Detaillierte Beschreibung des Vorhabens, der Ausgangssituation und des geforderten Funktionsumfangs für das neue Museumsmanagementsystem.

7_VhVf_Preisblatt_MMS_MAB.xlsx

Finanzielles
29 KB

Preiskalkulationsblatt für einmalige Dienstleistungen, Datenmigrationen und laufende Kosten während der Nutzungsdauer.

4_VhVf_Vertrag_MMS_MAB.docx

Vertragliches
169 KB

Entwurf des Hauptvertrags über die Überlassung, Einrichtung, Datenmigration und den Betrieb eines Museumsmanagementsystems (MMS) als SaaS-Lösung.

6_VhVf_Leistungsverzeichnis_MMS_MAB.docx

Leistungsumfang
387 KB

Strukturiertes Verzeichnis der zu erbringenden Leistungen, unterteilt in einmalige Dienstleistungen, regelmäßige Leistungen und zusätzliche Funktionalitäten.

1_VhVf_Vergabebedingungen_MMS_MAB.pdf

Richtlinien
402 KB

Regelungen für das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, einschließlich Informationen zum Auftraggeber, zur Kommunikation über die Vergabeplattform und zu den allgemeinen Teilnahmebedingungen.

FAQ

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