Archivaktenübernahme und Archivbetrieb für das Jobcenter Köln

Auftraggeber

Jobcenter Köln

50933 Köln

Veröffentlicht

29.09.2026

Angebotsfrist

30.10.2026, 09:00 Uhr

Steckbrief

Archiv
Aktenübernahme
Archivbetrieb
Jobcenter
Köln

Zusammenfassung

Das Jobcenter Köln sucht einen qualifizierten Dienstleister für die physische Übernahme und den anschließenden Betrieb von zwei Papieraktenarchiven. Die Leistungen umfassen den Umzug der Archiveinheiten von den Standorten Galerie Wiener Platz und Pohligstraße in ein externes Archiv sowie die laufende Lagerung und Verwaltung. Zudem sind die Bereitstellung eines digitalen Erfassungstools, die Abwicklung von Aktenanforderungen und Rücklagerungen sowie die Vernichtung von Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen gefordert. Der Auftrag beinhaltet zudem die geordnete Rückgabe der Akten bei Vertragsende.

Zeitplan

Bekanntmachung29.09.2026
Heute07.10.2026
Abgabefrist30.10.2026
Veröffentlichungsende30.10.2026

Ausschreibung

Reichweite:EU-Weit
Vergabeart:Offenes Verfahren
Vergabeverordnung:VgV
Leistung:Dienstleistungen
Klassifizierung:
Archivierung
Dienstleistungen von Archiven
Zuschlagskriterien:
Fiktiver Gesamtwertungspreis (50%)Konzept zur Darstellung der Umzugsorganisation und -ausführung (25%)Konzept zur Darstellung der Ausführung der Archivleistungen (25%)
Erfüllungsort:Köln, DEA23, Deutschland

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Auftraggeber

Name

Adresse

Website

Kontakt

Teilnahme

Abgabeform:Elektronisch
Angebotssprachen:Deutsch
Anzahl der Angebote:
Mehrere Hauptangebote sind nicht zulässig.Nebenangebote sind nicht zulässig.

Voraussetzungen

Referenzen:
  • Liste der wesentlichen in den letzten fünf (5) Jahren erbrachten mit den verfahrensgegenständlichen Leistungen vergleichbaren Leistungen
  • Mindestens eine (1) Referenz über vergleichbare Leistungen der Aktenübernahme und Archivbetriebsleistungen aus den letzten fünf (5) Jahren im Umfang von mindestens 1000 Aktenmetern
  • Mindestens eine (1) Referenz über vergleichbare Leistungen der Aktenübernahme und Archivbetriebsleistungen aus den letzten fünf (5) Jahren betreffend Akten der Sozialverwaltung oder Akten mit einem vergleichbaren Schutzniveau im Umfang von mindestens 500 Aktenmetern
Finanziell:
  • Eigenerklärung zum Vorliegen einer Versicherungsdeckung (Transportversicherung, Betriebshaftpflichtversicherung)
Rechtlich:
  • Eigenerklärung des Bieters, dass die in §§ 123, 124 GWB bzw. die in § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG, § 22 LkSG und § 14 BTTG genannten Ausschlussgründe nicht vorliegen
Sonstige:
  • Basisinformation zum Unternehmen des Bieters
  • Eigenerklärung der Bietergemeinschaftsmitglieder zur gesamtschuldnerischen Haftung
  • Eigenerklärung zur Eignungsleihe
  • Eigenerklärung über das Vorliegen eines Zertifizierten Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001:2015
  • Eigenerklärung über das Vorliegen eines Zertifizierten Umweltmanagementsystems DIN EN ISO/IEC 27001:2022
  • Erklärung zum Unterauftragnehmereinsatz

Dokumente

A_02_Vergabeunterlage A_Anlage A.1_Technische Hinweise.pdf

Richtlinien
101 KB

Technische Hinweise für Bieter zur elektronischen Angebotsabgabe über die Vergabeplattform subreport ELViS, inklusive Informationen zu Systemvoraussetzungen und Verschlüsselung.

A_00_Begleitschreiben_Vergabeunterlagen_Jobcenter_Archiv.pdf

Ausschreibung
80 KB

Begleitschreiben zur Bereitstellung der Verfahrensunterlagen für die Übernahme der Archivakten und den Betrieb des Archivs für das Jobcenter Köln inklusive einer Auflistung der Bestandteile der Vergabeunterlagen und der Angebotsfrist.

A_01_Vergabeunterlage A_Verfahrensbedingungen_Archiv_fin_korr01102026.pdf

Richtlinien
575 KB

Verfahrensbedingungen für das Vergabeverfahren zur Archivaktenübernahme und zum Archivbetrieb, enthaltend Informationen zum Auftragsgegenstand, zur Verfahrensart, Kommunikation und Bieterfragen.

A_02_Vergabeunterlage A_Anlage A.1_Technische Hinweise.pdf

Richtlinien
101 KB

Technische Hinweise für Bieter zur elektronischen Angebotsabgabe über die Vergabeplattform subreport ELViS, inklusive Informationen zu Systemvoraussetzungen und Verschlüsselung.

A_03_Vergabeunterlage A_Anlage A.2_Datenschutzhinweise_Jobcenter.pdf

Vertragliches
112 KB

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Vergabeverfahrens gemäß DSGVO und BDSG durch das Jobcenter Köln.

A_04_Vergabeunterlage A_Anlage A.3._Wertungsmatrix_Konzepte_Archiv.xlsx

Richtlinien
18 KB

Wertungsmatrix zur Beurteilung der Bieterkonzepte, insbesondere hinsichtlich der Umzugsorganisation, Terminsicherheit und prozessualen Maßnahmen.

B_01_Vergabeunterlage B_B.1._Angebotsanschreiben.docx

Verwaltung
22 KB

Formblatt für das verbindliche Angebotsanschreiben des Bieters unter Anerkennung der Vergabeunterlagen und Angabe der Bindefrist.

B_02_Vergabeunterlage B_B.2._Basisinformationen.docx

Verwaltung
35 KB

Formblatt zur Erfassung von Basisinformationen und Eigenerklärungen zum Unternehmen des Bieters oder der Bietergemeinschaft.

B_03_Vergabeunterlage B_B.3_Eigenerklärung_Ausschlussgründe.docx

Verwaltung
28 KB

Eigenerklärung des Bieters zum Nichtvorliegen von zwingenden und fakultativen Ausschlussgründen gemäß GWB und weiteren gesetzlichen Bestimmungen.

B_04_Vergabeunterlage B_B.4._Bietergemeinschaft.docx

Verwaltung
23 KB

Formblatt für Erklärungen einer Bietergemeinschaft, einschließlich Bevollmächtigung des Vertreters und Erklärung zur gesamtschuldnerischen Haftung.

B_05_Vergabeunterlage B_B.5._Eignungsleihe.docx

Verwaltung
34 KB

Verpflichtungserklärung für den Fall der Eignungsleihe oder des Einsatzes von Unterauftragnehmern zum Nachweis der Fachkunde und Leistungsfähigkeit.

B_06_Vergabeunterlage B_B.6_Eigenerklärung_Versicherungsdeckung.docx

Finanzielles
25 KB

Eigenerklärung zum Bestehen einer Transport- und Betriebshaftpflichtversicherung mit den geforderten Deckungssummen.

B_07_Vergabeunterlage B_B.7_Referenzen und Mindestanforderung Referenzen.docx

Verwaltung
32 KB

Liste zur Angabe vergleichbarer Referenzleistungen der letzten fünf Jahre sowie Definition der Mindestanforderungen an die technische Leistungsfähigkeit.

B_08_Vergabeunterlage B_B.8_Zertifizierungen.docx

Verwaltung
28 KB

Eigenerklärung des Bieters über das Vorliegen von Zertifizierungen nach DIN EN ISO 9001:2015 und DIN EN ISO/IEC 27001:2022.

B_09_Vergabeunterlage B_B.9._Unterauftragnehmereinsatz.docx

Verwaltung
25 KB

Erklärung über die beabsichtigte Übertragung von Teilleistungen an Unterauftragnehmer inklusive Verpflichtungserklärungen.

B_10_Vergabeunterlage B_B.10._Eigenerklaerung Russlandbezug.docx

Vertragliches
30 KB

Eigenerklärung zum Nichtvorliegen eines Bezugs zu Russland gemäß Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014.

B_11_Vergabeunterlage B_B.11_Jobcenter_Preisblatt_fin.xlsx

Finanzielles
16 KB

Preisblatt zur Kalkulation des Angebots basierend auf fiktiven Schätzwerten für Auslagerung, Transport und Lagerung von Aktenmetern.

B_12_Vergabeunterlage B_B.12_Konzept Umzugsorganisation.docx

Leistungsumfang
32 KB

Vorgaben und Formblatt für das einzureichende Konzept zur Umzugsorganisation, inklusive Aspekten wie Terminsicherheit und Aktenschutz.

B_13_Vergabeunterlage B_B.13_Konzept Darstellung Archivleistungen.docx

Leistungsumfang
33 KB

Vorgaben für das Konzept zur Ausführung der Archivleistungen, umfassend Lagerstandort, Datenschutzmaßnahmen und Softwarebeschreibung.

B_14_Vergabeunterlage B_B.14_AVV_Ansprechpartner und TOM.docx

Verwaltung
30 KB

Formblatt zur Angabe von Ansprechpartnern und technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) für die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

B_15_Vergabeunterlage B_B.15_Eigenerklärungen IT-Sicherheit.docx

Verwaltung
23 KB

Eigenerklärungen zum Standort der Datenverarbeitung und zur Transportverschlüsselung gemäß IT-Sicherheitsanforderungen.

C_00_Vergabeunterlage C_Leistungsbeschreibung Archivübernahme und .pdf

Leistungsumfang
434 KB

Detaillierte Leistungsbeschreibung für die Übernahme der Archivakten und den Betrieb des Archivs, gegliedert in Transport, Umzug und Einlagerung.

D_01_Vergabeunterlage D_D.1_Jobcenter_Köln_Archiv_Vertrag.pdf

Vertragliches
282 KB

Vertragsentwurf über die Erbringung von Umzugsleistungen und die Übernahme des Archivbetriebs für das Jobcenter Köln.

D_02_Vergabeunterlage D_D.2_Anlage_Verpflichtung_Datengeheimnis.pdf

Vertragliches
154 KB

Anlage zum Vertrag betreffend die Verpflichtungserklärung zur Vertraulichkeit und Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen durch das Personal.

D_03_Vergabeunterlage D_D.3_VOLB.pdf

Vertragliches
227 KB

Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der Fassung von 2003.

D_04_Vergabeunterlage D_D.4 Vereinbarung_zur_Auftragsverarbeitung.pdf

Vertragliches
313 KB

Mustervereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß DSGVO als Anlage zum Hauptvertrag.

E_01_Vergabeunterlage E_E.1_Galerie Wiener Platz_Lagerfläche- Aktenhaltung 1-5 - GWP (1.OG).pdf

Leistungsumfang
796 KB

Planunterlage der Lagerfläche im 1. Obergeschoss der Galerie Wiener Platz für die Aktenhaltung.

E_02_Vergabeunterlage E_E.2_Galerie Wiener Platz_Lagerfläche- Aktenhaltung 1-5 - GWP (1.OG) - Zugang.pdf

Leistungsumfang
1.7 MB

Informationen zum Zugang und zur Anlieferung über das Untergeschoss und den Lastenaufzug für die Galerie Wiener Platz.

E_03_Vergabeunterlage E_E.3_Pohligstraße_Anlieferung Liefereingang.pdf

Leistungsumfang
901 KB

Planunterlage und Flächenangaben für die Anlieferung am Standort Pohligstraße über den Höninger Weg.

E_04_Vergabeunterlage E_E.4_Pohligstraße_Keller Pohlig - Erreichbarkeit.pdf

Leistungsumfang
452 KB

Planunterlage zur Erreichbarkeit der Kellerflächen am Standort Pohligstraße.

FAQ

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